環(huán)境監(jiān)測儀器設備電子化檔案管理創(chuàng)新與探究

范明晶 劉洪林 青島市生態(tài)環(huán)境局嶗山分局

一、儀器設備檔案管理的概念

設備管理是以設備為研究對象，追求設備綜合效率，應用一系列理論、方法，通過一系列技術(shù)、經(jīng)濟、組織措施，對設備的物質(zhì)運動和價值運動進行全過程（從規(guī)劃、設計、選型、購置、安裝、驗收、使用、保養(yǎng)、維修、改造、定期檢定、更新直至報廢）的科學型管理。管理儀器設備從出生到消亡的整個生命過程。

二、關(guān)注儀器設備檔案管理的重要性

環(huán)境監(jiān)測是環(huán)境管理的基礎和技術(shù)支持，環(huán)境監(jiān)測儀器設備管理是環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量保證體系的重要組成部分。相比以前的環(huán)境監(jiān)測工作，現(xiàn)代化的監(jiān)測過程，每一個監(jiān)測數(shù)據(jù)的監(jiān)測過程都必然使用到一到多臺儀器設備，監(jiān)測數(shù)據(jù)準確度對儀器設備的依賴達到了前所未有的程度。儀器設備已成為環(huán)境監(jiān)測的重要物資基礎和技術(shù)支撐，是反映環(huán)境監(jiān)測技術(shù)狀態(tài)和現(xiàn)代化程度的重要標志之一，同時也是環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量保證體系的重要組成。

為了確保環(huán)境管理工作科學公正，有效提高環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)的準確度和可靠性，加強環(huán)境監(jiān)測儀器設備檔案管理是環(huán)境監(jiān)測工作重要工作內(nèi)容。

三、儀器設備檔案管理電子化的探究

（一）環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)儀器設備檔案管理的現(xiàn)狀

當前，我國環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)監(jiān)測儀器設備檔案通常采用整體材料入檔，經(jīng)檢驗通過后移交檔案室集中管理的“文檔案”模式，管理細致嚴格，但通常存在借閱程序繁雜、等待時間較長、翻閱過程繁瑣等缺點。環(huán)境監(jiān)測儀器設備檔案電子化管理，就是以網(wǎng)絡、計算機、信息技術(shù)為手段，以儀器設備的檔案資源為對象，開展其檔案的收集、整理、保管、開發(fā)和利用的現(xiàn)代化管理過程。環(huán)境監(jiān)測設備檔案電子檔案管理就是形成軟件管理系統(tǒng)，把這些繁雜的內(nèi)容產(chǎn)生相應電子照片便于查閱。

（二）儀器設備管理系統(tǒng)軟件的要求

監(jiān)測儀器檔案電子化管理軟件系統(tǒng)的建立是檔案管理電子化最基礎也是最重要的基礎。將環(huán)境監(jiān)測儀器設備檔案全部錄入儀器設備管理系統(tǒng)軟件，這是紙質(zhì)化向電子化邁出的第一步也是最重要的一步。

儀器設備管理系統(tǒng)軟件主要應具備幾個特點如下：

（1)設計思路先進。采用自主研發(fā)的多層數(shù)據(jù)管理，（因工作需要聯(lián)合開發(fā)）滿足不同的網(wǎng)絡環(huán)境，同時避免匯總帶來的數(shù)據(jù)不同步。（2)操作簡便。采用先進的圖形化界面，操作簡單易學，利用鼠標，在向?qū)У囊龑驴赏瓿山^大多數(shù)操作。（3)瀏覽功能強大。直觀易懂的樹視圖和列表框結(jié)合的瀏覽界面，可幫助使用者方便、快捷地找到所需材料。并給予使用者提供各種各樣的查詢服務。（4)可兼容性。采用主流軟件開發(fā)技術(shù)，支持現(xiàn)在絕大多數(shù)計算機系統(tǒng)。（5)設置靈活。可靈活的設置分類管理、錄入內(nèi)容、錄入形式。（6)信息錄入方便。只要會打字，就能方便地錄入儀器設備信息。多項選擇輸入時鍵入拼音即可輸入漢字。（7)安裝維護簡單。使用者只需安裝客戶端，具有自動升級機制，有新版本統(tǒng)一升級，不需要人工干預。

（三）以儀器設備檔案管理電子化提升工作效能

電子檔案管理流程，實現(xiàn)了儀器設備檔案管理的”雙檔案”體系，實現(xiàn)了更好的科學、準確、先進、便捷的環(huán)境監(jiān)測儀器設備檔案管理和服務。電子化檔案的建立使得材料的利用率和利用面多倍提高，同時有利于紙質(zhì)檔案的保存。

1.監(jiān)測機構(gòu)內(nèi)部

（1）便于信息查閱。紙質(zhì)檔案的查閱，為了保障好檔案管理，會執(zhí)行嚴格的借閱程序，通常存在借閱程序繁雜、（特殊原因）等待時間較長、翻閱過程繁瑣等缺點。同時檔案室的濕度、溫度等環(huán)境條件與平時借閱后的環(huán)境不同，頻繁借閱紙質(zhì)檔案會對檔案保存產(chǎn)生或多或少的磨損或其他影響。同時建立電子檔案，可減少紙質(zhì)檔案的借閱頻次，利于紙質(zhì)檔案的保存。電子檔案查詢操作簡單，一目了然，查閱迅速。

