信息社會背景下如何做好事業單位文書檔案管理工作

普春華 祝穎

云南省農業科學院農產品加工研究所 云南昆明 650221

我國當前信息化技術快速發展，利用計算機管理檔案符合時代的發展需求，也是當前的一種發展趨勢。事業單位檔案管理工作人員要順應時代的發展潮流，積極利用現代技術創新管理模式，進行檔案的信息化管理。結合本單位工作特點，文書檔案信息化管理是指依據檔案內容的不同，按照科技創新、成果轉化、基本建設、人事人才、黨的建設、群團建設、儀器設備、財務會計等將檔案內容分類，在此基礎上將其輸入計算機系統中，檔案信息化管理通過將紙質檔案轉化為電子檔案，一定程度上節省了人力、物力和財力，同時也提高了檔案查找的便利性以及保密性，提升了事業單位檔案管理的工作效率。

1 信息化背景下，事業單位文書檔案管理工作中存在的問題

1.1 缺乏科學合理的管理制度，檔案安全問題還需精進

在事業單位的文書檔案管理工作，采用先進的技術手段進行管理，能夠有效提高檔案管理的水平和效率。但是很多事業單位的文書檔案管理還是采用傳統的管理模式，導致檔案管理的信息化水平較低[1]。傳統的檔案管理方法是對上一年的檔案資料進行歸類整理，然后做好保存工作，但是隨著事業單位的工作量不斷累積，檔案資料越來越多，很多的檔案信息不能被有效存儲導致遺失。另外，事業單位的數據信息資料整理操作相對比較麻煩，傳統的管理方式會增加檔案管理人員的工作量，不能保證數據的完整性、全面性、準確性。

1.2 事業單位中，文書檔案管理人員的專業素質有待提高

在事業單位的具體工作中，文書檔案管理工作屬于一項瑣碎、繁雜而系統的工作，管理人員每天面對的是周而復始的來文、發文。檔案管理工作中，必須將這些文件按照具體要求進行分類、登記以及整理，所以事業單位的檔案管理工作對于文書檔案管理人員來說，一定需要專業的分辨能力和理解能力，同時具有業務知識。但現如今，多數單位檔案管理人員半路出家或多為兼職，缺乏必備的專業知識和技能，在工作中如相關部門歸檔不及時，加之管理人員稍不細心，就會導致文件資料斷章缺頁、文件材料不齊全成套，更有甚至出現歸類、編碼與實際不符等偏差問題。這些問題對于檔案管理的影響很大，嚴重阻礙這信息化背景下，事業單位文書檔案管理工作的發展。

2 信息化背景下，如何優化事業單位文書檔案管理工作

2.1 制定科學的管理制度，把控檔案安全

文書檔案管理工作的內容較為復雜繁瑣，對專業技術的要求較高，同時其機密性也較強，因此事業單位在推進文書檔案信息化管理建設時要建立健全的管理制度，并進行標準化管理，通過明確制定檔案分類、內容、編號以及案卷目錄等方面的規章制度，使文書檔案管理人員在管理檔案時依據制度對資料的收集、整理、歸檔、存檔等環節進行標準化管理，從而確保檔案資料的完整。例如，事業單位在進行財務檔案管理時應要求檔案管理工作人員根據實際情況及這類檔案的功能特性，從收集整理、鑒別編碼、檢索使用等方面入手，針對性地開展財務檔案歸檔管理工作，且在信息技術的支持下，為其管理工作進行中提供豐富的信息資源，優化財務檔案管理方式，增加其歸檔過程中的技術含量，促使財務檔案在事業單位實踐中的管理效果更加顯著。同時，事業單位應將檔案管理工作考核納入檔案管理工作人員實績考核中，通過合理的考核評價，考出檔案管理工作人員士氣、激發其工作激情，從而促進事業單位檔案信息化管理的建設。對檔案的有效存儲和管理：傳統的文書檔案管理多是以紙質方式進行保存和管理，難以常年保存，信息化信息技術的不斷發展，檔案的存儲越來越多樣化，采用電子文檔和視聽檔案的形式進行管理，會延長存儲的時間，也會保證檔案的有效存儲。建立電子化的檔案管理系統：檔案信息化管理是當前事業單位進行文書檔案管理的重點，也能夠有效提高檔案管理的質量和效率，建立相應的數據庫檔案信息，做好協調統一工作，保證檔案的有效管理，能夠避免檔案管理中存在的各種問題。

2.2 加強檔案管理人員的培訓，提高人員專業素質

隨著事業單位文書檔案信息化的發展，對檔案管理人員的專業能力要求不斷提高，因此，事業單位檔案信息化管理構建下，事業單位要不斷創新人才培養機制，積極引進文書檔案信息化管理的專業人才，如軟件開發人員和網站管理人員等，提升事業單位文書檔案信息化管理的專業水平，同時定期對工作人員進行專業技術培訓，使員工掌握現代信息技術，同時精通檔案管理業務，并通過考核以及培訓等選拔精通檔案信息化技術的管理人才，組建檔案信息化管理的開發以及指導隊伍[2]。檔案管理人員要不斷創新思維，在具備管理檔案的專業素質的基礎上，還要掌握足夠的信息技術知識和操作能力，將自己鍛煉成能掌控檔案信息化管理的全面人才。同時事業單位要針對檔案管理工作人員制定獎勵政策，使員工在工作中積極創新檔案信息化管理技術，此外事業單位還要注重各部門間的協同合作能力，并組織員工與其他事業單位的檔案管理部門進行交流學習，通過交流加強工作人員的檔案資源創新能力，通過大力培養創新人才推動事業單位檔案的信息化管理，最終推動事業單位的信息化建設[3]。

3 結語

傳統的文書檔案管理工作中存在許許多多的問題，在信息化發展的今天，如果不及時乏善去陳，則會影響到事業單位文書檔案管理工作的效率和質量。所以，實現檔案信息化管理，是當前檔案工作發展的主流方向，在檔案信息化管理中，只有及時發現問題，采取合理措施，才能有效幫助文書檔案管理工作走向信息化發展的新高度。