新西蘭國家檔案館網站數字檔案信息提供利用研究及其啟示

邵英瑩

摘? 要：隨著科學技術的發展與管理理念的不斷創新，檔案信息提供利用的方式也出現新的亮點。本文基于新西蘭國家檔案館網站中網上展覽和信息供給兩個方面的具體內容，分析其在信息提供利用方面的特點，并據此提出對我國檔案網站數字檔案信息提供利用的啟示。

關鍵詞：新西蘭;數字檔案;提供利用

本文從新西蘭國家檔案館網站內網上展覽和檔案供給服務出發，分析其特點及對我國數字檔案信息網上展覽與供給的啟示。

1 新西蘭國家檔案館網站檔案提供利用概述

1.1 新西蘭國家檔案館網站網上展覽概述。新西蘭“展覽與事件”（Exhibitions &Events）板塊內包含多個專題的檔案網上展覽，內容涉及政治、經濟、文化和社會等多個方面。以其中“婦女的選舉申訴”這一網上展覽為例，展覽大體分為展覽簡介與在線觀看兩個部分。

“關于展覽”是對這一網上展覽的簡單介紹，內容卻包含豐富的信息。首先，簡介中介紹新西蘭婦女擁有選舉權過程中具有重要歷史意義的檔案只有兩份得以保存在新西蘭國家檔案館。其次介紹新西蘭國家檔案館網上永久展出鏈接，即He Tohu，這一鏈接內含三份憲法文件展覽并且時間是永久性的，這一舉措有利于長期方便游覽者游覽，也有利于長期向世界展示新西蘭國家歷史，發揮檔案的社會價值。然后是介紹“女性選舉權申請數據庫”這一鏈接，這是在1893年，新西蘭國內25519位民眾簽署了幸存的女性選舉請愿書，因此建立這一數據庫向民眾收集這些簽名人的個人情況。在這部分，官方還附上了登記信息指南文件鏈接，方便利用者查看及利用。

“在線觀看”是對具體檔案信息的展出。其中重要的檔案信息就是1893年請愿書檔案圖片以及以視頻、圖片、文字等形式展出的關于請愿女性選舉權及最終呈現給議會的過程細節。

1.2 新西蘭國家檔案館網站信息供給概述。在新西蘭國家檔案館網站中，數字檔案信息呈現出數量大且內容豐富的特征。在檔案信息供給方面，大量經整理與開發的檔案信息提供給網站訪問者。

資源與學習是新西蘭國家檔案館內提供訪問指南、外部資源以及在線檢索檔案信息的板塊。板塊共有六個部分，有四個部分介紹了新西蘭國內四個分館的館藏情況，不同地區檔案館根據本館情況對本館館藏做目錄梳理，以奧克蘭分館為例，內容包括破產記錄、公民身份記錄、遺囑文件、慈善援助等11類檔案信息，每一種類點開后都會有相應的文檔，說明奧克蘭館藏檔案的具體條目以及借閱指南等。其中一部分是外部資源鏈接，即除了新西蘭國家檔案館網站以外，其他可能存有利用者需要的信息，包含各類圖書館、新西蘭系譜學家協會網站、新西蘭國防軍人事檔案館、坎特伯雷博物館等，這是對外部資源數據的集中展示。最后一個部分是在線搜索板塊，即Archway，這是新西蘭國家檔案館檔案管理系統，作為基于網絡的輔助利用者獲取新西蘭國家檔案館館藏檔案。它包含超過150萬份檔案，雖然系統提供的信息并不是檔案全文，但這樣的在線檢索系統能夠相對完整地提供關鍵信息，并指示檔案利用者正確的查詢地點和查詢方式。

“我們有什么”板塊展示了新西蘭國家檔案館內部館藏和提供給國家的開放數據。在此板塊中可以看到，新西蘭國家檔案館館藏超過600萬份檔案，涉及新西蘭生活的每個方面以及新西蘭人的個人生活，經歷了漫長的時間、形式多種多樣。另外一個重要的信息就是數據開放部分。2009年，新西蘭創建數據開放網站，公開提供非個人的政府數據集目錄，市政府與公眾之間的雙向溝通平臺。截至目前，新西蘭國家檔案館向其開放了四個數據集，在本網站內，也可以直接查詢、利用。

2 新西蘭國家檔案館網站檔案提供利用特點分析

2.1 渠道多方整合。新西蘭國家檔案館網站的內容數量相比較館藏總數來說只有25%，具體內容也不是涵蓋所有的檔案全文，但在訪問中可以發現，這些檔案信息并不是惠靈頓總館的一館之藏，而是包含了奧克蘭、克賴斯特徹奇和達尼丁三個分館，共四個檔案館的部分館藏。并且這些檔案信息的提供利用，并不是簡單的介紹檔案館情況和檔案館鏈接，而是將館藏內容詳細清楚地列出目錄和檔案館聯系方式，將分布在不同地區的檔案信息在網絡平臺上進行目錄整合，以真正地方便檔案利用者。

在訪問檔案館網站時可以看到，新西蘭國家檔案館網站內除了館藏檔案提供利用外，還附有大量其他網站鏈接。在每一個網上展覽和檔案信息供給的內容中，哪怕只是簡單介紹，只要涉及除檔案館外的其他任何組織機構，都會附上相應鏈接。這看似隨手的舉動，實際上是方便了檔案利用者，并且反復宣傳其他組織機構的網站。這一方式無形中將新西蘭國內能夠提供檔案記錄的網站整合在一起，這種網站的整合效果遠遠好于將檔案資源進行簡單整合。在這一情況下，每個機構內的檔案信息具有專門性，數量相比較全部來說更容易管理、開發和提供利用，但利用網站互相鏈接的方式，又將有關系的檔案信息連接在一起，使檔案利用者能夠快速鎖定需要的檔案信息。 [1]

