計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用

文/王雅喆

當(dāng)今時(shí)代，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)成為了第一生產(chǎn)力，各種先進(jìn)的專項(xiàng)科技被逐步滲透于居民日常生活及企業(yè)的生產(chǎn)與經(jīng)營管理工作當(dāng)中，促進(jìn)了我國社會(huì)綜合生產(chǎn)力水平的整體性提高。檔案管理是我國事業(yè)單位的重要工作部分，該項(xiàng)工作設(shè)計(jì)的內(nèi)容比較復(fù)雜，傳統(tǒng)人工檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)代機(jī)關(guān)檔案管理需求，因此，相關(guān)機(jī)關(guān)單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理方面的重要意義，堅(jiān)持以發(fā)展的眼光看待此項(xiàng)工作，積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案管理工作質(zhì)量，細(xì)化每一個(gè)環(huán)節(jié)，簡化工作流程，為機(jī)關(guān)單位社會(huì)職能的有效發(fā)揮提供有效保障。

1 機(jī)關(guān)單位檔案管理工作應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的意義

1.1 能夠促進(jìn)檔案資源范圍的擴(kuò)展

受檔案信息技術(shù)水平的限制，傳統(tǒng)檔案管理方式只能在有限范圍內(nèi)進(jìn)行信息的獲取，無法實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)共享。通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用則可以沖破傳統(tǒng)檔案管理方式的束縛，不但可以將機(jī)關(guān)內(nèi)部現(xiàn)存的檔案信息進(jìn)行快速分類與整理，同時(shí)，還能夠通過各部門信息的共享實(shí)現(xiàn)檔案資料的開發(fā)，從而有效擴(kuò)展檔案資源的范圍，使檔案信息更加全面。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案資源管理工作的系統(tǒng)化

通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，可以將檔案管理工作中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)精準(zhǔn)化，并將各環(huán)節(jié)相互聯(lián)系成為一個(gè)工作體系，同時(shí)還能夠擴(kuò)大檔案信息的容量保障信息的可靠性，將所有內(nèi)容都體現(xiàn)在專項(xiàng)信息化系統(tǒng)當(dāng)中，保證內(nèi)部檔案信息的完整與統(tǒng)一，促進(jìn)檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代。

1.3 促進(jìn)管理人員科學(xué)規(guī)劃水平的提高

在機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠確保機(jī)關(guān)內(nèi)部相關(guān)工作人員落實(shí)嚴(yán)格的精細(xì)化管理工作，不斷提高自身計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用能力，采用先進(jìn)的技術(shù)手段將各類檔案資源進(jìn)行快速、準(zhǔn)確的處理與整合，并將其加以保存，為后續(xù)檔案的查閱提供方便。

2 計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用中面臨的主要問題

2.1 檔案資源真實(shí)性存在風(fēng)險(xiǎn)

自進(jìn)行檔案整理的過程中，檔案中所保存的信息資源容易被刪除，并且不會(huì)留下相關(guān)痕跡，原本的資源就會(huì)失去根據(jù)。在這種情況下，這部分資源就無法通過簽發(fā)標(biāo)準(zhǔn)，一旦這樣就會(huì)對(duì)這部分材料的真實(shí)性留下疑問。

2.2 檔案資源保密性存在風(fēng)險(xiǎn)

在當(dāng)今科技時(shí)代背景下，通過網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備能夠獲取各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中的文件信息，更甚者多個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端能夠接收到同一終端的文件信息，在這種情況下對(duì)于部分需進(jìn)行保密的重要信息資源就會(huì)存在較大的風(fēng)險(xiǎn)，這也是技術(shù)部門重點(diǎn)攻克的問題。

2.3 檔案資源保留性存在風(fēng)險(xiǎn)

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的普及，目前我國各地區(qū)企事業(yè)單位已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)的普及，完成了無紙化辦公的轉(zhuǎn)變，而這種無紙化辦公的進(jìn)行需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)力量加以有效應(yīng)用。這種信息化辦公方式具有操作快捷、輕松的特點(diǎn)，只要通過計(jì)算機(jī)鍵盤的敲擊操作就能獲取目標(biāo)資源，可這種辦公方式也有一定弊端，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)突然中斷，那么就容易出現(xiàn)黑客及病毒的攻擊問題，致使整個(gè)辦公系統(tǒng)編程癱瘓狀態(tài)，任何操作都無法進(jìn)行，且會(huì)導(dǎo)致檔案資源的丟失等。

