大數(shù)據(jù)時代背景下戶籍檔案數(shù)字化管理路徑分析

王靜梅

摘? 要：戶籍檔案是記錄公民戶籍信息的重要資料，關(guān)系到公民的切身利益。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，戶籍檔案也迎來了數(shù)字化改革，不僅為戶籍檔案的管理提供了新的思路和技術(shù)，同時也方便民眾快速、準(zhǔn)確地查詢個人戶籍信息，進一步提升檔案工作者的服務(wù)質(zhì)量，更有利于推動中國戶籍制度改革順利開展。因此，針對戶籍檔案數(shù)字化管理路徑的探索是非常有必要的。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;戶籍檔案;數(shù)字化;管理

1 大數(shù)據(jù)時代下的戶籍檔案

所謂大數(shù)據(jù)，一般認(rèn)為是指無法在短時間內(nèi)借助軟硬件工具和相關(guān)技術(shù)來獲取及處理的數(shù)據(jù)集合，表現(xiàn)出數(shù)量巨大、模態(tài)繁多、生成速度快、密度較低、價值較大的特點。[1]大數(shù)據(jù)時代是一個全新的時代。在這個時代背景下，數(shù)據(jù)不是工具，而是一種核心資產(chǎn)。[2]無論是黨政機構(gòu)，還是企業(yè)和個人，都要樹立全新的數(shù)據(jù)意識，繼而學(xué)習(xí)全新的數(shù)據(jù)處理方法，以應(yīng)對數(shù)據(jù)所帶來的革命性變化。

對于戶籍檔案管理來說，同樣無法回避大數(shù)據(jù)時代所帶來的影響。大數(shù)據(jù)時代對戶籍檔案的影響最顯著的特點就是戶籍檔案的數(shù)字化加工。與傳統(tǒng)的戶籍檔案管理相比，經(jīng)過數(shù)字化加工的戶籍檔案具有提升管理效率、查詢更為便捷和高度共享等優(yōu)勢。

2 大數(shù)據(jù)時代戶籍檔案數(shù)字化管理面臨的困境

中國農(nóng)村人口仍然占中國總?cè)丝诘慕^大多數(shù)，而眾多農(nóng)村人口戶籍檔案的管理都是依靠基層公安機關(guān)，也就是當(dāng)?shù)嘏沙鏊涂h公安局在管理。加強公民戶籍檔案數(shù)字化管理并不是簡單的購置相關(guān)數(shù)據(jù)軟件就能夠?qū)崿F(xiàn)的，而是要在理念、技術(shù)等多個層面轉(zhuǎn)變，繼而能夠推動戶籍檔案數(shù)字化管理。目前戶籍檔案數(shù)字化管理的困境主要體現(xiàn)在發(fā)展不均衡、再整理困難、人才短缺和標(biāo)準(zhǔn)不一等四方面。

2.1 區(qū)域發(fā)展不均衡問題。我國東部、中部和西部地區(qū)發(fā)展不平衡，城市和農(nóng)村發(fā)展不平衡，而區(qū)域發(fā)展不平衡必然會對戶籍檔案數(shù)字化管理產(chǎn)生重要影響。

雖然改革開放的四十年來，我國經(jīng)濟發(fā)展速度非常快，城鎮(zhèn)化步伐也不斷加快，但區(qū)域發(fā)展差異仍然非常明顯。尤其是西部一些基層地區(qū)，經(jīng)濟欠發(fā)達(dá)，當(dāng)?shù)卣w基礎(chǔ)設(shè)施落后，所以許多基層公安部門所建立的戶籍檔案仍然是以紙質(zhì)檔案為主，檔案數(shù)字化加工程度非常低。尤其是在一些地理位置偏遠(yuǎn)地區(qū)，戶籍檔案的收集、整理都非常落后，而且是以手工為主，已經(jīng)跟不上時代發(fā)展的步伐。正是因為區(qū)域發(fā)展的不平衡性，導(dǎo)致各地區(qū)戶籍檔案的管理水平呈現(xiàn)不均衡性。

2.2 檔案信息再整理的難題。傳統(tǒng)檔案管理工作中因為日積月累了很多信息，所以導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案部門形成了繁雜的數(shù)據(jù)，使得本來就十分有限的空間被進一步壓縮。因此，要實現(xiàn)戶籍檔案數(shù)字化管理，則必須要對過去的檔案資源進行再整理。

