環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備電子化檔案管理創(chuàng)新與探究

范明晶 劉洪林 青島市生態(tài)環(huán)境局嶗山分局

一、儀器設(shè)備檔案管理的概念

設(shè)備管理是以設(shè)備為研究對(duì)象，追求設(shè)備綜合效率，應(yīng)用一系列理論、方法，通過一系列技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、組織措施，對(duì)設(shè)備的物質(zhì)運(yùn)動(dòng)和價(jià)值運(yùn)動(dòng)進(jìn)行全過程（從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、選型、購(gòu)置、安裝、驗(yàn)收、使用、保養(yǎng)、維修、改造、定期檢定、更新直至報(bào)廢）的科學(xué)型管理。管理儀器設(shè)備從出生到消亡的整個(gè)生命過程。

二、關(guān)注儀器設(shè)備檔案管理的重要性

環(huán)境監(jiān)測(cè)是環(huán)境管理的基礎(chǔ)和技術(shù)支持，環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備管理是環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)量保證體系的重要組成部分。相比以前的環(huán)境監(jiān)測(cè)工作，現(xiàn)代化的監(jiān)測(cè)過程，每一個(gè)監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的監(jiān)測(cè)過程都必然使用到一到多臺(tái)儀器設(shè)備，監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度對(duì)儀器設(shè)備的依賴達(dá)到了前所未有的程度。儀器設(shè)備已成為環(huán)境監(jiān)測(cè)的重要物資基礎(chǔ)和技術(shù)支撐，是反映環(huán)境監(jiān)測(cè)技術(shù)狀態(tài)和現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志之一，同時(shí)也是環(huán)境監(jiān)測(cè)質(zhì)量保證體系的重要組成。

為了確保環(huán)境管理工作科學(xué)公正，有效提高環(huán)境監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度和可靠性，加強(qiáng)環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備檔案管理是環(huán)境監(jiān)測(cè)工作重要工作內(nèi)容。

三、儀器設(shè)備檔案管理電子化的探究

（一）環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前，我國(guó)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備檔案通常采用整體材料入檔，經(jīng)檢驗(yàn)通過后移交檔案室集中管理的“文檔案”模式，管理細(xì)致嚴(yán)格，但通常存在借閱程序繁雜、等待時(shí)間較長(zhǎng)、翻閱過程繁瑣等缺點(diǎn)。環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備檔案電子化管理，就是以網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)為手段，以儀器設(shè)備的檔案資源為對(duì)象，開展其檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。環(huán)境監(jiān)測(cè)設(shè)備檔案電子檔案管理就是形成軟件管理系統(tǒng)，把這些繁雜的內(nèi)容產(chǎn)生相應(yīng)電子照片便于查閱。

（二）儀器設(shè)備管理系統(tǒng)軟件的要求

監(jiān)測(cè)儀器檔案電子化管理軟件系統(tǒng)的建立是檔案管理電子化最基礎(chǔ)也是最重要的基礎(chǔ)。將環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備檔案全部錄入儀器設(shè)備管理系統(tǒng)軟件，這是紙質(zhì)化向電子化邁出的第一步也是最重要的一步。

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)軟件主要應(yīng)具備幾個(gè)特點(diǎn)如下：