3 如何完善檔案管理中計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用

3.1 轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念

長期以來，我國各企事業(yè)單位收到傳統(tǒng)檔案管理工作思維的影響，不愿接受新的管理方式，無法落實(shí)新技術(shù)的引進(jìn)，影響工作效率。因此，機(jī)關(guān)單位首先應(yīng)沖破傳統(tǒng)束縛，轉(zhuǎn)變自身檔案管理工作的基本觀念，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的重要意義，形成信息化建設(shè)良好氛圍，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，積極引進(jìn)新技術(shù)與新設(shè)備，加強(qiáng)信息化檔案管理工作科學(xué)規(guī)劃，逐步提高信息化水平。

3.2 加強(qiáng)技術(shù)處理

檔案管理人員在落實(shí)資源管理工作過程中需要對(duì)大量信息資源進(jìn)行細(xì)致的分析、整合、歸檔與存儲(chǔ)等，一定要確保各項(xiàng)資源的及時(shí)接收以及合理、規(guī)范處理，只有加強(qiáng)技術(shù)處理，才能夠進(jìn)一步提高檔案資源的保護(hù)水平，同時(shí)，利用相應(yīng)的科技手段進(jìn)行目標(biāo)信息的重組，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用效果，對(duì)文件進(jìn)行及時(shí)歸檔。

3.3 提高檔案保存安全系數(shù)

正如我們上文所說，檔案信息資源的保密性在當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理過程中存在一定風(fēng)險(xiǎn)，為了能夠提高檔案信息的安全性，在對(duì)檔案資源信息進(jìn)行記錄的過程中應(yīng)在密封的介質(zhì)保護(hù)環(huán)境下進(jìn)行，通過這種方式防止進(jìn)行信息記錄的時(shí)候受到外界磁場的影響而產(chǎn)生安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，針對(duì)在短時(shí)間內(nèi)獲取的檔案資源信息在存儲(chǔ)操作時(shí)應(yīng)設(shè)置信息驗(yàn)證，防止檔案信息被人私自修改。

3.4 加強(qiáng)專項(xiàng)法規(guī)建設(shè)

在信息資源生成文本檔案時(shí)，要在完成信息的歸檔之后才能夠進(jìn)行存儲(chǔ)。為了防止檔案信息丟失而對(duì)相關(guān)工作造成影響，可利用各個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)電子檔案預(yù)先進(jìn)行保存，一旦信息丟失可以及時(shí)找回。各不同地區(qū)以及不同階段，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作需標(biāo)準(zhǔn)也需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，需要不斷對(duì)管理措施加以調(diào)整和完善，并保證管理措施的全面落實(shí)。為了能夠更加有效地確保資源的原始性與真實(shí)性，還應(yīng)就檔案管理工作制定專項(xiàng)制度體系與法律法規(guī)，提高管理制度的權(quán)威性，并對(duì)相關(guān)人員的行為加以約束，確保資源的真實(shí)性與保留性，防止惡意盜取機(jī)關(guān)內(nèi)部檔案信息行為的產(chǎn)生。

3.4 加強(qiáng)員工計(jì)算機(jī)信息技術(shù)培訓(xùn)

人員作為技術(shù)的載體，機(jī)關(guān)單位想要加強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)，那么就要重視人才的培養(yǎng)，定期組織管理人員參加專業(yè)性、系統(tǒng)性的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)，提高員工信息化操作水平，同時(shí)提高信息風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別以及風(fēng)險(xiǎn)的緊急處理能力，全面提高機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今科技飛速發(fā)展的時(shí)代背景下，我國機(jī)關(guān)單位應(yīng)積極跟隨時(shí)代發(fā)展潮流，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，并通過信息化工作實(shí)踐逐步對(duì)其中問題加以改善和解決，提高檔案信息處理速率與質(zhì)量，確保檔案信息的安全，從而為我國機(jī)關(guān)單位的現(xiàn)代化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。