雖然已經(jīng)有很多地區(qū)的基層公安部門已經(jīng)實現(xiàn)了戶籍檔案數(shù)字化管理，但因為不再受儲存空間的限制，所以工作中會遺留很多重復(fù)的數(shù)據(jù)，可能出現(xiàn)戶籍檔案信息資源在多個地方被數(shù)字化，形成大量冗余的檔案信息資源，增加檔案管理者的工作難度。因此，要實現(xiàn)對戶籍檔案數(shù)字化管理的科學(xué)性和有效性，則需要對相關(guān)冗余數(shù)據(jù)進行清理，而這是一個繁瑣的工程，需要耗費大量的人力。

2.3 缺少綜合型檔案管理人才。要實現(xiàn)對戶籍檔案的數(shù)字化管理，則必須要有懂得大數(shù)據(jù)分析以及應(yīng)用技術(shù)的人才。目前面臨的很大一個問題就是缺少既懂得大數(shù)據(jù)技術(shù)又懂得檔案管理的專業(yè)人才。[3]尤其是一些經(jīng)濟欠發(fā)達(dá)地區(qū)，難以吸引到這樣復(fù)合型人才去工作，原有的管理人員結(jié)構(gòu)和知識儲備都非常落后，而且也缺少學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機會，對數(shù)字化檔案管理知識也知之甚少，從而影響戶籍檔案的數(shù)字化管理的實現(xiàn)。

2.4 數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)不一的問題。隨著大數(shù)據(jù)應(yīng)用的范圍越來越廣泛，全國自上至下很多部門都已經(jīng)認(rèn)識到了對檔案實施數(shù)字化管理的重要性，并根據(jù)單位工作需要逐步實施檔案管理數(shù)字化。但對于戶籍檔案管理工作來說，因為全國缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，而且存儲檔案數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)也不一樣，所以很多地方戶籍檔案數(shù)字管理都只是“各自為政”，這樣既不利于溝通，也不利于協(xié)同建設(shè)。

3 大數(shù)據(jù)時代戶籍檔案數(shù)字化管理路徑

大數(shù)據(jù)時代下的戶籍檔案的管理，需要的是創(chuàng)新的管理模式和服務(wù)體系，要使大數(shù)據(jù)技術(shù)和戶籍檔案資源得到最大限度的使用，最終達(dá)到提升管理效率、更好服務(wù)人民群眾的目的。

3.1 構(gòu)建戶籍檔案數(shù)字化管理平臺。要優(yōu)化當(dāng)前戶籍檔案管理模式，必須先要構(gòu)建戶籍檔案數(shù)字化管理平臺。戶籍檔案數(shù)字化管理很重要的一個方面就是重視數(shù)字技術(shù)和存儲技術(shù)，而在實際應(yīng)用的時候還應(yīng)該針對戶籍檔案管理模式所必需具備的特殊的功能做相應(yīng)的劃分，借助基礎(chǔ)平臺確保基層公安部門戶籍檔案數(shù)字化管理框架可以成形。

數(shù)字化管理平臺的打造是戶籍檔案數(shù)字化管理模式得以構(gòu)建的關(guān)鍵所在，其主要是通過應(yīng)用服務(wù)功能來體現(xiàn)，從而達(dá)到展現(xiàn)整個戶籍檔案數(shù)字化模式機制系統(tǒng)功能的目的，并使得數(shù)字化技術(shù)能夠在管理平臺中充分發(fā)揮作用。

在具體構(gòu)建的過程中，需要有專業(yè)的軟件開發(fā)團隊來具體操作，并結(jié)合戶籍檔案數(shù)字化管理模式的特質(zhì)來設(shè)置信息服務(wù)平臺;信息服務(wù)平臺是構(gòu)建在基礎(chǔ)應(yīng)用平臺之上的，具有檔案索引、分析等重要功能。構(gòu)建管理平臺應(yīng)該結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶嶋H情況，根據(jù)地區(qū)特色與使用習(xí)慣來設(shè)計相應(yīng)的模板。同時，在這個期間可以借鑒其他地區(qū)的檔案管理平臺的設(shè)置來對一些細(xì)節(jié)指令方面進行進一步的完善，以確保基層公安本戶籍檔案數(shù)字化服務(wù)平臺專業(yè)性和可行性得以體現(xiàn)，實現(xiàn)“智慧服務(wù)”和“個性服務(wù)”。[4]

3.2 重視平臺硬件、軟件的建設(shè)和系統(tǒng)功能維護。構(gòu)建戶籍檔案數(shù)字管理平臺之后，要使這個平臺正常運轉(zhuǎn)，還必須要重視平臺的軟件建設(shè)和對系統(tǒng)功能的維護。