（1)設(shè)計(jì)思路先進(jìn)。采用自主研發(fā)的多層數(shù)據(jù)管理，（因工作需要聯(lián)合開發(fā)）滿足不同的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，同時(shí)避免匯總帶來的數(shù)據(jù)不同步。（2)操作簡(jiǎn)便。采用先進(jìn)的圖形化界面，操作簡(jiǎn)單易學(xué)，利用鼠標(biāo)，在向?qū)У囊龑?dǎo)下可完成絕大多數(shù)操作。（3)瀏覽功能強(qiáng)大。直觀易懂的樹視圖和列表框結(jié)合的瀏覽界面，可幫助使用者方便、快捷地找到所需材料。并給予使用者提供各種各樣的查詢服務(wù)。（4)可兼容性。采用主流軟件開發(fā)技術(shù)，支持現(xiàn)在絕大多數(shù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。（5)設(shè)置靈活。可靈活的設(shè)置分類管理、錄入內(nèi)容、錄入形式。（6)信息錄入方便。只要會(huì)打字，就能方便地錄入儀器設(shè)備信息。多項(xiàng)選擇輸入時(shí)鍵入拼音即可輸入漢字。（7)安裝維護(hù)簡(jiǎn)單。使用者只需安裝客戶端，具有自動(dòng)升級(jí)機(jī)制，有新版本統(tǒng)一升級(jí)，不需要人工干預(yù)。

（三）以儀器設(shè)備檔案管理電子化提升工作效能

電子檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備檔案管理的”雙檔案”體系，實(shí)現(xiàn)了更好的科學(xué)、準(zhǔn)確、先進(jìn)、便捷的環(huán)境監(jiān)測(cè)儀器設(shè)備檔案管理和服務(wù)。電子化檔案的建立使得材料的利用率和利用面多倍提高，同時(shí)有利于紙質(zhì)檔案的保存。

1.監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部

（1）便于信息查閱。紙質(zhì)檔案的查閱，為了保障好檔案管理，會(huì)執(zhí)行嚴(yán)格的借閱程序，通常存在借閱程序繁雜、（特殊原因）等待時(shí)間較長(zhǎng)、翻閱過程繁瑣等缺點(diǎn)。同時(shí)檔案室的濕度、溫度等環(huán)境條件與平時(shí)借閱后的環(huán)境不同，頻繁借閱紙質(zhì)檔案會(huì)對(duì)檔案保存產(chǎn)生或多或少的磨損或其他影響。同時(shí)建立電子檔案，可減少紙質(zhì)檔案的借閱頻次，利于紙質(zhì)檔案的保存。電子檔案查詢操作簡(jiǎn)單，一目了然，查閱迅速。

（2）助力監(jiān)測(cè)工作培訓(xùn)。大型儀器使用和人員培訓(xùn)方面，詳盡的電子檔案是很好的補(bǔ)充，電子檔案可以隨時(shí)調(diào)出查閱，所涵蓋知識(shí)面科學(xué)、廣泛、準(zhǔn)確，便于培訓(xùn)和學(xué)習(xí)借鑒，此時(shí)也發(fā)揮了學(xué)習(xí)材料、技術(shù)交流、共同提高的作用。

（3）推進(jìn)檔案?jìng)鞒信c聯(lián)接。工作的變動(dòng)和人員交接中，一方面對(duì)儀器設(shè)備管理人員，由于儀器設(shè)備檔案管理人員對(duì)大多數(shù)的儀器設(shè)備通常都不是使用者，理解全面的儀器設(shè)備檔案比較困難，啟用電子檔案后，工作銜接可側(cè)重在電子檔案的使用上，且因?yàn)殡娮訖n案日常有所使用，有了直觀的使用基礎(chǔ)，深入管理相對(duì)容易理解。另一方面對(duì)儀器設(shè)備的新使用人員，因?yàn)槠綍r(shí)的了解增強(qiáng)，同時(shí)配合電子檔案的對(duì)照，銜接工作也相對(duì)細(xì)致準(zhǔn)確，易于開展。

2.監(jiān)測(cè)系統(tǒng)上下級(jí)管理

電子檔案的建立為環(huán)境監(jiān)測(cè)能力建設(shè)和技術(shù)管理也將帶來顯著便捷，對(duì)監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)系統(tǒng)管理也有多重助力。

