試論事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作

白宇

摘? ?要：如今社會(huì)已經(jīng)步入了高度發(fā)展的信息化技術(shù)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展帶給人們很多的便利。特別是對信息化技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作也由此開始進(jìn)入了數(shù)字化管理的高效時(shí)期。事業(yè)單位采用數(shù)字化檔案管理模式是對現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的最佳體現(xiàn)，并成為了事業(yè)單位檔案管理的主要管理手段，但其中也存在著一些應(yīng)用問題需要進(jìn)行有效的解決。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 數(shù)字化檔案? 管理

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）07（a）-0173-02

事業(yè)單位中檔案管理工作占據(jù)著重要的地位。事業(yè)單位是屬于國家政府部門對基層的服務(wù)部門，是服務(wù)社會(huì)大眾的重要機(jī)構(gòu)。隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的提高，也為事業(yè)單位的工作提出了更高的要求，事業(yè)單位需要提高服務(wù)工作質(zhì)量，就需要對工作模式進(jìn)行優(yōu)化和完善，應(yīng)用信息化技術(shù)可以有效的提升事業(yè)單位的工作效率，也有效的完善了檔案管理工作的完整性和科學(xué)性。因此，事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)是極為重要的途徑。

1? 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字化工作所存在的不足

1.1 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)缺乏充足的經(jīng)費(fèi)支持

事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)，其不僅僅需要建立在一定的實(shí)踐基礎(chǔ)之上，還需要充足的時(shí)間和經(jīng)費(fèi)的支持。就目前的事業(yè)單位檔案管理工作而言，其需要將大量的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理匯總，并進(jìn)行準(zhǔn)確的分類，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)的輸入和儲(chǔ)存，其中涉及到大量的檔案數(shù)據(jù)的梳理，這為檔案管理工作帶來了十分巨大的工作量。并且這些工作需要很多人力和時(shí)間來完成，且需要配置先進(jìn)的信息化科技設(shè)備來進(jìn)行，而當(dāng)前事業(yè)單位對檔案管理的投入資金還不足以支撐這些設(shè)備的購置，尤其是檔案管理的數(shù)字化建設(shè)除了對信息化設(shè)備的引進(jìn)和軟件系統(tǒng)的配置外，還需要一定的設(shè)備維護(hù)和升級(jí)，這些也都需要大量的資金投入[1]。特別是在事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的初期，需要對非常多的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和驗(yàn)證篩選，無論人力還是物力都需要大量的投入和消耗[2]。而由于在資金上的不足，很多事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作出現(xiàn)了不同程度的停滯，管理的系統(tǒng)也存在著很多的漏洞，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作進(jìn)程。

1.2 事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)缺少足夠的重視

事業(yè)單位對檔案管理信息化不夠重視體現(xiàn)在沒有對檔案管理進(jìn)行明確的建設(shè)目標(biāo)建設(shè)。有工作目標(biāo)才有工作的方向。所有的工作內(nèi)容都要圍繞著具體的工作目標(biāo)去進(jìn)行，否則就是無用功。事業(yè)單位要結(jié)合其實(shí)際的工作情況并根據(jù)檔案管理的具體內(nèi)容進(jìn)行目標(biāo)的設(shè)定。檔案管理數(shù)據(jù)化要建立在信息化設(shè)備的基礎(chǔ)上，如今信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)非常的成熟，各種科技設(shè)備和先進(jìn)的技術(shù)都得到了廣泛的應(yīng)用，極大的提高了社會(huì)方方面面的工作效率，其中網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用也起到了極為重要的作用。事業(yè)單位將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作當(dāng)中也是對時(shí)代發(fā)展的順應(yīng)，而且事業(yè)單位建立數(shù)字化檔案管理體系以及標(biāo)準(zhǔn)化模式的應(yīng)用能夠?qū)n案管理的作用充分的利用起來，并做到最大化的發(fā)揮其功用，且更好地服務(wù)于大眾[3]。因此，事業(yè)單位要給予數(shù)字化檔案管理一定程度上的重視，加強(qiáng)完善數(shù)字化建設(shè)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)備，有效的促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的工作進(jìn)程。

1.3 缺少專業(yè)的檔案管理人才支持

檔案管理工作需要工作人員具備較高的專業(yè)素質(zhì)，其也是提高檔案管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化和合理化的前提條件。專業(yè)的檔案管理人員還能夠有效的提高檔案管理工作的效率，使檔案數(shù)據(jù)信息能夠分類準(zhǔn)確、內(nèi)容清晰、科學(xué)性強(qiáng)。目前事業(yè)單位檔案管理管理工作嚴(yán)重的缺乏具有專業(yè)水平的管理人才。管理人員的專業(yè)素質(zhì)需要加強(qiáng)的專業(yè)性理論知識(shí)，并且還要有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，其需要一個(gè)積累的過程。

