全面質量管理視角下高校圖書館圖書批量采購質量控制機制研究*

陳 彬

（延安大學圖書館 陜西延安 716000）

隨著我國高校管理體制的不斷改革和辦學規模的不斷擴大，對高校圖書館的藏書建設亦提出了更高的要求，緊跟時代要求構建適應教學科研發展新需求的館藏策略儼然成為需要緊迫解決的課題。而當前已有的讀者決策采購、文獻發現策略等館藏采購方式存在著讀者參與度不高、實施不便等問題，缺乏長遠戰略規劃和系統性改革思路。批量采購成為采購的主要手段，因采購館藏品種多、數量大，采購的質量成為采購工作的重中之重。

20世紀80年代全面質量管理理論被應用于高等教育，并對其產生了良好影響，成為高等教育教學質量保證的有力途徑[1]。要想保證高校圖書館圖書采購的質量，要求高校圖書館必須建立合理的采購質量控制機制，全面質量管理理論提供了很高的佐證。筆者通過分析批量采購的首選方式，基于全面質量管理對批量采購圖書機制體系構建的啟示，從采購前期準備工作、采購中期掃描工作、采購后期的驗收工作以及PDCA循環控制四個方面為高校圖書館圖書批量采購的質量控制提供了先進的方法和手段，同時對機制執行中的注意事項進行分析，以供借鑒。

1 館配書商——批量采購首選方式

批量采購滿足高校圖書館源源不斷的新書需求，是新時期圖書采購的必然選擇。伴隨著文化市場的開放，靈活多樣的個體書店、民營書店、文化傳播與發行公司等館配書商不斷加入圖書發行行業，以信息靈活、信譽可靠、服務良好、價格優惠等方式逐漸占領了大部分圖書市場，其經過30多年的發展后已在業內站穩腳跟，為此，選擇優良的館配書商為圖書批量采購的質量把控提供了重要途徑。館配書商成為圖書批量采購的首選方式，圖書采購招標又被認為是選擇館配書商的首選方式，這成為圖書批量采購前的一次重要質量把控環節。采用招標模式可使圖書館充分利用市場的激勵模式，在獲得館配書商高質量服務的同時，也使采訪工作質量更有保障和規范。通過招標選擇館配書商可使圖書館批量采購圖書的經費發揮更好的效用，中標的館配書商亦可根據各高校圖書館不同的館情提供不同的采購服務，為圖書批量采購的質量控制提供最佳的幫助。

2 全面質量管理對批量采購圖書機制體系構建的啟示

2.1 全面質量管理基本解析

全面質量管理（Total Quality Management，TQM）是以組織全員參與為基礎的質量管理形式，是一種以客戶的要求和期望為驅動的管理哲學[2]。全面質量管理是質量管理發展史的里程碑，起源于美國，是由全面質量控制（Total Quality Control，TQC）演化而來的一種綜合性的經營管理模式[3]。

PDCA循環又稱“戴明循環”，是全面質量管理所遵循的科學程序，被廣泛應用于質量持續改進的過程中[4]。PDCA循環分四個階段展開，包括計劃階段、實施階段、評估階段、反饋階段。如圖1所示，四階段沒有終點，只有起點，依次按序，周而復始進行。

圖1 PDCA循環原理圖

2.2 高校圖書館圖書批量采購質量控制機制構建原則

體制機制問題是影響高校圖書館活力、制約高校圖書館發展的關鍵性問題[5]。因此，依據全面質量管理的啟示，高校圖書館圖書批量采購質量控制機制構建應當遵循以下四原則：其一，全過程性。采購質量控制機制涵蓋各個環節，如計劃、掃描、加工驗收、編目等，是一個動態的緊密過程。其二，全方位性。采購質量控制機制涉及多方部門參與，有圖書館采編部、圖書館辦公室、館領導辦公室以及館配書商及其下屬多個部門等。其三，全員性。采購質量控制機制的落實需要全員參與。其四，循環性。采購質量控制機制的建立不是一成不變的，而是循環往復的。

2.3 高校圖書館圖書批量采購質量控制機制形成機理

從主客體關系角度來講，高校圖書館圖書批量采購機制的主體是圖書館采編部門相關工作人員；而機制的客體則是保證批量采購圖書質量內容的館配書商。客體在實踐中需要依賴主體，主體也只有通過可操作、可實踐的措施方能對客體產生效用。這些可操作、可實踐的措施則是聯系主體的橋梁，作用于高校圖書館圖書批量采購，如圖2所示。

圖2 高校圖書館圖書批量采購質量控制機理

3 基于全面質量管理的高校圖書館批量采購圖書質量控制機制構建

基于全面質量管理的高校圖書館圖書批量采購質量控制機制的構建是以批量采購圖書為核心，通過采購前的準備、采購中的掃描、采購后的驗收以及PDCA質量控制四部分共同構成，簡單概述為“3步驟1循環”機制，其中PDCA 質量控制又分計劃、實施、評估和反饋四個階段進行，這樣采購前、采購中、采購后三個方面則又各自產生了內部質量控制循環（如表1所示）。

