人事檔案管理中人工智能技術的模式探討及應用

周曉靜

為緊跟時代發展潮流，提升工作質量與工作效率，人事檔案管理者開始將人工智能應用在檔案管理中。1956年首次提出人工智能，隨著時代發展被應用在生活和科學等各方面，被稱為“21世紀三大尖端科學技術之一”。靈活應用人工智能，可以提升人事檔案信息真實性和準確度，為今后應用提供便捷。如何更好的應用人工智能是當前需要深入思考的問題，故此，文章將提出檔案管理應用人工智能策略，有效解決原有檔案管理中存在的問題。

一、人工智能技術概念

人工智能也可稱為機器智能和智械，通過人工制作產生的智能設備。人工智能劃分為兩個部分，分別是人工與智能，所謂智能涉及的領域包括仿真技術、虛擬技術、智能機器人等。人工智能在計算機中是主要分支，人工智能熟練掌握智能本質，開發與人類智能相近的方式，并做出準確反應的智能設備。人工智能中的機器設備主要包括語言識別和圖像識別等，人工智能對分辨信息和處理問題等各方面帶來便捷。特別是應用人工智能還可以完成搜索信息和解答問題的工作，為人們制定最佳解決方案。在人工智能技術日漸成熟中，應用人工智能的領域也得到良好發展，為人們生活與生產帶來較大便捷和智能化。

二、人事檔案管理難點

（一）信息量較大

現階段，大部分企業檔案信息和數據資料形式比較多，并且內容比較繁瑣，主要包括電子類和影像類等信息形式，檔案內容包括設計類和環境類，但是大部分企業的管理途徑與管理制度并沒有做到規范化，導致檔案中的數據和信息比較混亂，為管理人員收集和整理檔案資料產生較大影響，導致檔案管理的難度上升，這種情況導致管理效率下降，為企業可持續發展帶來較大阻礙。

（二）缺少結構性

企業檔案中“非結構化”的現象比較嚴重，企業生產中出現的信息與數據均被歸納至檔案記錄，若不能準確分類整理檔案信息，工作人員應用檔案資料時搜索的難度比較大，降低檔案資料利用價值。企業內部信息主要是“非結構化”信息，在強化檔案管理的過程中應該收集并整理非結構化的信息，確保檔案資源信息得到有效利用。

（三）不能有效應用隱形信息

隱形資源信息是構成人事檔案的主要部分，與“顯性信息資源”組成檔案系統。顯性資源具備傳播性、交流性、表達性的特點，比較便于獲取。檔案中的隱形資料獲取的難度比較大，大部分隱形數據主要是根據管理人員自主判定與工作經驗獲取，具備獨立性、排他性特點，不能利用客觀數據展示與表達，信息共享的難度比較大。

三、人事檔案管理中應用人工智能技術策略

（一）智能化分類和搜索

人事檔案存儲資料和信息的形式為數字化，主要是借助文本形式與多媒體方式實現。管理人員整理和分類檔案資料的過程中，可以通過智能化機器學習管理方式等技術。文本分類可以智能化分類和整理檔案資料，這種分類方法可以按照工作人員預先設定的方式分類檔案，還可以整理收集互聯網中產生的資料。另外，管理人員能夠利用語言識別和智能化圖片開展認識檔案管理工作。人事檔案形式與內容隨著社會發展持續增多，這種情況導致傳統檢索信息的方法并不能更好的滿足檔案管理需求。人工智能中的智能化檢索功能利用模式分辨與普通話處理技術，可以保證精準篩選檔案信息，并按照具體要求進行輸入。人工智能能夠自動過濾無利用價值的數據和信息，提升檢索工作的效率和準確性。

