淺析新時代企業檔案工作新思路

（中鐵建大橋工程局集團電氣化工程有限公司，天津 300300）

引 言

現階段，信息技術為各行各業帶來了便利和快捷，企業檔案工作也應與時俱進，在時代環境的影響下實現信息化轉變。但是，在實際檔案工作中仍存在諸多問題亟待解決，所以本文就新時代企業檔案工作展開探討和分析，確保有針對性的解決問題，完善工作流程。

一、企業檔案工作現狀

傳統企業檔案工作過于守舊，以人工管理紙質版文件為主，在采集、儲存和搜索使用環節都將耗費大量的時間和精力，工作效率難以提升。新時代，由于檔案數據量呈規模化遞增，傳統檔案工作過于被動，無論在信息資源的獲取還是使用階段都難以發揮其時效性，難以滿足現代化企業的發展需求。雖然很多企業在信息技術發展趨勢下也開始引入先進手段，但傳統工作思路根深蒂固，若員工掌握的知識不足，無法發揮計算機系統的優勢則檔案信息難以得到充分利用，而且現階段的工作制度也不夠完善，部門之間聯動性不強，采集效率不高，管理工作無法正確落實到位[1]。

二、新時代企業檔案工作新思路

（一）完善工作制度

俗話說“沒有規矩不成方圓”，檔案工作涉及到的信息量較多，要通過完備的制度將責任具體到個人，規范業務活動和檔案使用，保證工作的專業化和細致化，還要順應時代發展改進工作制度，將清晰的工作流程圖呈現到位，尤其是對管理中的關鍵點要詳細明確的體現在制度中，要求從采集、整理、儲存到應用皆有規可循，具體的標準和責任人也要對照呈現。此外，要加強評價機制，通過系統統計檔案使用人數、種類、檔案數量、分類情況等，這些硬性指標都將反應企業檔案的應用情況，發揮資源的社會功能，使其價值有所體現。檔案相關的法律規定也要明確體現在工作制度上，使工作人員能依法執行檔案管理，有關部門還要加強企業監督和檢查，確保內容的安全性和管理的規范性。

（二）提高員工素質

工作人員是檔案工作的主體，因此要轉變其傳統守舊的管理思路，強化新時代檔案工作氛圍的建設，引進更多先進人才，優化人資管理，使創新型人才經考核和培訓后上崗，為后續的檔案管理奠定良好的基礎。企業老員工應提高對新時期檔案工作的重視程度，定期參與到企業提供的培訓教育活動中，既要確保自身檔案工作素質和能力，還要學會正確運用信息技術，建立數字化檔案，在采集、儲存、管理、使用環節確保工作效率。此外，還應加強新老員工互動交流，使新員工獲取更多工作經驗，及時解決工作中存在的問題，使老員工汲取先進思想，確保檔案工作的創新化發展。企業要完善績效考核制度，通過獎懲方案來約束不規范行為，對于工作認真、成績突出的員工予以物質或精神上的獎勵；對于好逸惡勞、得過且過的員工酌情予以懲罰，對其他員工起到激勵和警示作用。新時代，檔案管理應實現科學化、標準化和規范化轉變，員工要不斷提升自我，及時掌握新知識，除采集和整理檔案外還應深入發掘企業檔案的內在潛力，為企業的經營和管理提供信息保障。

（三）引進信息技術

隨著信息時代的到來，各行各業都實現了創新性轉變，企業檔案管理應結合信息技術，生成數字化系統，提高信息采集和傳遞的時效性和快捷性，打破傳統檔案工作的局限。首先，企業加大信息化系統投入力度，在互聯網的支持下完善信息整理和共享，保證查閱和管理效率。其次，要及時將紙質文件導入到計算機系統中，可避免紙質文件在長期保存的環境下出現字跡模糊、局部破損或遺失的情況，還能借助現代化手段修復紙質檔案，使人工管理真正意義上轉變為信息化管理。需要注意的是，信息技術有利有弊，雖然給檔案工作帶來了便利，但由于網絡環境具有虛擬性，加之電子文件的特質是可篡改性、可刪除性和可復制性，一旦商業機密檔案泄露將會對企業的發展帶來負面影響，所以在內部防控中要設置身份權限，使用者要經身份驗證后方可使用文件，外部防控可使用內外網或防火墻技術等避免黑客或病毒攻擊，確保檔案管理的安全性和共享的可行性[2]。

（四）加強部門聯動

檔案管理不能局限于單一部門，各部門都有編制檔案的職責和義務，在上交檔案時要求確保質量，在種類和數量上皆滿足要求，而新時代檔案數據出現規模化發展趨勢，各部門要形成聯動效應，在各環節提高檔案質量。管理人員在采集檔案時要進行篩選核對，不滿足需求的要退回修改，然后再錄入系統儲存，還要實現關鍵字查詢，當部門人員需要調取檔案時能通過關鍵字生成相關信息，使檔案能正確應用到位。由于新時代信息技術具有傳遞的時效性，各部門人員可以隨時隨地調取檔案，將檔案正確應用到實際工作中，確保其實用性和科學性。傳統檔案共享過于局限，新時代應加強檔案共享，與合作企業或分公司之間建立互動平臺，通過檔案傳遞和使用確保工作的科學性，為合作提供理論性的保障。

結 語

總而言之，檔案管理人員應轉變傳統守舊的工作思路，發掘信息技術的內在潛力，利用其信息傳遞的時效性和數據儲存的規模性為檔案工作的創新發展奠定基礎。企業還要注重人員專業素質和能力的提升，促進部門聯動，提高檔案采集、儲存、使用效率，使檔案工作更為完善、科學、合理。