中美檔案館館藏檔案利用的三個共性

劉東斌 吳雁平

摘? 要：通過對美國國家檔案館與我國全國綜合檔案館等檔案館檔案利用率的統計分析比較，就我國全國綜合檔案館的整體上說檔案利用率平均高出美國國家檔案館19.39倍。最高的竟是我國一個經濟相對落后的縣級檔案館，竟高出美國國家檔案館最高利用率101.68倍。結論是我國檔案館的檔案利用率遠遠高于美國檔案館的檔案利用率。并認為中美檔案館館藏檔案利用具有三個共性：第一，中美檔案館的館藏檔案利用都具有“用少性”。第二，館藏增加無助于館藏檔案利用率的顯著提高。第三，信息開放程度、信息獲取方便程度與檔案館利用率或成反比。

關鍵詞：中美;檔案館;檔案利用;利用率

1 引言

對于我國綜合檔案館的檔案利用，長期以來不斷受到一些研究者的詬病，有不少研究者在做中外檔案館檔案利用研究中認為國外的檔案利用工作比國內做得好，檔案利用率遠遠高于國內，尤其是美國。如，有學者認為，“同歐美發達國家相比”“我國檔案開放利用工作還不發達，在檔案開放意識、開放利用的法規建設、開放利用的范圍和對象以及服務的形式和手段等多方面還不同程度地存在著一定的差距”。[1]有的認為，“在美國，檔案利用工作不僅是檔案部門的一項業務活動，整個社會都把利用檔案視為其日常生活中不可缺少的一個部分”，而我國“長期以來，由于過分強調保密性，檔案和檔案工作被蒙上了一層神秘的面紗”“這使得社會檔案意識普遍淡薄”“總的來看，社會的檔案利用意識，特別是公民個人的檔案利用意識，還有待于進一步提高”。[2]有的認為：“部分檔案專家通過對國外檔案工作的考察分析，發現國外檔案的利用率雖不如圖書情報，但遠高于國內，并有逐年上升趨勢，由此而對國內檔案利用狀況感到焦慮。”[3]有的認為，我國檔案“利用率低、利用范圍狹窄”“目前大多數檔案館的年利用人次、卷次是不盡如人意的，與國外檔案館的利用率無法相提并論”。[4]有的認為，國外的檔案利用率遠高于國內，“其中尤以美國最為突出”。[5]

還有對于中外檔案利用作比較統計分析的，使用數據說明的，如有學者以美國國家檔案館、北京市檔案館為例進行比較，認為：“美國國家檔案館的利用率與本身的館藏量、開放檔案數量相比，是很高的。”“北京市檔案館的館藏也是非常豐富的，但與美國國家檔案館的利用率相比，北京市檔案館的利用率顯然較低，從2004年到2008年，北京市檔案館每年的利用人次均在4000人次左右，利用案卷數量在2萬件左右。”“據統計，全國其他省市檔案館利用率與北京市檔案館相仿。從總體來看，我國綜合檔案館的館藏檔案利用率很低。”[6]有的認為：“國外發達國家檔案利用率達到1比5，而我們國內僅為1比200。”[7]還有對我國某檔案館某年的檔案利用率統計計算給出具體的利用率的，“從利用率看，華寧縣2001年檔案庫藏量達32451卷（件），而年利用人次為235，卷次為625，利用率僅達2%，這與國外檔案館的利用率是無法相提并論的”。[8]

雖然，以上的研究觀點都認為國外的檔案利用率高于國內，但是究竟高多少，并沒有具體的統計數據，沒有具體的利用率統計分析比較。盡管有人給出我國某檔案館某年的具體檔案利用率，但是，并沒有與國外的具體檔案利用率進行比較。有人給出了國外檔案利用率1比5而我們國內為1比200的數據，但是，并沒有具體的館藏、利用卷數的統計數據分析，只是一個單獨的數據，同樣也不能說明問題。其他的大多泛泛地認為國外檔案利用率高，而沒有具體的館藏數量與檔案利用卷件次的數據計算出的檔案利用率，對美國國家檔案館、北京市檔案館為例進行比較的研究也沒有具體的檔案利用率比較。顯然這樣的結論并不客觀。既然大都認為美國檔案利用率最突出，這里就以美國國家檔案館為例，做一下中美檔案館檔案利用率的統計分析比較。

