學(xué)籍管理系統(tǒng)之學(xué)籍異動(dòng)管理的分析與設(shè)計(jì)

張慧芬

[摘 ? ? ? ? ? 要] ?學(xué)籍管理是高校管理水平的重要體現(xiàn)，學(xué)籍異動(dòng)直接影響學(xué)籍管理的準(zhǔn)確性、實(shí)效性。學(xué)籍異動(dòng)工作嚴(yán)謹(jǐn)而繁瑣，整個(gè)過(guò)程涉及學(xué)生個(gè)人和多個(gè)部門，對(duì)學(xué)籍異動(dòng)信息的共享性、實(shí)時(shí)性要求較高，一些傳統(tǒng)的操作模式已遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)實(shí)的需要。介紹基于數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)庫(kù)引擎等多種技術(shù)設(shè)計(jì)的學(xué)籍管理系統(tǒng)——學(xué)籍異動(dòng)管理模塊，設(shè)計(jì)了依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的學(xué)籍異動(dòng)大部分的業(yè)務(wù)辦理和信息查詢功能。

[關(guān) ? ?鍵 ? 詞] ?學(xué)籍管理;學(xué)籍異動(dòng);管理系統(tǒng)

[中圖分類號(hào)] ?G717 ? ? ? ? ? ? ? ? [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] ?A ? ? ? ? ?[文章編號(hào)] ?2096-0603（2019）27-0086-02

學(xué)籍管理是高校教學(xué)教育管理的重要組成部分，其管理工作的好壞，直接影響學(xué)院學(xué)生管理工作和教育教學(xué)工作。隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大，在校生人數(shù)逐年增多，學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生呈現(xiàn)擴(kuò)大的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的學(xué)籍異動(dòng)人工操作模式嚴(yán)重影響了學(xué)籍管理的準(zhǔn)確性及實(shí)效性。信息文明時(shí)代的到來(lái)給學(xué)籍異動(dòng)管理帶來(lái)發(fā)展的機(jī)遇并同時(shí)伴隨著改革創(chuàng)新，學(xué)籍異動(dòng)信息化管理已經(jīng)成為一個(gè)必然趨勢(shì)。

一、設(shè)計(jì)目標(biāo)

筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，在傳統(tǒng)的學(xué)籍異動(dòng)管理——紙質(zhì)人工審批模式下存在如下問(wèn)題：學(xué)生事先要了解學(xué)籍異動(dòng)業(yè)務(wù)流程，再拿著材料奔走于學(xué)校各個(gè)相關(guān)部門，如果其中一個(gè)審核或?qū)徟块T負(fù)責(zé)人不在崗還會(huì)致使學(xué)生多次往返同一個(gè)部門，大量增加學(xué)生辦理異動(dòng)的時(shí)間成本;在執(zhí)行整個(gè)審批過(guò)程中，除直接面對(duì)學(xué)生的一線教師，大多數(shù)部門負(fù)責(zé)人僅是需要根據(jù)下級(jí)部門審批意見(jiàn)簽字、登記，并沒(méi)有與學(xué)生面對(duì)面受理的必要，如若辦理學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生人數(shù)過(guò)多，往往會(huì)影響相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的工作;辦理學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生人數(shù)多而不同時(shí)辦理，從而占用負(fù)責(zé)匯總學(xué)籍異動(dòng)的工作人員的時(shí)間和精力。

現(xiàn)有的高校學(xué)籍管理系統(tǒng)在缺少辦理學(xué)籍異動(dòng)的功能，造成在學(xué)生辦事難、高校管理部門的資源浪費(fèi)的問(wèn)題。必須積極開(kāi)發(fā)相應(yīng)學(xué)籍異動(dòng)管理模塊，從而解決學(xué)生辦理異動(dòng)難的問(wèn)題，提高各部門負(fù)責(zé)人審核學(xué)籍異動(dòng)的效率，減輕高校各級(jí)學(xué)籍管理員的工作壓力。

二、學(xué)籍異動(dòng)管理模塊設(shè)計(jì)