2.2 內容重點突出。在新西蘭國家檔案館網站內，網上展覽的專題很多，但在逐個查看時可以看到，有些展覽既出現在“展覽與活動”中，又有時會自動跳轉到“我們有什么”中。通常這樣的展覽在“展覽與活動”中展示的只是簡介，而主體內容則在“我們有什么”中，也就是說，展覽是為了吸引利用者觀看、查詢，在深入觀看過程中則可以發現更多的檔案信息。

除了檔案信息本身，新西蘭國家檔案館網站內部多次提及He Tohu這一永久性的展覽網站，其展示新西蘭國內三個最具標志性的憲法文件檔案，在這里，可以體驗最先進的保護方式，享受與檔案的互動，發現個人與國家的聯系。同時被反復提及的還有Archway這一在線檢索系統。包含大量信息的在線檢索系統成為網站內另一特色。

2.3 效果一舉兩得。在大量的外部鏈接資源和反復突出重點的方式下，新西蘭國家檔案館網站及其政府獲得的效果也不僅僅在于發揮檔案價值。以網上展覽中“婦女的選舉權申訴”為例，在展覽介紹中，檔案館貼出了新西蘭另一歷史網站上的“女性選舉權申請數據庫”，該數據庫是1893年提交至議會的請愿書申請者的個人信息，包含著大約24000名21歲以上女性的名字和地址，而實際上，最初的信息僅僅是一紙文件，目前已發展成為一個龐大的數據庫。展覽通過展示民眾關心的國家大事而激起民眾的參與熱情，積極提供自己知道的相關信息，同時配合官方進行積極、高效的收集與整理，這不僅豐富了新西蘭國家檔案館館藏內容，還協助政府完成了信息收集工作。

在檔案開放方面，在任何國家的任何檔案館都存在檔案開放不及時、不全面問題，開放檔案范圍規定與責任承擔成為重點探討的問題。新西蘭國家檔案館在新西蘭政府數據開放工作中開放了四個數據集，分別是檔案館機構條目、檔案館歸檔登記表、新西蘭國防軍人事檔案清單以及1893年婦女選舉權請愿數據集。雖然新西蘭國家檔案館參與數據開放的數據集數量較少，但在頁面還有顯示，“如果您對尚未發布的特定數據集感興趣，請使用 data.govt.nz上的數據集請求頁面。一旦您的請求被開放數據小組收到，代理機構將收到您的請求通知。如果數據集能夠被開放，您則會在data.govt.nz上將其添加到存儲庫時收到通知”。可以看出，檔案館在開放檔案信息集的同時注意收集民眾對檔案館和政府的數據開放需求，鼓勵民眾申請開放自身需要利用的檔案信息，檔案館和政府再根據需求判斷是否可以開放。

3 新西蘭國家檔案館網站數字檔案信息提供利用的啟示

3.1 改變資源整合對象。在檔案信息爆炸的今天，資源整合對象不再僅僅是資源本身，還可以選擇對資源所在的渠道進行整合。在我國國家檔案局網站中可以看到，在首頁下方，有對國內檔案網站、國際檔案網站等多個網站鏈接，涵蓋了國家檔案網站相關的各級各類網站，但點擊網站的鏈接也僅僅是首頁。換言之，如果利用者想直接進入需要的界面，那就還需要逐個板塊尋找，這對利用者來說就很不快捷方便了。對檔案信息的精確資源渠道的整合是檔案網站資源整合的新方式，是檔案部門提供人性化檔案利用服務的重要體現。

3.2 重點內容重點突出。分析新西蘭國家檔案館網站不難發現，網站管理者會將重要的檔案信息與希望引起訪問者注意的信息放在網站首頁，同時，還會在多方面反復提及和呈現，這樣主動將重點內容呈獻給檔案利用者的方式必然帶動檔案的利用。新西蘭國家檔案館網站的重復與“啰嗦”，是反復地將具有價值的檔案信息傳達給網站訪問者。對于我們而言，將珍貴內容中的重點內容重點凸顯，才能吸引參觀者的關注，從而閱覽更多有價值的檔案。

3.3 完善“檔案局”定位。新西蘭國家檔案館在實際工作中，不僅履行國家檔案管理工作，還在資源支持和政府工作中積極配合，協助國家收集民眾的檔案利用需求，為國家數據開放提供檔案資源利用，積極收集國家重要檔案信息等。目前在我國，綜合檔案館中傳統局（館）合一的局面出現變化，檔案局的行政管理職責逐漸從檔案館剝離。在這種情況下，即使“檔案局”的“招牌”逐漸消失，檔案行政管理職能仍舊是政府職能的重要組成部分。2016年，《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中明確指出：“建立開放檔案信息資源社會化共享服務平臺，制定檔案數據開放計劃，落實數據開放與維護的責任;優先推動與民生保障服務相關的檔案數據開放。”[2]因此，履行檔案行政管理職能的相關部門與人員，也應完善自我定位，從國家出發，從民眾出發，從檔案利用者的角度出發，積極收集反饋信息，開發、提供利用相應檔案信息，發揮檔案價值。

參考文獻：

[1]趙麗.新西蘭國家數字檔案館策略及啟示[J].浙江檔案， 2013，（05）：18-20.

[2]全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要[J].中國檔案，2016，（05）：14-17.

（作者單位：河北大學管理學院? ?來稿日期：2019-07-24）