2 美國國家檔案館的檔案利用率

經查閱有關文獻，最早涉及美國國家檔案館館藏與利用檔案的具體數據的是劉國能的《大而全 少而精 穩定發展——美國檔案工作初探》一文，這里先以這篇文獻來進行分析比較。該文是在1994年訪問美國后寫出的，文章中既介紹了美國國家檔案館館藏，也介紹了美國國家檔案館的檔案利用情況，而且有具體的年限。文章介紹道：“美國國家檔案館，現館藏紙質檔案30億頁（大概相當于我國3000萬卷冊）、政府出版物200萬頁、圖表檔案200萬份、照片檔案500萬張、航空照片檔案900萬張、電影膠片檔案1.2億英尺、音像檔案15萬盒和機讀磁帶檔案3000多盒。”“據統計，1991年國家檔案館接待利用者21.4950萬人次，接待函查和電話查詢者51.7301萬人次，共向讀者提供檔案資料37.9131萬件。”[9]可以看出，文章介紹的美國國家檔案館館藏和利用情況是1991年的。

由于劉國能文章介紹的美國國家檔案館利用情況是以件為單位的檔案資料，并沒有分具體哪些檔案資料。這里為了統計方便，將利用的檔案資料都歸為紙質檔案，同時，只用紙質檔案量作館藏進行計算利用率，這樣實際的紙質檔案利用率是小于計算出來的利用率的。而且，劉國能文章介紹的美國國家檔案館館藏紙質檔案是以頁為單位的，與利用檔案的件次單位不統一。這里將紙質檔案的頁換算為件，以平均每10頁為一件，那么，30億頁美國國家檔案館館藏紙質檔案則大概為3億件檔案。這樣，1991年美國國家檔案館的檔案利用率就為：

37.9131（萬件）÷30000（萬件）×100%≈0.126%

也許有人認為由于中英文的差異，中文的檔案文件可以平均每10頁為一件，英文不一定是這樣，可能會多。那么，也可以將英文檔案文件定為平均每30頁為一件，30億頁美國國家檔案館館藏紙質檔案則大概為1億件檔案。這樣，1991年美國國家檔案館的檔案利用率就為：

37.9131（萬件）÷10000（萬件）×100%≈0.379%

看到這0.126%或者0.379%美國國家檔案館的檔案利用率，是不是讓人十分吃驚，這已經比引言中提到的我國華寧縣檔案館2%的利用率還低。即便是按照0.379%的利用率，也比我國的低。這說明美國國家檔案館檔案利用與99.5%以上的館藏沒有關系，也就是說利用的檔案是館藏的很少一部分。但是，據知網上查閱有關文獻，劉國能這篇文章中提及的美國國家檔案館的檔案利用數據，經常被引用來說明美國檔案利用多、檔案利用率高的證據，知網上大概搜出引用這組數據的就有六七篇之多。

上述是美國國家檔案館1991年的檔案利用率，那么，美國國家檔案館近些年來情況如何，在知網上沒有查到館藏與利用檔案的具體數據出自一處的，即使兩者單一的數據也很少。有一組同一年度的數據雖然不是出自一篇文章，但是，作者都是2010年10月國家檔案局舉辦的第6期中青年檔案干部赴美國培訓班的，而且是同一年發表的文獻，應該算是出自一處，也都是第一手材料。由于是2010年作者到美國培訓的，可以看作是2009年的數據，距1991年也近20年了。

2010年10月國家檔案局舉辦的第6期中青年檔案干部赴美國培訓班的李寶玲介紹道：“美國國家檔案館館藏100億張紙質文件，30萬卷電影膠片，500萬張地圖、圖表、建筑圖紙，20萬盒音像制品，900萬張航拍照片，1400萬張靜止畫面與海報，62.7萬余件手工制品以及其他材料。”[10]高瑛介紹道：“據統計，美國國家檔案館每年接待的利用者達6萬至7萬人，網上利用的更是不計其數。”[11]