表1 基于全面質量管理的圖書批量采購控制機制

3.1 PDCA循環控制機制

PDCA控制機制由P-D-C-A四階段組成，高校圖書館圖書批量采購中采購前的準備機制、采購中的掃描機制及采購后的驗收機制均按照PDCA控制機制進行構建與運行。對于其中子機制中的各項要素均以PDCA控制機制進行循環，這將是對高校圖書館圖書批量采購機制更深層次的夯實。其運作機理如圖3所示。

圖3 PDCA質量控制機制運作機理

3.2 采購前期準備機制

采購前期的準備機制，主要集中在高校圖書館圖書批量采購質量控制的客體（館配書商）的明確過程及圖書采購策略的定位上[6]。

（1）準備計劃階段。此階段的主要任務是客體的選擇標準及采購策略的規劃，編制科學合理規范的采購招標文件，即選擇什么樣的館配書商，選擇幾家，預采購圖書多少種、多少冊，側重于哪些學科、哪些專業，等等。首先，明確館配書商，在館配書商的選擇上具有一定的針對性、代表性。所選館配書商負責人應具有一定的圖書營銷職業經驗，且其業務員和數據員應具備一定的專業基礎知識和良好的圖書營銷素養，以便合作過程中相關事宜的有效接洽。與此同時，館配書商的選擇應以區域為中心，輻射全國。以地方為中心，一方面可以照顧區域商業市場；另一方面，區域書商往往對地方區域特色書刊分類營銷更具針對性，為圖書館采購地方區域文獻資源提供便捷；輻射全國旨在提高圖書采購的廣泛性和全面性。其次，明確館藏采購策略。高校圖書館以服務高校師生為主，大眾通俗或科普讀物在力求全面的基礎上堅持經典原則，專業讀物則應以院校屬性和學科專業及科研人員所需展開有針對性的采購策略。

（2）準備實施階段。在明確了對館配書商的標準和相對應的采購策略后，隨即展開對館配書商的招標。此階段的主要任務為起草招標項目文件，與相關招標單位合作，按照政府采購程序，在政府采購網進行公開招標，使符合資格條件并有能力提供本項目所需圖書資源和服務的供應館配書商參加投標。其次是調研全校各院系所設學科專業（包括新增專業和不再招生專業）及教師科研所需圖書。每次采購前充分聽取各院系專業教師、學科帶頭人的意見和建議，征求他們的采購意向，以便有針對性訂購，滿足師生個性化需求。

（3）準備評估階段。此階段主要任務為對參與投標的供應館配書商的綜合實力展開專家評估與分析，判斷其是否滿足本次項目招標所需要求，擇優選取館配書商。

（4）準備反饋階段。即計劃的最終形成，確定館配書商，主客體雙方就招標文件每一項內容進行商榷，達成一致，簽署招標協議，完善接洽供應鏈渠道。

3.3 采購中期掃描機制

采購中期掃描機制，主要以高校圖書館圖書批量采購掃描選購的過程而言。

（1）掃描計劃階段。此階段的主要任務為確定當年的采購任務計劃和采購方式。首先，具體細化預計當年采購社會科學類、自然科學類、綜合類及工具書類圖書的種數、冊數、碼洋數，古籍和大碼洋圖書的種數和碼洋數等，亦可根據高校重點學科專業有側重性的采購。其次，在此階段確定計劃當年采購方式，即預定訂單采購與現場樣書掃描相結合，對計劃內不能及時采購的圖書再行選用零星采買方式。最后，計劃每一家館配書商當年內的采購種數、冊數及碼洋，以便充分采購多樣化的圖書資料。

（2）掃描實施階段。在明確掃描計劃后，掃描實施即可展開。對于圖書的批量掃描，即采購，通常情況下分兩種方式，包括預定訂單掃描和現場樣書掃描，兩種方式相輔相成，互為補充。其一，預定訂單掃描的基本原理是館配書商向圖書館采訪負責人提供當年最新幾個月出版社發行的新書書目，由圖書館采訪負責人依據學校所需劃定需要采購的圖書類型，以及采購種數、冊數，這種掃描采購方式適合較大批量圖書的選購，采訪人員可以以不同的分類方式選定訂單，選訂單的過程即是質量把控的過程；其二，現場樣書掃描就是采訪負責人到樣書采購現場，通過對樣書基本外部特征和內容屬性的審核后，借用圖書掃描設備對所需圖書的書號等進行掃描，現場樣書掃描在很大程度上避免了預定訂單掃描采購的盲目性，也是對采購圖書質量把控的較好方式；與此同時，為進一步提高掃描采購的質量，在掃描采購的過程中通常又分成按暢銷組掃描采購、按出版社掃描采購或按叢書系列、圖書責任者掃描等[7]。

（3）掃描評估階段。此階段為評估掃描效果：本次整體采購內容（圖書種數、圖書冊數、圖書碼洋）是否滿足當前采購預期計劃，是否滿足各院系各學科的交流需求，本次采購是否進展合理，訂單書目是否適合館藏。

