試論事業單位數字化檔案管理工作

白宇

摘? ?要：如今社會已經步入了高度發展的信息化技術時代，科學技術的高速發展帶給人們很多的便利。特別是對信息化技術的應用，檔案管理工作也由此開始進入了數字化管理的高效時期。事業單位采用數字化檔案管理模式是對現代化科學技術應用的最佳體現，并成為了事業單位檔案管理的主要管理手段，但其中也存在著一些應用問題需要進行有效的解決。

關鍵詞：事業單位? 數字化檔案? 管理

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）07（a）-0173-02

事業單位中檔案管理工作占據著重要的地位。事業單位是屬于國家政府部門對基層的服務部門，是服務社會大眾的重要機構。隨著社會的發展和科學技術的提高，也為事業單位的工作提出了更高的要求，事業單位需要提高服務工作質量，就需要對工作模式進行優化和完善，應用信息化技術可以有效的提升事業單位的工作效率，也有效的完善了檔案管理工作的完整性和科學性。因此，事業單位檔案管理進行數字化建設是極為重要的途徑。

1? 當前事業單位檔案管理工作數字化工作所存在的不足

1.1 事業單位檔案管理數字化建設缺乏充足的經費支持

事業單位的檔案管理數字化建設，其不僅僅需要建立在一定的實踐基礎之上，還需要充足的時間和經費的支持。就目前的事業單位檔案管理工作而言，其需要將大量的紙質檔案進行整理匯總，并進行準確的分類，然后進行數據的輸入和儲存，其中涉及到大量的檔案數據的梳理，這為檔案管理工作帶來了十分巨大的工作量。并且這些工作需要很多人力和時間來完成，且需要配置先進的信息化科技設備來進行，而當前事業單位對檔案管理的投入資金還不足以支撐這些設備的購置，尤其是檔案管理的數字化建設除了對信息化設備的引進和軟件系統的配置外，還需要一定的設備維護和升級，這些也都需要大量的資金投入[1]。特別是在事業單位檔案管理數字化建設的初期，需要對非常多的數據進行整理和驗證篩選，無論人力還是物力都需要大量的投入和消耗[2]。而由于在資金上的不足，很多事業單位的檔案管理數字化建設工作出現了不同程度的停滯，管理的系統也存在著很多的漏洞，在一定程度上影響了事業單位檔案管理數字化建設的工作進程。

1.2 事業單位檔案管理數字化建設缺少足夠的重視

事業單位對檔案管理信息化不夠重視體現在沒有對檔案管理進行明確的建設目標建設。有工作目標才有工作的方向。所有的工作內容都要圍繞著具體的工作目標去進行，否則就是無用功。事業單位要結合其實際的工作情況并根據檔案管理的具體內容進行目標的設定。檔案管理數據化要建立在信息化設備的基礎上，如今信息技術的發展已經非常的成熟，各種科技設備和先進的技術都得到了廣泛的應用，極大的提高了社會方方面面的工作效率，其中網絡的應用也起到了極為重要的作用。事業單位將數字化技術應用到檔案管理工作當中也是對時代發展的順應，而且事業單位建立數字化檔案管理體系以及標準化模式的應用能夠將檔案管理的作用充分的利用起來，并做到最大化的發揮其功用，且更好地服務于大眾[3]。因此，事業單位要給予數字化檔案管理一定程度上的重視，加強完善數字化建設的硬件設施和軟件設備，有效的促進檔案數字化建設的工作進程。

1.3 缺少專業的檔案管理人才支持

檔案管理工作需要工作人員具備較高的專業素質，其也是提高檔案管理工作的規范化、系統化、科學化和合理化的前提條件。專業的檔案管理人員還能夠有效的提高檔案管理工作的效率，使檔案數據信息能夠分類準確、內容清晰、科學性強。目前事業單位檔案管理管理工作嚴重的缺乏具有專業水平的管理人才。管理人員的專業素質需要加強的專業性理論知識，并且還要有豐富的檔案管理經驗，其需要一個積累的過程。

