企業人事檔案管理存在的問題分析及創新措施

摘?要：人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。管好用好人事檔案，對人才資源開發起著重要作用。文章主要就企業人事檔案管理出現的矛盾和問題以及檔案丟失的風險進行深入分析，并提出創新性的解決措施。

關鍵詞：人事檔案;管理問題;解決措施

一、 引言

人事檔案，顧名思義，是記錄一個人的主要經歷、學歷、政治面貌、思想品德、生活作風、學習和工作表現等個人情況的文件資料或電子信息，它起著參考、依據、憑證的作用。隨著經濟社會的發展，企業人事檔案管理工作出現了一些新的矛盾和問題。

二、 企業人事檔案管理存在的問題

（一）檔案意識薄弱

在市場經濟的不斷推動下，大家逐漸淡化了對人事檔案重要性的認識。一些人認為，現代企業選人用人的標準是看應聘者的現實表現不太注重應聘者的工作經歷、學歷、學習成績，這樣就會給大家一種誤區，人事檔案的作用是微乎其微的;還有一些人認為，人事檔案的管理是專業人士的工作，與自己并無關系，認為人事檔案是“身外之物”，可有可無，要用時想到，不用時不要，認為人事檔案根本不影響自己的發展，有意無意地就遺棄了檔案。這些情況說明，大家對人事檔案的認識度和重視度是不足的。

（二）人事檔案內部缺乏統一性、時效性及連續性

人事檔案內容比較廣泛，需要填寫的表冊很多，有時產生一表與另一表內容不相符的現象。有時甚至連重要的出身日期，參加工作時間，入黨團時間等內容都填寫不一致，造成這種情況的原因，填寫人沒有認真對待，個別人出于私利和需要，在填寫檔案材料時，不嚴肅認真，填寫的檔案材料內容前后不一致，造成檔案內容不詳實。

（三）企業人事檔案管理忽視相對人知情權

先行的人事檔案管理制度，從某種意義上講，已經剝奪了人事檔案相對人應當享有的基本民主權利。例如，幾乎所有的人事檔案管理制度都清一色地規定：不允許本人查閱自己的人事檔案及其直系親屬的檔案。隨著我國社會主義民主制度的逐步健全，如果依然沿用計劃經濟時代的用“人事檔案控制人”的思維模式來管理人事檔案，那么人事檔案管理改革就不可能有根本性的突破。

（四）員工人事檔案丟失或損毀的風險

目前，據《京華時報》報道，北京一名現年63歲的呂先生因原單位將其檔案弄丟，無法辦理正常退休而提出索賠經濟損失120萬元的巨額訴訟。該案受到了社會的廣泛關注，不僅是由于案件索賠金額過大，涉及證據取證困難，案件當事人即將退休需要享受養老待遇等多重因素，矛盾重重，比較棘手。

三、 人事檔案管理的創新措施

筆者結合自身處理實務的經驗及相關法律規定，對人事檔案管理提出如下建議。

（一）加強宣傳，增強人們的檔案意識

對于人事檔案的意識薄弱的現象，有必要加強人事檔案意識的宣傳工作。文章建議從學生中開始宣傳，目前的檔案中最早的材料基本上是初中時期填寫的，比如入團志愿書、初中畢業生登記表等材料，往往出現前后數據不一致的現象，很多人說，當時不知道這些材料的重要性，瞎填的或找別人代填的。還可以通過講述具體的實例宣傳人事檔案工作，目的是讓大家能夠充分地認識到人事檔案的重要性，認識到人事檔案背后重要的是人事檔案關系。

（二）擴大人事檔案資料的收集范圍，完善人事檔案內容

現在，人事檔案的材料收集重點側重于對個人歷史記錄材料的收集，材料呈現相對靜態，針對這種情況，我們有必要擴大材料的收集范圍，不僅要包括個人歷史記錄，還要包括政治歷史材料、現實工作成績、個人職業能力、職業道德和專業水平及個人缺點，失誤乃至違法亂紀的材料，還應將個人誠信情況納入人事檔案收集范圍，進而更加全面的完善人事檔案的內容，增強個人的誠信意識，促進社會誠信體系的建設，切實為用人單位提供參考。

（三）人事檔案相對人的權利保障問題

首先，通過修改有關的人事檔案管理規范、管理制度，刪除以往的不合理規定。其次，明確規定人事檔案的相對人可以通過授權方式，查看本人的人事檔案信息內容。再次，允許相對人對人事檔案的有關內容提出有證據支持的合理修改申請要求，在認真核查的情況下，更正不正確的人事檔案內容，但應保留相關的申請材料和更正依據材料。最后，國家應當允許有關人員查閱其直系親屬的人事檔案材料，但如果人事檔案的相對人在世時，則必須得到其書面授權后，方可查閱;如果人事檔案的相對人已經辭世，人事檔案的管理部門則應在審核查閱人的利用申請，并認為符合有關規定后，允許其查閱相關檔案的復制件。

（四）提高檔案管理人員的專業素質和自身素質

在人事檔案管理過程中，人始終是最重要的。要推進檔案管理工作的開展，就要努力提高檔案管理人員的專業素養和自身的素質，努力培養員工之間的團隊合作意識，對檔案管理人員的職業技能、職業道德進行專業化的培訓，多層次的復合型人才，用現代化的科學知識武裝檔案管理人員的頭腦，拓寬檔案管理人員的知識領域，提高自身整體素質和工作能力，為人事檔案管理打下扎實的基礎。同時建議推行企業人事檔案管理人員持證上崗制度，明確崗位職責，加強日常管理。

四、 結語

隨著經濟社會的不斷發展，人事檔案管理也發生了很大的變化，內容更加豐富，但在實際工作中也出現了諸多問題。檔案管理人員要解放思想、實事求是、與時俱進、在實踐中建立健全人事檔案管理新模式，提升自身的專業素質，提升服務水平，為企業的發展和員工的進步貢獻自己的力量。

參考文獻：

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作者簡介：王海蓉，中石化西北油田分公司油田工程服務中心。