企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題分析及創(chuàng)新措施

摘?要：人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。文章主要就企業(yè)人事檔案管理出現(xiàn)的矛盾和問(wèn)題以及檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行深入分析，并提出創(chuàng)新性的解決措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案;管理問(wèn)題;解決措施

一、 引言

人事檔案，顧名思義，是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、學(xué)歷、政治面貌、思想品德、生活作風(fēng)、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)等個(gè)人情況的文件資料或電子信息，它起著參考、依據(jù)、憑證的作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)人事檔案管理工作出現(xiàn)了一些新的矛盾和問(wèn)題。

二、 企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)薄弱

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷推動(dòng)下，大家逐漸淡化了對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。一些人認(rèn)為，現(xiàn)代企業(yè)選人用人的標(biāo)準(zhǔn)是看應(yīng)聘者的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)不太注重應(yīng)聘者的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、學(xué)習(xí)成績(jī)，這樣就會(huì)給大家一種誤區(qū)，人事檔案的作用是微乎其微的;還有一些人認(rèn)為，人事檔案的管理是專(zhuān)業(yè)人士的工作，與自己并無(wú)關(guān)系，認(rèn)為人事檔案是“身外之物”，可有可無(wú)，要用時(shí)想到，不用時(shí)不要，認(rèn)為人事檔案根本不影響自己的發(fā)展，有意無(wú)意地就遺棄了檔案。這些情況說(shuō)明，大家對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)度和重視度是不足的。

（二）人事檔案內(nèi)部缺乏統(tǒng)一性、時(shí)效性及連續(xù)性

人事檔案內(nèi)容比較廣泛，需要填寫(xiě)的表冊(cè)很多，有時(shí)產(chǎn)生一表與另一表內(nèi)容不相符的現(xiàn)象。有時(shí)甚至連重要的出身日期，參加工作時(shí)間，入黨團(tuán)時(shí)間等內(nèi)容都填寫(xiě)不一致，造成這種情況的原因，填寫(xiě)人沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待，個(gè)別人出于私利和需要，在填寫(xiě)檔案材料時(shí)，不嚴(yán)肅認(rèn)真，填寫(xiě)的檔案材料內(nèi)容前后不一致，造成檔案內(nèi)容不詳實(shí)。

（三）企業(yè)人事檔案管理忽視相對(duì)人知情權(quán)

先行的人事檔案管理制度，從某種意義上講，已經(jīng)剝奪了人事檔案相對(duì)人應(yīng)當(dāng)享有的基本民主權(quán)利。例如，幾乎所有的人事檔案管理制度都清一色地規(guī)定：不允許本人查閱自己的人事檔案及其直系親屬的檔案。隨著我國(guó)社會(huì)主義民主制度的逐步健全，如果依然沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的用“人事檔案控制人”的思維模式來(lái)管理人事檔案，那么人事檔案管理改革就不可能有根本性的突破。

（四）員工人事檔案丟失或損毀的風(fēng)險(xiǎn)

目前，據(jù)《京華時(shí)報(bào)》報(bào)道，北京一名現(xiàn)年63歲的呂先生因原單位將其檔案弄丟，無(wú)法辦理正常退休而提出索賠經(jīng)濟(jì)損失120萬(wàn)元的巨額訴訟。該案受到了社會(huì)的廣泛關(guān)注，不僅是由于案件索賠金額過(guò)大，涉及證據(jù)取證困難，案件當(dāng)事人即將退休需要享受養(yǎng)老待遇等多重因素，矛盾重重，比較棘手。

三、 人事檔案管理的創(chuàng)新措施

筆者結(jié)合自身處理實(shí)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)法律規(guī)定，對(duì)人事檔案管理提出如下建議。

（一）加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)