2? 如何有效提高事業單位檔案管理數字化建設的有效解決辦法

2.1 將檔案管理數字化建設形成規范的管理體系

事業單位要想提高檔案管理工作的效率必須要對檔案管理進行建設數字化管理系統。事業單位的檔案管理工作是為人們大眾提供高質量、迅捷的檔案信息查詢服務，檔案的精準性、便捷性、全面性是做好檔案管理的標準。在檔案管理工作中，要將檔案信息做到具有全面細致、分類準確、內容詳細、描述清晰等特點，對檔案的記錄和信息的收集以及整理都要做到精確、科學合理。對檔案的保管也要做到完整、安全并具有極高的質量[4]。所以事業單位要根據實際的工作經驗，利用信息化設備進行檔案的有效整理、分類記錄，時刻維護信息數據的完整性和準確性，以促進檔案的有效利用價值提升。檔案管理數字化建設可以通過將檔案信息化處理其可以使檔案的信息有效的保存，條理清晰并具有極高的指向性與針對性，對信息的檢索和輸出要做到平衡對稱。并使檔案能夠更加合理的設置和使用。比如：通過檔案信息系統化，將大量的檔案進行準確分類，事業單位的工作人員可以通過主要的關鍵詞對檔案進行檢索并準確的找到需要的檔案，通過簡單的詞匯線索就可以將完整的檔案信息進行提取出來，極大的提高了檔案信息查詢的速度和效率。此外，事業單位還可以通過信息加密進行機密檔案的管理，將一些重要的檔案文件進行加密設置和訪問權限設置，這樣就極大的提高了檔案的安全性和保密性。

2.2 要對事業單位檔案管理數字化建設確立準確的工作重點

要為事業單位的檔案管理數字化建設制定準確的工作目標和工作重心。讓檔案管理工作能夠圍繞著目標去快速有效的執行。隨著市場經濟的不斷進步，網絡的廣泛應用，工作重心不變的情況下提高工作效率就需要事業單位在工作模式和方法上做出轉變。尤其是針對檔案管理的特性要求，檔案工作本身就需要進行精確化、高效化、高質量化的執行。通過信息化技術工具的幫助能夠快速的掌握這些特點并做到檔案管理工作的最佳優化，因此，事業單位要充分的明確工作重點，將檔案管理作為工作重點，積極地對其進行數字化建設，以提高對人們的信息服務水平。

2.3 提高事業單位檔案管理工作人員的專業水平

事業單位要對檔案管理人員的專業知識進行定期的培訓，以保證工作人員專業素質和文化素質的提升能夠滿足檔案管理工作的基本需要，尤其是對專業檔案管理人才和專業化檔案管理團隊的建設和培養。特別是對事業單位檔案管理工作的高效率完成，將事業單位的工作能效有效的提升。事業單位可以通過面向社會大眾進行公開的專業檔案管理人才的招聘，并對現有的檔案管理人員進行科學的考評，以發現其工作上的不足并有針對性地進行培養和提升，并將檔案管理工作人員的工作與績效進行有效連接，并納入到工作績效之內，這樣可以極大的激發檔案管理工作人員的工作熱情和積極性，以便提高其檔案管理工作的效率，促進事業單位的穩步發展。

3? 結語

在如今的信息時代技術高速的發展之下，事業單位檔案管理數字化建設已經勢在必行，這也是事業單位的工作模式適應時代發展的必然結果。從長遠的發展目標來看，事業單位的檔案管理數字化建設也能夠充分的起到對社會發展進步提供充足支持的作用，目前的事業單位檔案管理工作還需要進一步完善，期望其可以為社會的進步做出杰出的貢獻。

參考文獻

[1] 竇穎.談數字化檔案管理在事業單位中的應用[J].辦公室業務，2018（17）：80.

[2] 董曉聲.試論新形勢下事業單位檔案管理與創新[J].辦公室業務，2018（15）：76-77.

[3] 柳永馗.行政事業單位檔案數字化管理剖析[J].中國管理信息化，2018，21（12）：182-183.

[4] 蔡靜敏.基于數字化的事業單位檔案管理探討[J].辦公室業務，2018（11）：82.