淺析大數據時代下檔案信息化管理工作

【摘 要】隨著信息技術的迅速發展，信息已經成為社會和經濟發展過程中不可或缺的重要戰略資源，特別是近年來互聯網技術被應用于各個領域，給不同的領域都帶來了大小不一的影響和挑戰。尤其是對于檔案管理工作來說，信息技術的廣泛應用給檔案管理工作帶來了很大的機遇和挑戰，所以相關的工作人員要抓住機會，處理好大數據時代下檔案信息化管理的機遇和挑戰，促進檔案管理工作的發展和完善。基于此，本文對大數據時代下檔案信息化管理工作的挑戰、機遇和策略進行了分析。

【關鍵詞】大數據時代;檔案管理工作;信息化;機遇和挑戰

隨著大數據時代的到來，檔案管理的技術不僅得到了改革完善，檔案管理的工作方式也隨之得到了改變，唯有全面更新檔案管理工作的工作觀念和工作方法，熟練的掌握大數據時代下檔案管理的工作技術，才能提高檔案管理工作的工作質量和工作效率，發揮出大數據時代下檔案信息化管理工作的優勢和價值。

一、大數據時代下檔案信息化管理工作的挑戰

（一）面對數據隱私和安全困境

大數據時代，所有的信息都是互聯互通的，信息更加具有開放性，數據的安全和隱私面臨著更大的挑戰，這就要求相關的檔案管理人員要有強烈的安全意識，還要具備熟練的信息處理技術，以應對突發的網絡安全狀況。尤其是在現在，網絡信息安全的法律法規建設還不完全，并且一部分的檔案存放還不符合規范，特別容易被攻擊盜取，檔案在傳輸、保存的過程中容易出現信息泄露的情況，這些都是威脅檔案信息化管理的重要因素[1]。

（二）面對著數據處理難題

大數據時代的到來就意味著信息不斷增長，信息數量增多，檔案管理變得復雜。面對著迅速增長的檔案新型，檔案管理工作機構并沒有足夠的措施有效的處理這些檔案，不能用科學的方式對各類新的檔案信息進行有效的篩選應用。即使經過一段時間的發展，檔案信息化管理工作已經出現了云盤技術，但是云盤技術發展尚且不完善，不成熟，仍然無法處理隨時增長變化著的數據信息。并且因為大數據時代信息的開放性，導致還有很多檔案信息的來源不明確，所以數據處理起來非常的困難。

（三）面臨著技術方面的挑戰

大數據時代檔案信息化管理雖然經過一段時間的發展已經取得了長足的進步，但是大數據應用于檔案管理工作依然面臨著很大的技術挑戰，大數據時代下的檔案信息化管理工作還存在著諸多問題亟待解決。大數據時代的信息管理工作在處理數據的過程中，具有容錯率低的問題，在處理數據的過程中一旦一個步驟出錯，可能會影響到整個工作的進度，而且糾正錯誤比較麻煩，除此之外，在進行信息處理的時候，如果信息處理的算法有一個很小的地方出錯，就會導致整個信息處理失敗，對檔案信息化管理造成很大的困擾。不僅如此，目前來看，大數據時代檔案信息化管理的設備也是存在問題，這些設備的可擴性不足，而且因為技術的問題，這些后期的維護工作都是十分困難的。這些因素共同造成了大數據時代檔案信息化管理工作面臨著技術方面的挑戰[2]。

（四）缺乏相關的高素質人才

隨著不同領域的檔案管理工作都應用了大數據處理，這使得不論什么樣的機構都面臨著檔案信息化管理的人才不足的問題。尤其是現在，互聯網技術飛速展的情況之下，大數據檔案管理技術也隨之快速的發展，這就要求現有的檔案管理人員要不斷的加強自己對于檔案管理工作的知識和技術的更新，但是很多檔案管理人員沒有辦法做到及時補充新的知識和技能，這就導致本來就缺乏的檔案信息化管理人才更加缺乏。

