如何提升辦公室檔案管理的效率

蔡林

青島能源華潤燃?xì)庥邢薰?山東青島 266000

目前，我國的檔案管理工作還比較落后，正在向電子檔案和計(jì)算機(jī)檢索過渡，這使得檔案管理工作極具挑戰(zhàn)性。因此，在管理文件的過程中也需要現(xiàn)代技術(shù)。只要我們有高度的職業(yè)責(zé)任感，加上我們對(duì)待日常文件管理的較強(qiáng)的專業(yè)性，我們就能夠推動(dòng)文件管理的規(guī)范化、科學(xué)化，從而促進(jìn)辦公文件管理的健康發(fā)展。

1 提高辦公室檔案管理工作效率的重要性

辦公室檔案管理工作對(duì)于資料的收集和保存、客觀記錄事物發(fā)展具有很重要的紀(jì)念作用，并且具備查詢功能。傳統(tǒng)的檔案管理查詢需要多重步驟，兼以檔案的種類相當(dāng)復(fù)雜，紙質(zhì)檔案所占區(qū)域大，不利于檔案管理工作的開展，檔案的管理人員也不容易很好地做好管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作形式影響員工的工作熱情，工作效率低下，工作方式落后，管理意識(shí)薄弱，對(duì)于檔案工作的發(fā)展有很大影響，部分辦公室檔案管理工作仍然采用業(yè)務(wù)部門的工作思路和方法。加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案工作的管理，就保證了單位的未來的發(fā)展。

2 辦公室檔案管理目前普遍存在的問題

2.1 檔案管理意識(shí)淡薄

在辦公檔案管理工作中，相關(guān)人員的管理知識(shí)相對(duì)薄弱，已成為影響檔案管理質(zhì)量和效率的主要因素。現(xiàn)階段，檔案管理人員大多不是專業(yè)的管理人員，有的甚至是臨時(shí)工。對(duì)于這樣的員工，沒有對(duì)他們進(jìn)行常規(guī)的文件管理工作的培訓(xùn)，這對(duì)于辦公室文件管理來說是很難做到重要的。全面了解性，在特定的文件管理的過程中，由于缺乏意識(shí)領(lǐng)域的文件管理，有漏洞的多樣性，例文件管理不規(guī)范等，這些問題在辦公室文件管理的效率帶來非常嚴(yán)重影響。

2.2 工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高。現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，電子檔案可以節(jié)省大量的人力、物力。所以電子檔案成為檔案管理的發(fā)展趨勢。如今從事檔案管理工作的人員大多數(shù)都還是一些門外漢，他們很少有人受過專門的培訓(xùn)，以至于他們的業(yè)務(wù)水平很低，缺乏必要的檔案管理信息知識(shí)，還有相當(dāng)一部分人員不能很好的運(yùn)用計(jì)算機(jī)等自動(dòng)化檔案編制與管理，導(dǎo)致這些檔案管理人員很難跟上時(shí)代的步伐，檔案管理工作效率非常低。

2.3 辦公室檔案管理辦法缺少合理性與規(guī)范性

我國進(jìn)入了信息化時(shí)代，并且信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各行各業(yè)中，其能夠有效提升辦公室檔案管理工作的合理性與規(guī)范性。但是，對(duì)于某些單位來說，其在檔案管理工作中沒有使用先進(jìn)的管理辦法，仍然使用紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，很難與社會(huì)發(fā)展步伐相適應(yīng)，導(dǎo)致辦公室的檔案管理工作出現(xiàn)了一系列的問題[1]。

3 提高辦公室檔案管理工作效率的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)水平

單位可以聘請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員工作能力，重視辦公室檔案建設(shè)重要性和必要性，積極配合檔案管理體系建設(shè)，幫助工作人員更好地開展檔案管理工作。單位可以定期組織相關(guān)技能培訓(xùn)課程來增加工作人員對(duì)檔案管理工作的學(xué)習(xí)，提高檔案專業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)理論知識(shí)和實(shí)踐培訓(xùn)，注重普及業(yè)務(wù)知識(shí)，做好資料收集、存檔等各項(xiàng)管理工作，減少工作失誤，自覺提高自身專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德水平，在工作要求上明顯改進(jìn)自身不足之處，提高自身的工作能力，提高管理人員的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度，最大程度上提高檔案管理工作。

3.2 網(wǎng)絡(luò)電子化技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理中

我們知道辦公室檔案管理工作不僅復(fù)雜而且非常瑣碎。檔案管理人員每天都要面對(duì)堆積如山的紙質(zhì)版的檔案，怎樣才能準(zhǔn)確而又快捷地把辦公室大量雜亂無章檔案分類標(biāo)識(shí)存放起來？提高辦公室檔案管理效率呢？只有將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)充分應(yīng)用到檔案中，利用電子化的方式對(duì)檔案文件進(jìn)行處理。才可以真正意義上提高辦公室檔案管理效率。如今是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)非常發(fā)達(dá)。如果我們將網(wǎng)絡(luò)電子信息化，成功運(yùn)用到檔案管理中時(shí)，那么這種快捷而又準(zhǔn)確檔案管理方式，除了比傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案更加容易儲(chǔ)存以外，還可以不費(fèi)吹灰之力就可以對(duì)各種文檔進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。對(duì)于一些急需的檔案來說，可通過電腦迅速查找的[2]。

3.3 改變傳統(tǒng)管理理念，創(chuàng)新思路，創(chuàng)新方法和措施。

創(chuàng)新思維要具體落實(shí)到當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展形式上，要進(jìn)一步打破傳統(tǒng)辦公室檔案的管理理念，從經(jīng)濟(jì)角度來分析和宣導(dǎo)，其辦公室檔案管理工作，所帶來的不僅是巨大的社會(huì)消息，還有十分驚人的經(jīng)濟(jì)效益，所以必須要把檔案看作特別珍貴的物質(zhì)資源，積極提高管理人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)質(zhì)量，切實(shí)提高檔案的利用率。

3.4 確保管理制度執(zhí)行

單位在對(duì)辦公室檔案管理技術(shù)和制度進(jìn)行了大幅度修改后，必須強(qiáng)調(diào)其執(zhí)行力，不僅要加強(qiáng)對(duì)檔案管理部門的管理方面的培訓(xùn)，還要加強(qiáng)對(duì)管理人員工作經(jīng)驗(yàn)的培訓(xùn)，管理人員要執(zhí)行檔案管理制度，就要建立適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲制度，加大對(duì)檔案管理工作的落實(shí)情況的監(jiān)管。管理人員要根據(jù)當(dāng)前的實(shí)際發(fā)展情況，更新工作理念，對(duì)照先進(jìn)的管理模式和對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的了解，創(chuàng)新管理機(jī)制，積極參與單位組織的相關(guān)培訓(xùn)和講座。單位要設(shè)置專門的檔案管理的崗位，積極招聘專業(yè)人員，在今后的工作中要保證信息保密性，做好相應(yīng)的技術(shù)設(shè)計(jì)。

總而，辦公室檔案管理工作和每項(xiàng)工作息息相關(guān)，并且在辦公室工作過程中產(chǎn)生著十分重要的作用，需要不斷提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率，增強(qiáng)辦公室檔案管理工作的信息化建設(shè)，能夠有效提升檔案工作的使用價(jià)值，進(jìn)而推動(dòng)辦公室檔案管理工作的健康可持續(xù)發(fā)展。