淺談如何提高研究所財務(wù)報銷效率
——基于科研財務(wù)助理視角

田 其 張袁媛 .中國科學(xué)院精密測量科學(xué)與技術(shù)創(chuàng)新研究院 .海軍工程大學(xué)

近年來，報銷成為了科研人員心中的痛點，國家為了更好地解放科研人員，頒布了一系列的政策性文件。2016年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，2018年科技部、財政部聯(lián)合下發(fā)了《科技部辦公廳 財政部辦公廳關(guān)于開展解決科研經(jīng)費“報銷繁”有關(guān)工作的通知》。這些政策性文件頒布的宗旨之一是讓科研財務(wù)助理真正承擔(dān)起財務(wù)報銷等與課題經(jīng)費管理相關(guān)的角色，真正解放科研人員。

一、科研院所報銷全流程的基本情況

目前大多數(shù)科研院所的報銷全流程如下：科研財務(wù)助理填寫報銷單據(jù)→科研人員審核報銷單據(jù)→科研財務(wù)助理打印走完審批流程的報銷單據(jù)→科研財務(wù)助理遞交報銷單據(jù)及相關(guān)附件至財務(wù)→審核會計審核單據(jù)→出納付款。現(xiàn)階段大多數(shù)科研院所都部署了線上審批流，報銷單據(jù)的審批基本都可以在財務(wù)系統(tǒng)線上完成，避免了線下到處找科研人員或領(lǐng)導(dǎo)簽批的麻煩。線上審批流程部署不僅僅是對科研財務(wù)助理報銷手續(xù)的簡化，更是給科研人員提供了更多的自由時間，避免了在工作時間被他人頻繁簽字打擾。從報銷的全流程中也可以看出科研財務(wù)助理在多個環(huán)節(jié)中承擔(dān)了重要角色，是提高報銷效率的核心所在。當(dāng)然科研人員線上審批單據(jù)的速度、審核會計審核單據(jù)的速度也都會對報銷效率有一定的影響?；谖恼聦懽髂康模恼聲呵抑谎芯咳绾螐目蒲胸攧?wù)助理的角度出發(fā)，提高科研院所財務(wù)報銷效率。

二、科研院所財務(wù)報銷效率不高的主要原因

(一)科研財務(wù)助理的流動性較大

科研財務(wù)助理流動性較大主要有以下三個方面的原因：第一，一些項目組科研活動經(jīng)費不足或規(guī)模小，學(xué)生承擔(dān)了科研財務(wù)助理的角色，而學(xué)生報賬的流動性非常大，往往是新學(xué)生剛開始熟悉報銷制度又輪到了下一屆學(xué)生報銷，導(dǎo)致報銷單據(jù)的出錯率居高不下，報銷效率較低。第二，更多的項目組是以勞務(wù)派遣形式聘用科研財務(wù)助理，導(dǎo)致人員流動性較大。與研究所的正式職工相比，科研財務(wù)助理們更像是單位的“外部人員”，科研財務(wù)助理會認(rèn)為勞務(wù)派遣式的聘用形式并不穩(wěn)定。另外，科研財務(wù)助理的薪資更多的是由項目組負(fù)責(zé)人決定，導(dǎo)致了不同項目組之間科研財務(wù)助理的薪資水平差異較大，甚至可能會出現(xiàn)工作量與薪資水平不匹配的情況。不公平的心理現(xiàn)象會在科研財務(wù)助理心中萌芽，久而久之某些科研財務(wù)助理會毅然選擇離職。第三，科研財務(wù)助理升職渠道少，升職空間不明確。目前科研院所聘用科研財務(wù)助理更多的是采用勞務(wù)派遣形式，他們的考核、月工資的發(fā)放、年終績效等完全由項目組決定，與單位人事部門幾乎沒有關(guān)系。升職也更多的只是表現(xiàn)在小幅漲薪層面，沒有真正的升職可言。

(二)科研財務(wù)助理在報銷專業(yè)度方面的提升，動力不足

一方面，與科研財務(wù)助理辦理業(yè)務(wù)接觸較多的財務(wù)部門、科研管理部門等部門對科研財務(wù)助理的薪資增長、年終績效考核沒有考核權(quán)。沒有考核權(quán)，意味著科研財務(wù)助理在上述部門面前犯錯幾乎不需要成本，這樣極容易導(dǎo)致報銷易錯點一犯再犯，同一報銷問題再次咨詢財務(wù)人員的現(xiàn)象自然而然非常普遍，報銷反復(fù)溝通成本大、耗時長，報銷效率低下。另一方面，有些研究組規(guī)模大，報銷單據(jù)量也非常大。而業(yè)務(wù)量與科研財務(wù)助理數(shù)量的不匹配，導(dǎo)致了有些研究組的科研財務(wù)助理每天都在疲于應(yīng)付報銷單據(jù)的填寫和其他雜事，沒有足夠的時間學(xué)習(xí)、反思財務(wù)規(guī)章制度。此外，有些科研財務(wù)助理認(rèn)為自己的工資低，工作前景不明，工作對她自身而言也是可有可無，這樣的心理狀態(tài)促使他們不愿意更多的去思考和反思工作，遇到了不明白的業(yè)務(wù)難題往往是直接問審核會計解決，不會主動求解答、求進取。

(三)科研財務(wù)助理有效溝通、主動解決問題的意識不強

科研院所的報銷規(guī)章制度不可能窮盡所有的科研業(yè)務(wù)事項，科研財務(wù)助理在向?qū)徍藭嬜稍兲厥馐马椩撊绾螆箐N時往往沒有把相關(guān)業(yè)務(wù)描述全面，導(dǎo)致來回反復(fù)溝通，這樣也加深了科研財務(wù)助理和審核會計之間的矛盾。同時，遇到報銷難點問題時，科研財務(wù)助理可能不會積極主動尋求解決思路，對審核會計人員有較大的依賴心理。