戶籍檔案資源的搜集、整理、分類、存儲等都需要借助計算的軟件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，所以基層公安部門需要根據(jù)單位的實際情況為平臺添加必要的設(shè)備，比如大數(shù)據(jù)存儲云、計算機終端、檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化掃描儀、數(shù)碼攝像機和相機等這些設(shè)備都是檔案數(shù)字化管理的必要設(shè)備。因為數(shù)字化的戶籍檔案信息資源量非常大，同時涉及到公民的個人信息，所以安全性要求也非常高，故而有條件的單位還可以考慮使用在線或者離線的儲存設(shè)備，比如使用SAN這些基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的存儲構(gòu)架海量存儲設(shè)備等等。除了重視硬件建設(shè)以外，還要重視戶籍檔案管理系統(tǒng)的軟件建設(shè)。戶籍檔案數(shù)字化管理平臺的具體運作還是依靠軟件，正是這些軟件的存在，替代了大量的檔案工作人員，并在檔案信息的搜集、整理、管理、利用等方面發(fā)揮了重要的作用。

對于已經(jīng)開展戶籍檔案數(shù)字化建設(shè)的單位來說，則要為數(shù)字檔案平臺匹配與之相適應(yīng)的軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)是一個相對復(fù)雜的工程，而且涉及到標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和多項業(yè)務(wù)功能的需求，使得基層派出所很難直接對其負(fù)責(zé)，所以至少需要縣級及以上的公安部門的幫助，助其在數(shù)字檔案管理平臺設(shè)計方面的延伸，投入相應(yīng)的人力和物力加以建設(shè)，發(fā)揮其作用。

戶籍檔案數(shù)字化管理除了重視硬件和軟件的建設(shè)之外，還必須要重視對系統(tǒng)功能的維護。這里主要是對平臺功能性質(zhì)的劃分和校驗，對整個管理平臺系統(tǒng)的邏輯性進行進一步的梳理，針對系統(tǒng)功能的維護進行重點設(shè)置。基層公安部門在數(shù)字化戶籍檔案模式下，每天都要承擔(dān)大量的數(shù)據(jù)流量傳輸負(fù)擔(dān)，而在人口普查或者國家頒布與農(nóng)村發(fā)展相關(guān)政策時，都是數(shù)據(jù)檢索的高峰期，很容易造成系統(tǒng)運行緩慢甚至癱瘓。這些潛在的問題可能給檔案管理工作人員造成障礙，所以應(yīng)該重視進一步完善系統(tǒng)功能模塊的維護，同時利用后接口以及備用建模系統(tǒng)集成來監(jiān)控一些異常行為，并及時制定相應(yīng)的解決方案，確保戶籍檔案數(shù)字管理平臺能夠平穩(wěn)運行，在使用的高峰期保證正常使用。

3.3 強化大數(shù)據(jù)意識，重視大數(shù)據(jù)人才的培養(yǎng)和技術(shù)創(chuàng)新。大數(shù)據(jù)時代的到來，對社會各個領(lǐng)域都產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。要跟上大數(shù)據(jù)時代的步伐，各個單位必須要重視大數(shù)據(jù)人才的培養(yǎng)和技術(shù)的創(chuàng)新，這樣才能充分利用大數(shù)據(jù)為自己服務(wù)。基層公安部門要實現(xiàn)對戶籍檔案的數(shù)字化管理，必須培養(yǎng)出既懂得檔案管理知識又熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)的復(fù)合型人才。

雖然公安部門的信息化建設(shè)早已經(jīng)開始，但傳統(tǒng)的建設(shè)理念和大數(shù)據(jù)時代下戶籍檔案管理理念是完全不一樣的。戶籍檔案的數(shù)字化管理應(yīng)該是一種全新的管理模式，所以需要基層公安部門都樹立大數(shù)據(jù)意識，不能將其只視作一種技術(shù)工具。對于基層公安來說，不僅是戶籍檔案管理部門要強化大數(shù)據(jù)意識，而是其他各個部門都要強化大數(shù)據(jù)意識，要充分利用大數(shù)據(jù)的結(jié)果，使其成為進行管理決策和創(chuàng)新服務(wù)的重要依據(jù)。只有這樣，戶籍檔案的管理部門才能夠及時和其他部門溝通、協(xié)調(diào)，而數(shù)據(jù)無疑是發(fā)揮了中介和連接的作用。

