信息社會形勢下檔案管理工作存在的問題及改進措施

摘? 要：近年來，隨著社會經濟的快速發展，更多的現代化設備投入了市場使用，并對檔案管理工作的發展起到了非常重要的作用，但是，由于欠缺對檔案管理工作的重視，檔案管理工作人員對業務的懈怠心理以及個人素質存在著不均衡性，這就對檔案管理工作的進一步提高形成了一種阻礙，所以，應該加強對檔案工作的改革，從而促進檔案工作的不斷發展。

關鍵詞：信息社會形勢;檔案管理;措施

現階段我國的檔案管理工作還處于比較傳統的階段，特別是針對內蒙偏遠地區，因此這就對檔案部門開發檔案信息資源帶來或多或少的阻力，對檔案信息資源的綜合利用也產生了很大的影響。本文就檔案管理工作目前存在的諸多問題進行分析探討，并給與一定的改進措施。

一、檔案管理目前存在的問題

1.管理意識薄弱，檔案利用率偏低。檔案管理工作對開展各項工作都有非常重要的作用，正確有效的利用檔案信息資源可以給社會和國家帶來不菲的經濟效益。但大多數檔案管理單位一直以來都是重“藏”輕“用”，沒有對檔案信息資源所帶來的社會經濟效益進行有效的宣傳，所以致使檔案管理的工作人員對檔案利用效益也了解不多。由于對檔案工作的懈怠和對檔案信息資源開發的不足，就造成了現如今檔案利用率偏低的情況。

2.沒有健全的檔案管理制度。由于沒有健全的檔案管理制度，因此檔案管理也就相對的不夠規范。當今，一些大的事業單位普遍存在對檔案管理的不規范的問題。而主要就體現在這幾點，首先是檔號的不規范，其次是案卷標題不規范，最后是很大一部分的案卷都沒有卷內的目錄，再者還有組卷嚴重混亂的現象。有些檔案的借閱、收集、保管和保密等制度也存在問題，雖然都已經建立了相應的管理制度，但是對制度不夠重視，制度的形式大于實質，因此對檔案的真實性和利用價值都造成了非常大的損害。

3.對檔案硬件設施和經費的投入嚴重不足。近些年來，隨著社會經濟的不斷發展，互聯網信息技術也普遍的應用于管理工作中，在互聯網技術的介入下，管理方法也在不斷提升。但是利用互聯網信息技術對檔案進行管理的單位少之又少，大多數還都是采取手工收集和檢索信息，這樣不僅耗時間，而且收集的信息也比較少，對收集和開發利用極為不利。另外對檔案室的建設達不到標準，檔案室設備陳舊，保管條件簡陋，如此的環境對開展檔案管理工作極為不利。

二、對檔案管理工作提出的改進措施

1.建立健全的檔案管理制度。要建立健全的檔案管理制度需要遵循以下幾點要求，第一，規章制度要科學合理。建立的規章制度一定要符合事業單位的特點和檔案管理的實際工作，從而才能滿足事業單位對檔案管理的需求;第二，簡明實用。建立的規章制度一定要有可操作性，以簡單實用、可操作性強作為建立的目標，這樣才能更好的發揮制度在工作中的指導和規范作用;第三，堅持雙向的制度約束。建立的制度既可以約束領導也可以約束員工，只有約束好領導的行為和形象，才能顯現出制度執行的順利程度，而對于員工來說，是制度約束的主要群體。第四，堅持制度嚴肅執行。檔案部門不僅建立了檔案管理的制度，而且還是該制度的主要執行部門。在執行制度時，要做到獎罰分明，充分表現出制度的權威性。

2.借助信息化技術進行管理。當代社會發展的一大趨勢就是信息化，因此還是要有效利用當今先進的科技手段來對檔案進行管理，從而不斷提高檔案管理工作的效率，加快實現信息化的檔案管理工作。現如今我國越來越多的事業單位開始借助信息化來進行檔案管理。由此可以看出事業單位借助信息化來進行檔案管理是勢在必行的。檔案管理也需要順應時代的變化，緊跟時代步伐，適應信息化要求，妥善保管電子檔案文件，特別是針對一些重要的系統，檔案部門積要極參與檔案的信息化建設，將檔案管理變成信息化管理的中的一個重點組成部分。

3.完善檔案管理工作，不斷強化服務的意識，提高服務的水平。檔案管理工作人員要樹立正確的工作觀念，認識到“工作就是服務”這一觀念。從而不斷強化自身的服務意識。對待工作要有明確的服務方向，并端正自己的服務態度，培養創新的意識，從而不斷提高檔案管理工作人員的服務質量。通過服務態度的好壞是對檔案管理工作人員工作到位不到位的正確評價，服務的好壞也是衡量檔案管理人員職業道德的一項重要標準，要積極利用檔案信息資源的作用，讓其服務于社會主義現代化的建設，這將是檔案管理工作人員的主要工作內容和責任。

4.提升檔案管理工作人員的職業素質和業務能力。在檔案管理工作中，不斷提升相關工作人員的個人素質和業務能力是加快檔案管理工作快速發展的必要條件，也是推動檔案事業不斷發展的關鍵因素。一方面要關注新進人員的專業文化知識水平，引進一些有專業知識文化和技能的人員才能不斷充實壯大檔案管理的隊伍。另一方面還要加強對現有工作人員的繼續教育工作，保證現有的檔案管理人員具有良好的個人職業素質和技能。還要注重對干部檔案工作隊伍的建設，挑選一些在政治上可靠，具有正派作風和責任心強的共產黨員來進行檔案管理的工作，并對他們進行積極的教育培養，讓其積極主動的投身于檔案管理工作中。檔案管理工作做的好不好，很大一部分原因取決于檔案管理工作人員的個人素質、技術和技能等。要想成為一名合格的檔案管理工作人員，就必須時刻注重自身素質和專業文化以及技術技能的提高，通過參加各方面的培訓和自學來不斷充實自己，并熟練掌握檔案管理工作中的基本要求和各個環節，從而提升自身工作能力和工作效率。跟隨時代的步伐，創新檔案管理的模式，讓檔案管理更加科學。為社會的發展和進步提供有效的資源。

三、總結

在信息化社會形勢下對檔案管理工作存在的問題進行了分析和研究，并提出了相應的改進措施，通過建立健全的檔案管理制度、借用信息化技術進行管理、不斷強化服務意識和提高服務質量以及提升檔案管理工作人員的職業素質和業務能力幾個方面進行改進，為社會的發展提供有力的支持。

參考文獻：

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注：作者李延卿，曾用名：李穎