淺析實現辦公室行政管理精細化的思路與對策

張高鋒

摘要：在企業的生產經營中，辦公室扮演著重要的角色，辦公室行政管理效率對企業的管理具有重要的影響，但是在辦公室行政管理中存在著一些問題，降低了行政效率。本文對辦公室行政管理中的問題進行研究，提出行政管理精細化的思路理念，并給出相關的建議，從而推動辦公室行政管理的改善，進一步推動企業的發展。

關鍵詞：辦公室行政管理;精細化;對策

目前，我國的辦公室行政管理理念比較的粗放、簡陋，四川路橋集團作為工程類企業，在辦公室行政的管理方面，本身就比較缺失，但是，隨著經濟的發展以及市場競爭的日益激烈，這種粗放、簡陋的管理理念漸漸地不再符合企業發展的需要，變得不合時宜，辦公室行政精細化管理理念應運而生，這種科學化、合理化、精細化的管理理念能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地發揮資源的配置作用，促進企業的長遠發展。

一、辦公室行政管理中的問題

（一）辦公行政制度不完善

沒有規矩，不成方圓。國家尚且需要法律法規來維持社會秩序，企業也需要制定相應的辦公室管理制度，來保障辦公室行政制度的有效實施與管理。目前，一些企業在辦公室行政管理制度方面比較缺失，缺乏完善的制度體系，或者辦公室的行政管理套用其他部門的管理方式，不能適應辦公室管理的實際需要，嚴重影響辦公室的行政工作效率。此外，企業在辦公室管理制度的實際實施過程中，因為人員素質等一些因素，不能完全落實制度，無法實現明確責任，責任到人，工作中一旦發生問題，相互推諉，互相踢皮球，無法具體追究責任到人，導致行政效率嚴重降低。

（二）團隊協作能力缺乏

辦公室是一個團隊，很多事情都需要進行團隊合作才能完成，一個人單槍匹馬不可能完成，但是，由于員工自身的原因，一些員工團隊合作的意識比較薄弱，缺乏團隊合作的能力。在實際工作中，在團隊合作出現問題時，相互之間很難進行有效的交流與溝通，甚至會產生一些無法避免的矛盾，最終導致降低工作效率，不僅無法保證工作的質量，也會增加企業的成本。

（三）員工素質不夠

辦公室的工作本身具有特殊性，因此需要辦公室的工作人員具有更高的協調能力、共情能力以及主人翁意識。但是在實際工作中，由于對辦公室工作的不重視，在招聘時的要求不夠或者員工自身缺乏對自身工作的重視程度，工作積極性不高，導致工作中出現問題時，不能及時加以解決，甚至無法找到這類問題的負責人，拉低整個企業的工作效率與質量。

因此，為了更好地進行辦公室行政管理，需要對管理制度進行變革，實現辦公室行政管理精細化。

二、實現辦公室行政管理精細化的思路

（一）細化與量化管理科目

企業的辦公室行政效率低的主要原因之一在于沒有將工作進行細化管理，而是直接將整個工作環節進行打包管理，使得在工作過程中，員工的責任明確不清晰，缺乏時效性。因此，為了更好地對辦公室工作進行管理，要根據工作本身的邏輯性將工作進行科學地劃分，把工作的每一部分都能分配到人，明確各自的責任，既有利于工作的精細化完成，提高工作的效率與質量，也能夠便于企業管理者對工作的進展情況進行監督，掌控工作的進度，出現問題時能夠追究責任到人。此外，為了提高整體的工作效率，可以將辦公室行政管理這一工作進行量化管理，用數量來測量工作，進行工作上的安排。

（二）引入流程化、標準化理念

流程化、標準化的概念一直應用于生產領域，對于生產效率有著明顯的提升，因此，我們也可以將這一概念進行借鑒，運用到企業辦公室行政管理的精細化中來，將工作視為生產的流水線，把工作進行分解，細化到每一個環節，再結合企業的實際發展情況，按照順序進行分工。同時，根據企業的發展實際情況與發展規律，建立起科學、合理的工作標準，并且在實際工作中，不斷地加以調整，最后完善成一套標準的縝密的管理工作流程，將辦公室工作進行高效、正確的流程化標準化處理，提高行政工作的效率，實現精細化管理。