2? 如何有效提高事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效解決辦法

2.1 將檔案管理數(shù)字化建設(shè)形成規(guī)范的管理體系

事業(yè)單位要想提高檔案管理工作的效率必須要對檔案管理進(jìn)行建設(shè)數(shù)字化管理系統(tǒng)。事業(yè)單位的檔案管理工作是為人們大眾提供高質(zhì)量、迅捷的檔案信息查詢服務(wù)，檔案的精準(zhǔn)性、便捷性、全面性是做好檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。在檔案管理工作中，要將檔案信息做到具有全面細(xì)致、分類準(zhǔn)確、內(nèi)容詳細(xì)、描述清晰等特點(diǎn)，對檔案的記錄和信息的收集以及整理都要做到精確、科學(xué)合理。對檔案的保管也要做到完整、安全并具有極高的質(zhì)量[4]。所以事業(yè)單位要根據(jù)實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，利用信息化設(shè)備進(jìn)行檔案的有效整理、分類記錄，時(shí)刻維護(hù)信息數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，以促進(jìn)檔案的有效利用價(jià)值提升。檔案管理數(shù)字化建設(shè)可以通過將檔案信息化處理其可以使檔案的信息有效的保存，條理清晰并具有極高的指向性與針對性，對信息的檢索和輸出要做到平衡對稱。并使檔案能夠更加合理的設(shè)置和使用。比如：通過檔案信息系統(tǒng)化，將大量的檔案進(jìn)行準(zhǔn)確分類，事業(yè)單位的工作人員可以通過主要的關(guān)鍵詞對檔案進(jìn)行檢索并準(zhǔn)確的找到需要的檔案，通過簡單的詞匯線索就可以將完整的檔案信息進(jìn)行提取出來，極大的提高了檔案信息查詢的速度和效率。此外，事業(yè)單位還可以通過信息加密進(jìn)行機(jī)密檔案的管理，將一些重要的檔案文件進(jìn)行加密設(shè)置和訪問權(quán)限設(shè)置，這樣就極大的提高了檔案的安全性和保密性。

2.2 要對事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)確立準(zhǔn)確的工作重點(diǎn)

要為事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)制定準(zhǔn)確的工作目標(biāo)和工作重心。讓檔案管理工作能夠圍繞著目標(biāo)去快速有效的執(zhí)行。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，工作重心不變的情況下提高工作效率就需要事業(yè)單位在工作模式和方法上做出轉(zhuǎn)變。尤其是針對檔案管理的特性要求，檔案工作本身就需要進(jìn)行精確化、高效化、高質(zhì)量化的執(zhí)行。通過信息化技術(shù)工具的幫助能夠快速的掌握這些特點(diǎn)并做到檔案管理工作的最佳優(yōu)化，因此，事業(yè)單位要充分的明確工作重點(diǎn)，將檔案管理作為工作重點(diǎn)，積極地對其進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)，以提高對人們的信息服務(wù)水平。

2.3 提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)水平

事業(yè)單位要對檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)進(jìn)行定期的培訓(xùn)，以保證工作人員專業(yè)素質(zhì)和文化素質(zhì)的提升能夠滿足檔案管理工作的基本需要，尤其是對專業(yè)檔案管理人才和專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)和培養(yǎng)。特別是對事業(yè)單位檔案管理工作的高效率完成，將事業(yè)單位的工作能效有效的提升。事業(yè)單位可以通過面向社會(huì)大眾進(jìn)行公開的專業(yè)檔案管理人才的招聘，并對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行科學(xué)的考評(píng)，以發(fā)現(xiàn)其工作上的不足并有針對性地進(jìn)行培養(yǎng)和提升，并將檔案管理工作人員的工作與績效進(jìn)行有效連接，并納入到工作績效之內(nèi)，這樣可以極大的激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情和積極性，以便提高其檔案管理工作的效率，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。

3? 結(jié)語

在如今的信息時(shí)代技術(shù)高速的發(fā)展之下，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)勢在必行，這也是事業(yè)單位的工作模式適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果。從長遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)來看，事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)也能夠充分的起到對社會(huì)發(fā)展進(jìn)步提供充足支持的作用，目前的事業(yè)單位檔案管理工作還需要進(jìn)一步完善，期望其可以為社會(huì)的進(jìn)步做出杰出的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[3] 柳永馗.行政事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理剖析[J].中國管理信息化，2018，21（12）：182-183.

[4] 蔡靜敏.基于數(shù)字化的事業(yè)單位檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（11）：82.