三、提高財務(wù)報銷效率的建議

(一)健全科研財務(wù)助理的聘用、考核機制，減少科研財務(wù)助理的流動性

首先，在聘用環(huán)節(jié)除了讓項目組參與其中外，建議讓科研管理部門、財務(wù)部門等部門參與其中，從而保證在源頭上對科研財務(wù)助理的素質(zhì)進行全面考核，保證招聘人才的質(zhì)量。而且，針對規(guī)模較小或者業(yè)務(wù)量較少的研究組可以以多個項目組的名義聯(lián)合組織共同招聘一位或多位科研財務(wù)助理，以代替學(xué)生報銷，增強人員穩(wěn)定性。其次，在年底考核環(huán)節(jié)，除各項目組對科研財務(wù)助理的日常工作進行晾曬考核外，科研管理部門、財務(wù)部門等也應(yīng)參與其中。比如，科研管理部門可從經(jīng)費轉(zhuǎn)撥單據(jù)填寫是否及時、中期檢查和結(jié)題檢查的完成情況等多個維度對科研財務(wù)助理的工作進行考核。財務(wù)部門可從退單率、同一問題重復(fù)咨詢財務(wù)次數(shù)、財務(wù)報銷規(guī)章制度熟練程度、處理非常規(guī)報銷的能力等各個維度對科研財務(wù)助理的工作進行考核。

(二)拓寬科研財務(wù)助理的獎勵、晉升渠道，讓科研財務(wù)助理有更足的動力去努力工作和學(xué)習(xí)

目前科研財務(wù)助理的薪資多數(shù)是項目組課題經(jīng)費的勞務(wù)費開支，每年的薪資比較固定。針對優(yōu)秀的科研財務(wù)助理，項目組內(nèi)部可適當(dāng)提高其月績效工資，年終績效獎金?？蒲性核鶎用嬉部梢阅杲K獎勵性績效、科研財務(wù)助理年終考核評優(yōu)獎勵等多種形式對其工作進行肯定。另外，針對特別優(yōu)秀的科研財務(wù)助理，可為其提供轉(zhuǎn)為正式職工的機會，從而留住人才更好地服務(wù)科研活動和研究所。具有吸引力的薪酬體系和晉升機會更有可能使科研財務(wù)助理有動力去做好報銷工作，提高報銷效率。

(三)組織多樣化培訓(xùn)，培養(yǎng)科研財務(wù)助理的專業(yè)度，夯實基礎(chǔ)

第一，針對新的財務(wù)規(guī)章制度，財務(wù)部門可組織深入解讀規(guī)章制度方面的培訓(xùn)，并在培訓(xùn)完成后當(dāng)場進行培訓(xùn)知識的測驗，測驗結(jié)果作為年終考核依據(jù)之一，從而保證培訓(xùn)效果。第二，財務(wù)部門的審核會計人員也可以定期整理報銷單據(jù)中的高頻易錯點反饋于報銷微信群或QQ群中，整理規(guī)章制度并形成報銷手冊，讓科研財務(wù)助理注意易犯錯點，提高填單準(zhǔn)確率，提高報銷效率。第三，邀請專家進行專題講座。專家可以根據(jù)自己的實踐經(jīng)驗講解科研院所報銷業(yè)務(wù)的審計重點，講解報銷方面的“典型案例”等，提升科研財務(wù)助理的專業(yè)能力，避免易犯錯點發(fā)生在自己身上。第四，每年或每半年舉辦一次科研財務(wù)助理的經(jīng)驗分享會。每位科研財務(wù)助理在分享會中分享工作上特別有感悟的事件或感悟的點，以便其他人拓寬視野，學(xué)習(xí)參考，共同進步。第五，針對新入所的科研財務(wù)助理，可采取“老帶新”的模式，讓有經(jīng)驗、做事仔細(xì)認(rèn)真的科研財務(wù)助理幫助新入所的科研財務(wù)助理盡快熟悉財務(wù)報銷相關(guān)業(yè)務(wù)，盡量減少犯錯頻率。

(四)加強對科研財務(wù)助理的情感管理，滿足科研財務(wù)助理工作上的合理需求

一方面，創(chuàng)造良好的報銷環(huán)境，以促進科研財務(wù)助理順心工作，讓他們更有動力在現(xiàn)在的崗位上繼續(xù)努力。良好的報銷環(huán)境包括線上報銷審批流程的全面部署、審核會計耐心、及時地給科研財務(wù)助理答疑解惑等等。另一方面，尊重科研財務(wù)助理，實現(xiàn)審核會計工作與科研財務(wù)助理工作的雙贏。例如財務(wù)部門可以在財務(wù)室建立小信箱或者是意見反饋本，及時了解科研財務(wù)助理在報銷方面的需求，科研人員在報銷方面的需求，并對其合理需求做出及時反饋。

綜上所述，科研財務(wù)助理是推進報銷全流程進行的核心點，是提高報銷效率的關(guān)鍵所在。在充分相信科研人員，簡政放權(quán)的背景下，只有更好地管理科研財務(wù)助理，才能使科研財務(wù)助理更好地服務(wù)于科研人員和科研活動。因此，給予科研處財務(wù)助理穩(wěn)定的工作環(huán)境，培養(yǎng)科研財務(wù)助理的專業(yè)能力，滿足科研財務(wù)助理的合理需求，才能真正培養(yǎng)和提高科研財務(wù)助理的專業(yè)性，提高報銷效率，才能讓科研人員真正從繁瑣的報銷中解脫出來，更好地潛心科學(xué)研究。