新形勢下事業(yè)單位檔案管理及服務模式的創(chuàng)新路徑

李濤

摘要：事業(yè)單位在日常工作中產(chǎn)生的一些文件、資料，其中有保存價值的經(jīng)過整理、收錄后，形成檔案。這些檔案不僅需要進行專門的管理，而且還需要通過挖掘檔案潛在的參考價值，為事業(yè)單位各項工作的開展提供經(jīng)驗借鑒，發(fā)揮其服務功能。在事業(yè)單位深化改革的新形勢下，檔案管理的思維理念、服務模式也需要動態(tài)的創(chuàng)新。除了要重視專職檔案管理隊伍的建設外，還要統(tǒng)籌做好管理制度的完善工作，通過多措并舉，致力于提高事業(yè)單位檔案管理與服務水平。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;服務模式;業(yè)務素養(yǎng)

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的新要求

（一）更快的工作效率

事業(yè)單位承擔著較多的公共服務職能。隨著改革的不斷推進，事業(yè)單位日常運行中產(chǎn)生的檔案數(shù)量呈現(xiàn)出遞增趨勢，檔案管理工作壓力增加。在這種背景下，迫切要求通過創(chuàng)新管理模式，以及采用新的管理技術，用更高的效率完成文件資料的收錄工作，檔案的管理與借閱工作。另外，一些珍貴的紙質檔案由于只有一份原件，在管理過程中還要注意謹防紙質檔案丟失、破損，對檔案管理工作的細致性也有特殊要求。因此，新形勢下的事業(yè)單位檔案管理工作，必須要做到兼顧效率與質量。

（二）更高的服務質量

檔案管理工作具有雙重內涵，其一是對檔案資料的“管理”，主要是做好檔案收錄、存放、借閱等;其二是對檔案資料的挖掘和利用，通過借鑒其中的一些信息，發(fā)揮其“服務”作用。以往的事業(yè)單位檔案管理，多數(shù)情況下只重視了管理工作，而沒有做好服務工作，沒有真正體現(xiàn)出檔案的價值所在。在新的形勢下，要求工作人員要堅持做到以管理為輔助手段，以提高利用價值為目的，提高服務水平和服務質量，將檔案的借鑒與參考價值發(fā)揮出來。

二、現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理的方式方法有待創(chuàng)新

在新的形勢下，檔案管理的手段和服務模式都應當體現(xiàn)出時代特色，才能更好地滿足于新時期事業(yè)單位檔案管理與利用工作的開展要求。經(jīng)過調查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段還有一些事業(yè)單位，無論是在文件資料的收集與歸檔，還是檔案文獻的保存與管理中，采用的方式方法沒有創(chuàng)新，這種以人工為主的工作模式，一方面是需要占用較多的人工，無形中導致了事業(yè)單位人員冗余，而且也會增加財政負擔;另一方面，無論是效率還是質量也不能滿足當下的工作要求。例如人工收錄資料和進行歸檔時，容易出現(xiàn)紙質檔案缺頁、丟失的問題。

（二）專職檔案管理人員數(shù)量不足

檔案的數(shù)量會隨著事業(yè)單位工作年限的增加而不斷累積，因此檔案管理的任務量會呈現(xiàn)出逐年遞增的趨勢。但是由于編制有限，事業(yè)單位幾乎沒有與時俱進的擴大檔案管理隊伍。事業(yè)單位大多數(shù)在崗的檔案管理人員基本上身兼數(shù)職，在這種情況下，檔案管理部門就存在著人手不足情況，而且部分檔案管理員僅僅是依據(jù)自身的經(jīng)驗從事工作，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，不了解檔案管理的文件歸檔整理要求、歸檔范圍以及基本操作規(guī)程。

三、新形勢下檔案管理及服務模式的創(chuàng)新路徑

（一）完善檔案管理制度，落實檔案管理責任

事業(yè)單位的檔案不僅數(shù)量多、管理壓力大，更重要的是檔案本身具有珍貴的價值，這也就決定了必須要保證檔案管理本身的規(guī)范性與嚴謹性。為了達到這一目標，要求在新形勢下，事業(yè)單位應當給予自身的實際情況，以及檔案管理的具體要求，制定符合時代要求、具有時代特色的新的工作制度。例如，在制度中要進一步強調管理人員的責任，真正強化在職管理人員的責任意識，確保珍貴檔案資料不丟失、不破損，保證其使用價值的發(fā)揮。

（二）樹立創(chuàng)新思維，提升檔案管理隊伍業(yè)務素養(yǎng)

檔案管理要求從業(yè)人員既要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要擁有細心、踏實、耐心等基本素質。因此，事業(yè)單位在開展人力資源培訓時，也要分別從兩個方面開展工作：第一個層面，是要結合新形勢下對檔案管理提出的新要求，提供充足的培訓機會，或是鼓勵在職檔案管理人員進修學習，讓自己的專業(yè)技能得到提升，從而更好地滿足崗位工作要求;第二個層面，則是考察管理人員的職業(yè)道德方面，通過做好培訓工作，要提升職業(yè)素養(yǎng)，強化服務意識，為檔案借閱人員提供耐心、熱心的服務，履行好一名基層檔案管理人員的職責。

（三）新技術、新設備在檔案管理及服務中的應用

為了減輕工作壓力，同時也是為了進一步提高服務水平，檔案管理人員可以借助于一些新技術、新設備，輔助完成檔案管理及服務工作。例如，近年來信息技術在檔案事業(yè)中發(fā)揮了獨特的應用價值，在事業(yè)單位的檔案部門，引進信息管理系統(tǒng)，可以通過掃描錄入的方式，將紙質檔案轉變成同樣內容的電子檔案。然后將檔案的目錄統(tǒng)一列入到數(shù)據(jù)庫內，這樣在查閱檔案時，只需要輸入關鍵詞，就可以直接從數(shù)據(jù)庫內找到相應的檔案，減少了使用者的等待時間，達到了優(yōu)化服務的效果。

結語

事業(yè)單位的檔案管理要做到與時俱進的創(chuàng)新和調整，才能在提升管理效率的前提下，更好地發(fā)揮檔案服務價值。為了達到這一目標，事業(yè)單位應重點做好制度建設、人才培養(yǎng)和新技術運用等綜合工作，不斷總結工作經(jīng)驗，制定出符合自身發(fā)展的創(chuàng)新服務模式，從而提升工作效率，為事業(yè)單位的深化改革和可持續(xù)發(fā)展提供動力。

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