對(duì)于人事檔案的意識(shí)薄弱的現(xiàn)象，有必要加強(qiáng)人事檔案意識(shí)的宣傳工作。文章建議從學(xué)生中開(kāi)始宣傳，目前的檔案中最早的材料基本上是初中時(shí)期填寫(xiě)的，比如入團(tuán)志愿書(shū)、初中畢業(yè)生登記表等材料，往往出現(xiàn)前后數(shù)據(jù)不一致的現(xiàn)象，很多人說(shuō)，當(dāng)時(shí)不知道這些材料的重要性，瞎填的或找別人代填的。還可以通過(guò)講述具體的實(shí)例宣傳人事檔案工作，目的是讓大家能夠充分地認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性，認(rèn)識(shí)到人事檔案背后重要的是人事檔案關(guān)系。

（二）擴(kuò)大人事檔案資料的收集范圍，完善人事檔案內(nèi)容

現(xiàn)在，人事檔案的材料收集重點(diǎn)側(cè)重于對(duì)個(gè)人歷史記錄材料的收集，材料呈現(xiàn)相對(duì)靜態(tài)，針對(duì)這種情況，我們有必要擴(kuò)大材料的收集范圍，不僅要包括個(gè)人歷史記錄，還要包括政治歷史材料、現(xiàn)實(shí)工作成績(jī)、個(gè)人職業(yè)能力、職業(yè)道德和專(zhuān)業(yè)水平及個(gè)人缺點(diǎn)，失誤乃至違法亂紀(jì)的材料，還應(yīng)將個(gè)人誠(chéng)信情況納入人事檔案收集范圍，進(jìn)而更加全面的完善人事檔案的內(nèi)容，增強(qiáng)個(gè)人的誠(chéng)信意識(shí)，促進(jìn)社會(huì)誠(chéng)信體系的建設(shè)，切實(shí)為用人單位提供參考。

（三）人事檔案相對(duì)人的權(quán)利保障問(wèn)題

首先，通過(guò)修改有關(guān)的人事檔案管理規(guī)范、管理制度，刪除以往的不合理規(guī)定。其次，明確規(guī)定人事檔案的相對(duì)人可以通過(guò)授權(quán)方式，查看本人的人事檔案信息內(nèi)容。再次，允許相對(duì)人對(duì)人事檔案的有關(guān)內(nèi)容提出有證據(jù)支持的合理修改申請(qǐng)要求，在認(rèn)真核查的情況下，更正不正確的人事檔案內(nèi)容，但應(yīng)保留相關(guān)的申請(qǐng)材料和更正依據(jù)材料。最后，國(guó)家應(yīng)當(dāng)允許有關(guān)人員查閱其直系親屬的人事檔案材料，但如果人事檔案的相對(duì)人在世時(shí)，則必須得到其書(shū)面授權(quán)后，方可查閱;如果人事檔案的相對(duì)人已經(jīng)辭世，人事檔案的管理部門(mén)則應(yīng)在審核查閱人的利用申請(qǐng)，并認(rèn)為符合有關(guān)規(guī)定后，允許其查閱相關(guān)檔案的復(fù)制件。

（四）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和自身素質(zhì)

在人事檔案管理過(guò)程中，人始終是最重要的。要推進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，就要努力提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和自身的素質(zhì)，努力培養(yǎng)員工之間的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，對(duì)檔案管理人員的職業(yè)技能、職業(yè)道德進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，多層次的復(fù)合型人才，用現(xiàn)代化的科學(xué)知識(shí)武裝檔案管理人員的頭腦，拓寬檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域，提高自身整體素質(zhì)和工作能力，為人事檔案管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)建議推行企業(yè)人事檔案管理人員持證上崗制度，明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)日常管理。

四、 結(jié)語(yǔ)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，人事檔案管理也發(fā)生了很大的變化，內(nèi)容更加豐富，但在實(shí)際工作中也出現(xiàn)了諸多問(wèn)題。檔案管理人員要解放思想、實(shí)事求是、與時(shí)俱進(jìn)、在實(shí)踐中建立健全人事檔案管理新模式，提升自身的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，提升服務(wù)水平，為企業(yè)的發(fā)展和員工的進(jìn)步貢獻(xiàn)自己的力量。

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作者簡(jiǎn)介：王海蓉，中石化西北油田分公司油田工程服務(wù)中心。