（二）提升安全性

確保檔案管理安全性是基礎性工作，只有確保檔案安全性，才可為今后開展工作奠定基礎。為保證檔案管理具備較強的安全性，管理人員可以利用聲音和指紋等智能技術完成，便于管理人員拿取和歸還資料，為提升工作效率提供強有力的技術支持。當前，不斷優化完善人工智能監控系統，升級后的系統既可以檢測視頻影像，又可以發送報警信號，時刻提醒管理人員，保證管理者提升安全防范意識，當發生安全警報后及時制定解決的方案，避免造成安全事故。人工智能自動設定存儲檔案最佳溫度與濕度，確保檔案不會因外界因素受到破壞。當前，管理部門主要利用防火墻和監測系統完成防護工作，檢測系統能夠實時監測非法入侵，具有防護作用，防火墻融合多種技術，實時分析并阻攔不安全訪問，便于有效管理數據庫。在多數情況下，防火墻可以攔截病毒，保證檔案系統不會受到外界的攻擊破壞。另外防火墻還可以實現實時監測，完整查找被破壞或者被攻擊的資料。

（三）準確評價檔案價值

人事檔案具備價值性、真實性特點，是評價檔案管理主要指標。鑒定人事檔案價值時，人工智能中的專家系統為管理人員提供較大支持。專家系統將人工智能作為基礎，可以模擬人類思考問題方式解決問題，系統中涵蓋多方面知識，可以扮演專家角色。專家系統具備機動性、發散性特征，可以合理推斷現有的資料與信息，從而進行有效的解決。尤其是需要專家評審的資料，可以與專家約定時間、地點，并支付一定額度的咨詢費用，但是利用專家系統之后便不會受到時間、地點、費用的限制，可以準確鑒別評定檔案價值，并提出合理性建議，為管理人員和應用檔案管理提供參考。利用專家系統評定人事檔案時，需要完成三項工作：①建立知識庫，通過計算機編程輸入評定人事檔案價值的方法、注意事項和其他知識；②合理訓練數據庫，利用人事檔案和驗證系統，保證專家系統對工作流程了如指掌；③完善專家系統，驗證并總結專家系統的優點和缺點，并進行優化完善，確保專家系統的完善性和科學性。應用專家系統的方法相對便捷、簡單，不僅可以提升檔案管理效率，還可以保證管理工作的質量。

（四）快速搜集信息

傳統人事檔案主要利用紙質進行記錄，這種方法不僅占用較大的空間，還不便于保存和攜帶。在人工智能迅猛發展的過程中，檔案管理的工作由無紙化向自動化方向轉變，自動化的實現有效縮短辦公時間，在某個方面提高管理文件的效率。人工智能具備保管與收集信息的功能，因此人工智能被廣泛應用在檔案管理中，并且重新收錄分類紙質檔案，最終形成電子檔案。在信息化時代中，為提升檔案管理的工作效率，利用智能主體是有效途徑之一。比如執行與學習的智能化主體，還有各種類型的智能化主體。收集檔案資料中應用智能主體具有較強自控性和主動性、應變性。但是智能主體和其他主體存在較大的區別，管理人員應該將各個主體進行整合應用，這樣才可以真正發揮處理檔案和收集檔案的功能。在互聯網時代中，人工智能應用在檔案管理中將向更深的層次發展，應用人工智能技術主要是建立在學習智能技術之上，深入學習可以借助訓練大數據實現，并總結應用計算機的規律及知識。對于檔案管理這項工作來說，檔案信息的海量化是應用人工智能的主要前提。管理人員應該通過人工智能建立網絡系統，細化網絡系統業務，確保網絡系統可以真正的滿足使用者需求。

結束語：綜上所述，在開展人事檔案信息管理時人工智能得到廣泛應用，在檔案管理中充分發揮其原有的價值和作用。檔案管理人員借助人工智能既可以節約時間，又可以改進并完善管理制度。在人工智能推廣普及背景下，檔案管理向智能化和數字化的方向轉變，便于管理人員搜集和整理。人工智能可以將人事檔案中的信息進行自動分類，便于合理應用人事檔案。人工智能可以準確評價人事檔案價值，保證檔案工作的保密性及安全性，提升工作效率與服務水平。