（1）及時(shí)了解情況

運(yùn)行整個(gè)監(jiān)測(cè)系統(tǒng)電子檔案，一方面便于更好地使用好、管理好設(shè)備，另一方面便于監(jiān)測(cè)系統(tǒng)裝備主管部門規(guī)劃好、管理好下屬監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)的裝備及使用情況。在實(shí)際工作中，電子檔案也便于監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)主管部門了解和衡量?jī)x器的配置。

（2）安排儀器鑒定

監(jiān)測(cè)系統(tǒng)整體運(yùn)行檔案電子化，便于上級(jí)主管部門及時(shí)掌握各下屬機(jī)構(gòu)儀器運(yùn)行狀態(tài)，電子檔案管理軟件可設(shè)置儀器鑒定到期提醒等功能。

（3）統(tǒng)一運(yùn)行制度

整個(gè)系統(tǒng)應(yīng)用電子檔案便于整體系統(tǒng)的工作模式接近，減少上級(jí)機(jī)構(gòu)管理下級(jí)機(jī)構(gòu)適應(yīng)不同模式的時(shí)間和精力，同時(shí)便于各監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)間的交流溝通。電子檔案可以多方面豐富信息。例如設(shè)置儀器的使用規(guī)程等，適宜的工作內(nèi)容都可以加入和統(tǒng)一。

3.監(jiān)測(cè)站與社會(huì)監(jiān)督、環(huán)境管理

環(huán)境監(jiān)測(cè)工作中，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)要進(jìn)行定期接受資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審，以獲得合法專業(yè)資質(zhì)。資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審工作對(duì)被評(píng)審單位的審查主要分人員、儀器和項(xiàng)目三大部分。電子檔案的運(yùn)用將大大減少儀器準(zhǔn)備方面的工作，促進(jìn)高效規(guī)范的評(píng)審進(jìn)程。

在日常環(huán)境保護(hù)監(jiān)督管理和處理環(huán)境應(yīng)急方面，儀器設(shè)備及其相關(guān)配置推行電子化檔案，所帶來的高效便捷也是巨大的。例如有些突發(fā)事故可能需要區(qū)域聯(lián)合行動(dòng)或者跨區(qū)域進(jìn)行技術(shù)支持，建立相應(yīng)的電子化數(shù)據(jù)庫(kù)，可以準(zhǔn)確有效的了解到所需要的技術(shù)支持，為環(huán)境執(zhí)法爭(zhēng)取到寶貴的時(shí)間和技術(shù)支持，為處理好環(huán)境事件做好保障。在一些相近領(lǐng)域也可以引入電子化管理。

檔案電子化，現(xiàn)階段體現(xiàn)為工作方式的變化，可持續(xù)發(fā)展的延伸將是工作思路、管理模式的轉(zhuǎn)變。面對(duì)新的社會(huì)變化和工作要求，數(shù)據(jù)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化將是必然趨勢(shì)，也是有效提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量的重要方法。例如，2014 年12 月，武漢理工大學(xué)召開大型儀器設(shè)備開放共享管理工作會(huì)。資源的電子化帶來的高效便捷已在社會(huì)各個(gè)行業(yè)被重視和開始運(yùn)用。

（四）電子化工作的展望

電子檔案涉及的技術(shù)環(huán)境比較復(fù)雜，社會(huì)層面的電子檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系尚未建立或完善，有許多問題有待于在以后工作中逐步探索。其中，擬重點(diǎn)把握好三個(gè)方面：

（1）不斷加強(qiáng)和完善儀器設(shè)備檔案管理的基礎(chǔ)工作。

（2）不斷豐富和規(guī)范儀器設(shè)備電子檔案的內(nèi)容。

（3）高度重視儀器設(shè)備電子檔案的安全問題（重點(diǎn)是：物理防護(hù)，定期備份，聯(lián)網(wǎng)時(shí)防止非法訪問、非法使用、防改寫和防刪除等）。

電子化工作是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，它所帶來的工作上的優(yōu)勢(shì)是明顯和科學(xué)的。也希望今后的工作能得到大家更多的關(guān)注與支持。