二、大數據時代下檔案信息化管理工作的機遇

（一）提供數量非常多的數據

傳統的檔案管理工作往往都面對著信息量比較少，信息收集困難的困境。而大數據時代信息具有開放性、多樣性、全面性等特征。所以說，大數據時代的檔案管理工作面對數量豐富、類型多樣、來源廣泛的信息，這些信息數據可以滿足各階層的單位檔案管理工作對信息的實際需求。目前來看，檔案管理工作人員的工作也不再是局限于檔案信息的收集和管理，還可以在數量豐富的信息的基礎上進行數據的可讀性和潛在價值的挖掘。因此，大數據時代的檔案信息管理工作相比較傳統的檔案信息管理工作，具有檔案管理能力強、儲存維護成本低等優點。這些都是大數據時代下檔案管理工作所面臨的機遇。

（二）擴展檔案管理系統

大數據還可以幫助檔案管理系統實現擴展。在大數據時代，相關的工作人員要想滿足類型多樣，數量豐富的檔案信息處理的實際需求，就必須實現檔案管理系統的擴展。大數據時代的到來催生了云計算技術，所以說檔案信息化管理系統要在云計算的基礎上進行擴展，從而完成數據信息資源儲存，管理工作。不僅極大的降低了檔案管理系統的后期維護成本，還有效提高了檔案信息化管理的水平。同時還可以對用戶的不同需求開發出檔案管理系統不同的工作模塊，進而提高檔案管理系統的使用價值，解決檔案管理中的實際工作問題[3]。

三、大數據時代下檔案信息化管理工作的策略

（一）工作人員樹立大檔案觀

大數據時代的到來，檔案管理的工作人員的思維觀念不能在局限于紙質檔案管理時期，不僅要會對文字檔案和數字檔案進行儲存、維護和應用，還要會對各種視頻檔案和音頻、圖片檔案進行有效的處理了，同時還可以做到對各種結構性或者非結構性的信息進行管理儲存。因此，檔案管理工作不僅僅要更新以往的管理觀念，還要樹立數據化、云計算的檔案管理觀念，樹立大檔案管，能夠在海量的信息中找到有價值的信息進行管理儲存。加強檔案信息化管理的工作效率。

（二）改革收集檔案信息的方式

收集檔案的方式對檔案管理工作也是非常重要的，只有改革傳統的檔案信息收集方式，才能不斷的適應大數據時代下的檔案信息化管理工作。首先，檔案管理的收集工作要發揮大數據的優勢，對不同的檔案信息進行區分，加大對結構化以及非結構化的信息收集和處理的能力。其次，因為大數據時代的信息是非常零散的、海量的，所以檔案工作人員要加強對這種信息的收集能力，加強對圖片、網頁、網站等非數據信息的收集能力[4]。

（三）完善檔案信息化管理的制度規范

在面對這檔案信息化管理法律規范不完全的情況下，相關政府部門要加強對檔案信息化管理的法律法規，防止不法分子有機可乘，確保檔案信息不會受到攻擊。除此之外，各個單位和工作部門還要根據本單位的實際情況完善對本單位員工的行為制度規范，確保員工在檔案信息化額的工作管理中不會出現漏洞，防止檔案信息化管理工作過程中出現紕漏[5]。

四、結語

總而言之，在大數據的時代背景之下，檔案的信息化管理已經成為一種必然的趨勢。因此，相關的工作部門和工作管理人員要樹立大檔案觀，強化檔案管理的信息化服務理念，提高自身利用信息技術的水平，在此基礎上結束大數據的技術提高自身檔案信息化管理的能力，更好的滿足用戶對信息化檔案的實際使用需求。

【參考文獻】

[1]李慧芬.試論大數據背景下檔案管理工作的機遇與挑戰[J].低碳世界，2018，（9）：318-319.

[2]陳曉強.淺析新時代檔案管理策略幾點探究[J].魅力中國，2019，（24）：346-347.

[3]顏克禮.淺析大數據視野下檔案管理思維方式的轉變[J].卷宗，2018，8（33）：10.

[4]黃雪蓉.淺析大數據環境下檔案管理工作的轉型[J].卷宗，2018，（22）：91.

[5]史忠麗.淺析大數據時代的檔案信息化管理[J].卷宗，2018，（7）：42.

作者簡介：張雪（1982—），女，學歷：本科，江蘇省宿遷市人，現在江蘇省宿遷市公安局宿豫公安分局指揮中心，研究方向：大數據時代檔案應用。