（2）助力監(jiān)測工作培訓。大型儀器使用和人員培訓方面，詳盡的電子檔案是很好的補充，電子檔案可以隨時調(diào)出查閱，所涵蓋知識面科學、廣泛、準確，便于培訓和學習借鑒，此時也發(fā)揮了學習材料、技術(shù)交流、共同提高的作用。

（3）推進檔案傳承與聯(lián)接。工作的變動和人員交接中，一方面對儀器設備管理人員，由于儀器設備檔案管理人員對大多數(shù)的儀器設備通常都不是使用者，理解全面的儀器設備檔案比較困難，啟用電子檔案后，工作銜接可側(cè)重在電子檔案的使用上，且因為電子檔案日常有所使用，有了直觀的使用基礎，深入管理相對容易理解。另一方面對儀器設備的新使用人員，因為平時的了解增強，同時配合電子檔案的對照，銜接工作也相對細致準確，易于開展。

2.監(jiān)測系統(tǒng)上下級管理

電子檔案的建立為環(huán)境監(jiān)測能力建設和技術(shù)管理也將帶來顯著便捷，對監(jiān)測機構(gòu)系統(tǒng)管理也有多重助力。

（1）及時了解情況

運行整個監(jiān)測系統(tǒng)電子檔案，一方面便于更好地使用好、管理好設備，另一方面便于監(jiān)測系統(tǒng)裝備主管部門規(guī)劃好、管理好下屬監(jiān)測機構(gòu)的裝備及使用情況。在實際工作中，電子檔案也便于監(jiān)測機構(gòu)主管部門了解和衡量儀器的配置。

（2）安排儀器鑒定

監(jiān)測系統(tǒng)整體運行檔案電子化，便于上級主管部門及時掌握各下屬機構(gòu)儀器運行狀態(tài)，電子檔案管理軟件可設置儀器鑒定到期提醒等功能。

（3）統(tǒng)一運行制度

整個系統(tǒng)應用電子檔案便于整體系統(tǒng)的工作模式接近，減少上級機構(gòu)管理下級機構(gòu)適應不同模式的時間和精力，同時便于各監(jiān)測機構(gòu)間的交流溝通。電子檔案可以多方面豐富信息。例如設置儀器的使用規(guī)程等，適宜的工作內(nèi)容都可以加入和統(tǒng)一。

3.監(jiān)測站與社會監(jiān)督、環(huán)境管理

環(huán)境監(jiān)測工作中，檢驗檢測機構(gòu)要進行定期接受資質(zhì)認定評審，以獲得合法專業(yè)資質(zhì)。資質(zhì)認定評審工作對被評審單位的審查主要分人員、儀器和項目三大部分。電子檔案的運用將大大減少儀器準備方面的工作，促進高效規(guī)范的評審進程。

在日常環(huán)境保護監(jiān)督管理和處理環(huán)境應急方面，儀器設備及其相關(guān)配置推行電子化檔案，所帶來的高效便捷也是巨大的。例如有些突發(fā)事故可能需要區(qū)域聯(lián)合行動或者跨區(qū)域進行技術(shù)支持，建立相應的電子化數(shù)據(jù)庫，可以準確有效的了解到所需要的技術(shù)支持，為環(huán)境執(zhí)法爭取到寶貴的時間和技術(shù)支持，為處理好環(huán)境事件做好保障。在一些相近領(lǐng)域也可以引入電子化管理。

檔案電子化，現(xiàn)階段體現(xiàn)為工作方式的變化，可持續(xù)發(fā)展的延伸將是工作思路、管理模式的轉(zhuǎn)變。面對新的社會變化和工作要求，數(shù)據(jù)化、信息化、網(wǎng)絡化將是必然趨勢，也是有效提高工作效率和服務質(zhì)量的重要方法。例如，2014 年12 月，武漢理工大學召開大型儀器設備開放共享管理工作會。資源的電子化帶來的高效便捷已在社會各個行業(yè)被重視和開始運用。

（四）電子化工作的展望

電子檔案涉及的技術(shù)環(huán)境比較復雜，社會層面的電子檔案規(guī)范化、標準化管理體系尚未建立或完善，有許多問題有待于在以后工作中逐步探索。其中，擬重點把握好三個方面：

（1）不斷加強和完善儀器設備檔案管理的基礎工作。

（2）不斷豐富和規(guī)范儀器設備電子檔案的內(nèi)容。

（3）高度重視儀器設備電子檔案的安全問題（重點是：物理防護，定期備份，聯(lián)網(wǎng)時防止非法訪問、非法使用、防改寫和防刪除等）。

電子化工作是現(xiàn)代社會發(fā)展趨勢，它所帶來的工作上的優(yōu)勢是明顯和科學的。也希望今后的工作能得到大家更多的關(guān)注與支持。