對于美國國家檔案館館藏，為了計算方便，也按照上述方法，將利用的檔案資料都歸為紙質檔案，同時，只用紙質檔案量作館藏進行計算利用率。紙質檔案頁換算為件的問題，按照平均每10頁為一件和平均每30頁為一件兩種方式分別計算。對于檔案利用并沒有給出具體的檔案利用件數，這里做這樣的處理，利用人次按照網上利用是來館利用的5倍計算，6萬至7萬人按照7萬人計算，利用人次則為49萬人次。按照1991年接待利用者21.4950萬人次及向讀者提供檔案資料37.9131萬件的數據，那么，1991年平均每人次利用檔案約1.76件次。也就是利用者每利用1人次就相對地利用檔案1.76件次。那么，49萬人次，相對地利用檔案就是86.24萬件次。以平均每10頁為一件，那么，100億頁美國國家檔案館館藏紙質檔案則大概為10億件檔案。這樣，2009年美國國家檔案館的檔案利用率就為：

86.24（萬件）÷100000（萬件）×100%≈0.086%

以平均每30頁為一件，100億頁美國國家檔案館館藏紙質檔案則大概為3.3333億件檔案。這樣，2009年美國國家檔案館的檔案利用率就為：

86.24（萬件）÷33333（萬件）×100%≈0.258%

0.086%或者0.258%的美國國家檔案館檔案利用率，則更是讓人震驚，這同樣說明在美國國家檔案館檔案利用與99.5%以上的館藏沒有關系，也就是說利用的檔案是館藏的很少部分。而且，這比美國國家檔案館1991年的0.126%或0.379%檔案利用率又低了近50%。而美國國家檔案館館藏量（紙質檔案）從1991年的30億頁增加到2009年的100億頁，增加了兩倍多。這說明美國國家檔案館從1991年到2009年雖然館藏量增加了，但利用率卻下降了。

3 我國檔案館檔案利用率

對于我國檔案館檔案利用率，這里選擇綜合檔案館作為統計分析對象，選擇我國全國綜合檔案館、中央檔案館、北京市檔案館、貴州遵義縣檔案館的檔案利用情況進行分別統計分析。表1為1991-2017年的全國綜合檔案館館藏檔案利用情況統計表，數據來源于國家統計局國家數據網站[12]，統計的時間是因為這是國家統計局國家數據網站公布的數據的上下限。

從表4中可以看出，貴州遵義縣檔案館1983-2010年館藏檔案利用率最高的為39.02%，最低的為0.62%，平均檔案利用率為6.35%。檔案利用卷件次最高的1988年年利用檔案達到了1.66萬多卷件次。這是一個經濟不發達的縣級檔案館的最高年利用檔案數，已經相當不低了。

4 中美檔案館具體檔案利用率比較

雖然，美國國家檔案館檔案利用率只有兩個年度的，但是，相隔近20年，也具有一定的代表性。而我國的檔案館檔案利用率由于數據來源不同，無法統一年度，而且，與美國的國情也不同，進行相對應的年度數據對比并沒有多少實際意義。所以本文采取有多少數據就用多少數據的方法，因為，越多年度的數據越接近客觀實際。對于美國國家檔案館最高檔案利用率按0.38%計，最低利用率按0.09%計，平均利用率取最高與最低利用率的中間值，為0.23%，其他比較數據同此。表5為美國國家檔案館與我國全國綜合檔案館檔案利用率的比較。

從表8中可以看出貴州遵義縣檔案館檔案利用率最高是美國國家檔案館的101.68倍，最低是7.89倍，平均是26.61倍。

從以上的中美檔案館具體檔案利用率的比較中可以看出，我國檔案館的檔案利用率并沒有像研究者認為的那么低，美國國家檔案館的檔案利用率也沒有像研究者認為的那么高。而且就我國全國綜合檔案館的整體上說檔案利用率平均高出美國國家檔案館19.39倍。最高的竟是我國一個經濟相對落后的縣級檔案館，竟高出美國國家檔案館最高利用率的101.68倍。就本文統計的所有利用情況來說，只有兩個年度的利用率與美國國家檔案館的最高檔案利用率基本持平，其他的均超過美國國家檔案館的最高檔案利用率。結論是我國檔案館的檔案利用率不僅高于美國檔案館的檔案利用率，而且是遠遠高于美國檔案館的檔案利用率。