學(xué)籍異動(dòng)管理模塊的設(shè)計(jì)以學(xué)籍異動(dòng)管理規(guī)定為依據(jù)，在現(xiàn)有學(xué)籍管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上增加實(shí)現(xiàn)的。本模塊依據(jù)學(xué)籍異動(dòng)管理規(guī)定業(yè)務(wù)流程，每條學(xué)籍異動(dòng)記錄利用共享數(shù)據(jù)庫(kù)的工作流信息按方向進(jìn)行路由選擇，從而實(shí)現(xiàn)依靠網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的學(xué)籍異動(dòng)業(yè)務(wù)辦理。

學(xué)籍異動(dòng)包括休學(xué)、保留學(xué)籍、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)班、留級(jí)、退學(xué)等，不同類型業(yè)務(wù)涉及不同的部門。按照學(xué)籍異動(dòng)的業(yè)務(wù)流程：學(xué)生利用個(gè)人賬號(hào)提出申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)所提交的申請(qǐng)類型，選擇相應(yīng)的工作流程節(jié)點(diǎn)直到流程結(jié)束。學(xué)籍異動(dòng)基本管理工作流程示例如下圖所示。

學(xué)院學(xué)籍管理員將處理完成的學(xué)籍異動(dòng)反饋至學(xué)工處、賬務(wù)處、二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處及學(xué)生。

三、學(xué)籍異動(dòng)管理模塊功能

按使用角色來(lái)分類，相關(guān)用戶分為學(xué)生、二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處、校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)籍管理員五類，不同的用戶角色會(huì)分配不同數(shù)量的用戶。學(xué)生用戶對(duì)應(yīng)的是申請(qǐng)異動(dòng)的學(xué)生;二級(jí)學(xué)院用戶對(duì)應(yīng)的是二級(jí)學(xué)院學(xué)籍員負(fù)責(zé)審核，二級(jí)學(xué)院負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)處理提交;教務(wù)處用戶對(duì)應(yīng)的是初審和復(fù)審的負(fù)責(zé)人，可對(duì)二級(jí)學(xué)院所提交的申請(qǐng)進(jìn)行審核處理;校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)應(yīng)的是分管學(xué)籍工作的校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)人;學(xué)籍管理員對(duì)應(yīng)的是負(fù)責(zé)全校學(xué)籍管理工作的老師。

對(duì)這些用戶角色、用戶權(quán)限、業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)的是有相關(guān)技術(shù)水平的管理員負(fù)責(zé)。不同用戶角色分配相應(yīng)的功能：

（一）學(xué)生用戶

可瀏覽信息：可選擇異動(dòng)項(xiàng)目，相關(guān)異動(dòng)申請(qǐng)表，上傳相關(guān)證明。

（二）二級(jí)學(xué)院用戶

可瀏覽信息：申請(qǐng)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生填寫的信息和上傳的材料。

（三）教務(wù)處用戶

可瀏覽信息：申請(qǐng)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生填寫的信息和上傳的材料;二級(jí)學(xué)院填處理意見(jiàn)。

（四）校領(lǐng)導(dǎo)用戶

可瀏覽信息：申請(qǐng)學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生填寫的信息和上傳的材料;二級(jí)學(xué)院的處理意見(jiàn);教務(wù)處的處理意見(jiàn)。

（五）學(xué)籍管理員用戶界面

學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)辦理完畢后會(huì)自動(dòng)生成一個(gè)學(xué)籍異動(dòng)審批表，該表包括學(xué)生的基本資料，詳細(xì)異動(dòng)信息、申請(qǐng)附加材料、各部門審批結(jié)果等，用以打印或存檔。

四、結(jié)語(yǔ)

筆者通過(guò)對(duì)傳統(tǒng)高校學(xué)籍異動(dòng)管理情況進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)了學(xué)籍異動(dòng)管理模塊的需求。在功能、需求的全面分析后，對(duì)學(xué)籍管理系統(tǒng)進(jìn)行增項(xiàng)，以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍異動(dòng)業(yè)務(wù)網(wǎng)上無(wú)紙化辦理。現(xiàn)學(xué)籍管理系統(tǒng)——學(xué)籍異動(dòng)管理模塊部分功能已實(shí)現(xiàn)，并面向全校使用中，在學(xué)籍管理系統(tǒng)使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)還有很多細(xì)節(jié)需要進(jìn)一步完善。我們將繼續(xù)分析設(shè)計(jì)，努力完善，從而推進(jìn)學(xué)籍管理信息化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)：

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[3]王佳音.哈爾濱鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[D].長(zhǎng)春：吉林大學(xué)，2015.

編輯 陳鮮艷