不可否認(rèn)的是，當(dāng)前基層公安部門人才短缺是導(dǎo)致戶籍檔案管理效率低下的一個重要原因。戶籍檔案數(shù)字化需要熟悉大數(shù)據(jù)技術(shù)而又懂得檔案管理的人來具體操作，而大數(shù)據(jù)的管理是一個動態(tài)的過程。因此，只有更加深入的挖掘大數(shù)據(jù)才能尋找到其中所蘊含的規(guī)律和聯(lián)系。大數(shù)據(jù)只是一堆冰冷的數(shù)據(jù)，要使大數(shù)據(jù)發(fā)揮作用還必須要對這些數(shù)據(jù)進行分析和運用。但是，大數(shù)據(jù)人才緊缺是當(dāng)前普遍存在的一個現(xiàn)象，尤其是基層公安部門，大數(shù)據(jù)人才就更少了。因此，可以采取內(nèi)部重點培養(yǎng)、集中訓(xùn)練，外部引進等方式來解決這個問題。

從當(dāng)前國內(nèi)對大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)的情況來看，基本都是當(dāng)?shù)卣块T和一些高校、科研機構(gòu)合作，采用委托培訓(xùn)等形式來培養(yǎng)人才。大數(shù)據(jù)是一個系統(tǒng)的概念，其中涉及到計算機、數(shù)學(xué)、統(tǒng)計學(xué)等多個學(xué)科，且具有學(xué)科交叉特點。戶籍檔案的大數(shù)據(jù)應(yīng)用人才屬于復(fù)合型人才，既需要上述層面的知識，還需要檔案管理方面的知識。

基于這樣一種認(rèn)識，當(dāng)?shù)毓膊块T可以和當(dāng)?shù)氐钠髽I(yè)、高校建立合作模式，通過聯(lián)合辦學(xué)成立大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)中心，開設(shè)大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)的相關(guān)課程，對于檔案管理人才還需要開設(shè)檔案學(xué)相關(guān)的課程和實訓(xùn)項目。[5]與此同時，國家還可以鼓勵大數(shù)據(jù)技術(shù)研究比較突出的高校和科研機構(gòu)針對公安部門的需要實現(xiàn)關(guān)鍵技術(shù)的研發(fā)，這不僅有利于公安機關(guān)平時破案的應(yīng)用，也有利于規(guī)范我國戶籍檔案的管理，進一步拓展大數(shù)據(jù)的應(yīng)用范圍。

3.4 加大對基層地區(qū)尤其是偏遠(yuǎn)地區(qū)基層公安部門的投入。與國外相比，我國檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚、發(fā)展速度較慢，很多領(lǐng)域還只處于初步探索階段，理論水平有限，技術(shù)也不夠成熟。即使已經(jīng)建立了數(shù)字化管理模式，也還存在一些缺陷。

大數(shù)據(jù)技術(shù)是一種新技術(shù)，戶籍檔案數(shù)字化管理平臺的建設(shè)必須要有相應(yīng)的硬件和軟件，還要及時更新和升級，這些都需要大量資金支持。[6]但是，我國當(dāng)前地區(qū)發(fā)展、城鄉(xiāng)發(fā)展差異非常大，所以一些經(jīng)濟較落后的地區(qū)和一些偏遠(yuǎn)地區(qū)基礎(chǔ)設(shè)施非常落后，還無法在短時期內(nèi)構(gòu)建戶籍檔案數(shù)字化管理平臺，而且還缺少大數(shù)據(jù)人才，這些困難導(dǎo)致這些地區(qū)的戶籍檔案管理水平非常低下，和其他經(jīng)濟發(fā)達(dá)地區(qū)的管理水平差距越來越大。長此以往，很多紙質(zhì)檔案在這個過程中出現(xiàn)遺失、損壞等問題，而且無法修復(fù)，這就導(dǎo)致當(dāng)?shù)責(zé)o法準(zhǔn)確掌握該地區(qū)的實際人口數(shù)量，將對經(jīng)濟發(fā)展、社會秩序維護等多個方面產(chǎn)生消極影響。

因此，國家針對這些地區(qū)應(yīng)該予以政策傾斜，加強對這些地區(qū)的投入，并鼓勵大數(shù)據(jù)人才積極投入到這些地方去工作，早日將數(shù)字化的檔案管理平臺建立起來，并且可以和全國其他地方的系統(tǒng)連接起來。這樣既有利于公安機關(guān)對戶籍檔案的管理，也有利于政府及時了解當(dāng)?shù)厝丝谇闆r，以更加科學(xué)合理的決策推進中國農(nóng)村的長遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻：

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[4]王勝.烏海市公安局在全區(qū)首創(chuàng)智慧檔案管理工作[N]內(nèi)蒙古法制報，2016-06-15（09）.

[5]黃晉.關(guān)于大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)的思考與探索[J]教育教學(xué)論壇，2014（11）.

[6]陳梅.檔案數(shù)字化建設(shè)中的安全問題研究[J].內(nèi)江科技，2019（2）.

（作者單位：西華大學(xué)檔案館? ?來稿日期：2019-08-20）