我國檔案館不僅檔案利用率比美國的高，而且，就某一檔案館某一年度的檔案利用量來說，也不比美國國家檔案館的低，甚至是高出若干倍。美國國家檔案館1991年利用檔案資料37.9131萬件，而美國國家檔案館是由總館及12個分館組成的，如果平均到這13個館中，其每個館的檔案利用量則為2.9164萬件。中央檔案館檔案利用量最高的9.7958萬卷、萬件次，北京市檔案館檔案利用量最高的14.4584萬卷、萬件次，都比美國國家檔案館平均量高出許多。就是貴州遵義縣一個縣級檔案館檔案利用量最高的1.6625萬卷、萬件次，比美國國家檔案館的平均量也不差多少。

5 結論與建議

比較研究的意義在于“幫助人們認識各種社會現象的異同，把握其實質與規律性”。[15]以往中美檔案比較研究關注的基本上是差異，本研究雖然是從中美檔案館館藏檔案的利用率差異入手，但研究目的并不是只關注誰多誰少，非要比個高低，分個優劣，而試圖從不同和差異中尋找共性與規律。經過分析研究，可以認為，中美檔案館館藏檔案利用具有如下三個共性：

第一，中美檔案館館藏檔案利用都具有“用少性”。這是中美檔案利用具有的共性特征，“用少性”或許也是世界檔案利用的共性特征。這一結論是否正確，需要進一步研究，特別是通過大規模翔實數據進行證偽。由于條件與能力局限，筆者目前力所不及，希望有質疑、有興趣、有條件的同仁加入其中。

第二，館藏增加無助于館藏檔案利用率的顯著提高。在既有檔案利用研究中，增加館藏幾乎是所有研究者開出的提高館藏利用率的“良方”。但上述分析的結果并不支持這劑“良方”，中美檔案館都有館藏增加而利用率逐漸下降的趨勢。

第三，信息開放程度、信息獲取方便程度與檔案館利用率或成反比。通常被認為技術先進、開放度高的美國國家檔案館的檔案利用率不如中國一些市縣級檔案館的檔案利用率高，顛覆了許多人多年的認知，似乎難以相信。但美國國家檔案館近幾十年利用率下降和我國全國綜合檔案館檔案利用率下降卻是一個不爭的事實，而現在無論美國，還是在我國，信息的開放程度和信息獲取的方便程度都高于過去，也是不爭的事實。檔案“休閑利用”也許正是這種趨勢下檔案館刷存在感，以獲得撥款的無奈之舉，尤其是在美國，“檔案經費與利用率是掛鉤的”。[16]

除了上述三個結論之外，就類似中外比較研究提兩點建議：

第一，有關“美國檔案利用率高于我國檔案利用率”“我國檔案利用遠落后于美國檔案利用”的說法可以休矣。一方面希望研究者，特別是年輕研究者，看到或引用類似結論時，一定要慎重。不能僅憑感覺就輕易相信，最好先扒一扒數據，仔細計算一下，看看結論是怎么來的，是否正確，靠不靠譜，切勿人云亦云，成為以訛傳訛的“傳聲筒”。另一方面希望有機會出國考察的同志，能夠在考察時，多問一句，細問一下，多帶回來些可供研究的數據，多一些數據分析，少一些主觀“印象”。

第二，比較研究中應當遵循可比性原則。在進行此類中外檔案比較研究時，須要做足、做好“功課”，對擬比較的雙方盡可能多、盡可能細地做到知己知彼。但凡“進行比較性舉例時，樣本取樣應當遵循可比性原則，留意樣本間的可比性，增強研究結論的可信度”。[17]注重比較與被比較兩者之間的可比性，重視得出結論啟示的依據的可靠性和可溯源性。

進行這樣的研究對于筆者來說是第一次，實在感到力不從心，還請諸位同仁批評指正。

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（作者單位：劉東斌，濮陽市檔案館;吳雁平，開封市檔案館? 來稿日期：2019-06-15）