（4）掃描反饋階段。此階段是對上一階段的進一步審核確定。通過對評估確定后的采購訂單采用批量查重技術進行批量查重，剔除已有館藏書目和已有訂單征訂記錄，并對內容或形式特征不符要求或不適合館藏的圖書進行剔除。將最終的反饋訂單交由館配書商進行圖書分揀配送。

3.4 采購后期驗收機制

采購后期驗收機制，主要針對高校圖書館圖書批量采購訂單由館配書商分揀到館后的加工編目而言。驗收工作是采購中一項承上啟下的工作，在質量監控中起著監督采訪失誤的重要作用[8]。

（1）驗收計劃階段。此階段制定驗收方案或驗收策略，包括外部形式上的基礎驗收和內部內容結構上的加工編目驗收。根據驗收方案，外部形式上的基礎驗收是對圖書外部載體形態的驗收，是對每一次到館圖書進行清點，結合最終訂單明細與實際到館書目進行比對清查，包括圖書數量與圖書外觀質量。內部內容結構上的加工編目驗收則是對圖書分類標引及加工著錄內容技術的編目驗收。

（2）驗收實施階段。訂單圖書分揀到館后由采訪人員負責將其放置在特定的工作區域并進行拆包驗收，核實清點到館圖書種數、冊數及完整性，核實無誤后交由編目人員加工編目，在加工編目的過程中進一步核實圖書內容印刷質量，是否存在盜版或缺頁或是存在不適合本館館藏的圖書，并將其進行剔除。

（3）驗收評估階段。對本次采購加工編目后的圖書進行整體評估，評估是否滿足初始既定計劃，再次清查不合格圖書、核對圖書清單、檢查圖書加工是否符合要求，尤其檢查編目MARC內容質量。對MARC的質量審查嚴格意義上講是對批量采購圖書后期內容形式質量把控的最重要環節，直接涉及到圖書是否能夠進入常規化的流通過程。

（4）驗收反饋階段。匯總本次采購整體過程，分析有效編目流通的圖書與不合格剔除的圖書比重，分析訂單圖書到館率，包括配全率與配準率及編目加工工作的準確率，對整個采購過程中出現的問題進行匯總并提出相應的解決方案，最終形成書面文件。

4 高校圖書館圖書批量采購質量控制機制在執行中的注意事項

總體上看，高校圖書館圖書批量采購質量控制機制的執行應注意三個意識，即“俯瞰全局意識”“穩中求變意識”“多次循環意識”。

4.1 俯瞰全局意識

唯物辯證法認為：整體與部分是相互區別但又相互聯系、相互影響的。任何機制的構建都是由整體與部分組合而成的系統工程。俯瞰全局的意識要求正確處理好各機制之間的關系，每一個子機制需要彼此間相互協調配合才能切實發揮好各自的作用；正確處理“3步驟1循環”之間各要素的關系，不能將要素游離在機制之外，也不能將其凌駕于機制之上；正確處理機制和環境之間的關系，高校圖書館圖書批量采購質量控制機制需要根據社會文化的發展、高校師生的需求等環境的變化而常抓不懈。

4.2 穩中求變意識

權變理論認為，對于組織管理來說沒有唯一模式，只有通過具體環境的變動選擇合適的模式，為此，管理方式和組織運行必須根據內外部環境的變化適時變動，做到穩中求變。

穩中求變意識要求正確處理規范性和靈活性之間的關系。高校圖書館圖書批量采購機制要有其規范性，但需兼顧靈活性特征；正確處理好長期性和短期性之間的關系。從短期看，高校圖書館圖書批量采購控制機制應相對穩定，但這勢必是一個長期的過程，需要在發展進程中不斷調整；正確處理原則性與靈活性之間的關系。高校圖書館批量圖書采購控制機制并不是一成不變，盡管其模式大體相同，但機制本身也不盡相同，對于不同高校不同的領導班子在子機制具體內容要素上亦有所不同。

4.3 多次循環意識

辯證唯物論指出，事物的發展變化是一個螺旋式曲折上升的過程。高校圖書館圖書批量采購質量控制機制需要在一次循環的基礎上展開多次循環。

從橫向的角度看，高校圖書館圖書批量采購質量控制機制不僅在子機制之間PDCA循環，同時各個子機制內的各要素亦是PDCA循環的重要內容。從縱向的角度看，高校圖書館圖書批量采購質量控制機制的PDCA循環不是一次性的，質量的控制需要在多次的循環反復中進行，每次循環結束都需對尚未解決的遺留問題或由此衍生的新問題進行新一輪循環，以期達到最優。

5 結語

高校圖書館圖書批量采購工作是一項最基礎的業務工作，但同時也是獲取信息、分析信息和傳遞信息的過程。每一個圖書館員需順應時代發展變化，有效借助館配書商平臺探索更新圖書批量采購的質量把控方法與策略，不斷滿足廣大讀者的個性化需求，提高圖書館館藏的質量和利用率。