（三）強化經濟化協同意識

經濟人理念最基本的要求就是實現利益的最大化，企業不是單槍匹馬就能形成的團體，任何事情都需要團隊的協作，需要經過多個步驟、環節、大家合作才能完成，因此，企業的經濟化是需要團隊協同的經濟化，要提高員工們的團隊經濟化協同意識，改善管理模式，在工作中，通過最經濟化的工作流程，來減少成本的投入，提高工作的效率與質量，實現企業利益的最大化，同時，也能夠保證企業與員工之間的雙贏，既能促進辦公室行政管理的精細化，也能保障員工的利益。

三、實現辦公室行政管理精細化的對策

（一）建設精細化辦公室文化

要想實現辦公室行政管理的精細化，首先要提高員工的精細化管理意識，建立起相應的辦公室文化，在循序漸進的過程中慢慢實現精細化管理的目標。建設精細化辦公室文化，首先要樹立起員工們的信心，任何一種文化的建立都是需要時間慢慢累積、沉淀的，絕不可能一蹴而就，慢慢建立起辦公室精細化文化。同時，也要對員工加強培訓，通過科學合理的方式（下轉第86頁）（上接第84頁）對員工進行引導，比如制定詳細的目標，將辦公室工作進行精細化的劃分，如此一來，既能夠完美地完成工作，提升工作的質量與效率，改善辦公室行政管理模式，也能夠逐漸培養起員工的精細化管理意識，慢慢講精細化辦公室文化深入人心。

（二）完善精細化管理制度

完善辦公室精細化行政管理制度最重要就是要將辦公室的工作進行劃分，不能模糊設置，而是應該明確每一個崗位負責的工作，將職責落實到人，優化辦公室的管理制度，同時也可以避免責任不清晰帶來的互相推諉的踢皮球現象，在出現問題時，能夠第一時間進行解決，提高管理的效率與質量。此外，如此一來，還可以避免出現冗工的現象，在一定程度上避免工作職責交叉的人力浪費現象，既節約了人力資源，也降低了企業的管理成本，還便于對辦公室工作進行監督，強化監督體系在制度中的作用，推動辦公室行政管理精細化的進程。

（三）提高員工自身素質

不論是傳統管理模式還是精細化管理模式，最后都必須將重點落實到人的身上，員工自身的素質對于整個精細化管理工作的推進具有非常重要的影響，必須要對員工進行一系列綜合培訓，提高員工的專業知識水平和綜合素質。但是員工的素質如果僅僅通過培訓，不對其進行檢查監督，便無法對員工進行考核，無法真正提高員工的素質。因此，必須建立起行之有效的績效考評和激勵機制。在進行考評的時候，要結合實際情況，選取合適的考核標準，定量與定性相結合，避免主觀性評價以及寬嚴不一的現象的發生，保證考評的客觀性、客觀性以及合理性。在進行激勵時，在將重點落實到激勵上時，也要適當對績效考評不合格的員工給予一定的處罰。激勵的手段也要多元化，不能一味只采取物質獎勵手段，要結合精神激勵手段，物質與精神同時并重，構建起完善的激勵制度，從而激發員工的積極性與創造性，提高工作的效率與質量。

（四）引進信息化管理手段

辦公室行政管理精細化需要依托信息化管理手段為載體，引進先進的信息管理系統，對辦公室管理的數據進行處理和分析，從而提高辦公的效率，也便于對辦公室的管理流程進行監督，做到公平、公正和公開，加強對企業的各項費用的精細化管理。

辦公室行政管理在企業管理中具有重要的意義，推進辦公室行政管理精細化，不僅可以提高員工的工作效率，也可以實現員工的可持續發展。

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