醫院檔案精細化管理的價值與實現方式

侯雙雪

摘 要：精細化管理水平決定了檔案管理工作的價值挖掘與創造能力，但當前我國醫院檔案管理的精細化水平普遍較低，不利于檔案管理工作發展，也限制了檔案管理對醫院整體發展的輔助作用。因此，本文提出了對醫院檔案精細化管理的價值與策略進行研究，分析目前醫院檔案精細化管理的問題，提出具體的改進建議，以期為醫院檔案管理工作改革提供參考。

關鍵詞：醫院;檔案管理;精細化;創新

一、醫院檔案精細化管理的基本價值

精細化管理的本質是對工作質量控制和改善的管理技術，也是一種管理哲學、管理系統和管理工具，通過管理規則的系統化和細化，可以使組織管理各單元精確、協同和高效運行。換言之，精細化管理能夠提升管理質量和效率，同時也能夠更有效地挖掘管理對象的價值，因此精細化管理適用于絕大多數管理領域。對于醫院檔案管理來說，精細化管理還具備如下兩點價值。

一是提升內外部服務能力。設立檔案的初衷是為組織提供完整的工作記錄，為組織內部工作的回顧性研究、分析和改良提供資料支持，因此檔案管理最基本的目標就是保證內部服務能力及質量。精細化管理則有助于提升檔案管理質量，也有利于提升服務效率，這使得檔案能夠更好地支持醫院內部學術與應用研究、常規管理工作、醫院交流工作。

二是支持醫療工作與其他醫院工作問題的溯源。醫院最核心的醫療工作是一種風險相對較高的工作，雖然目前醫療風險控制研究與應用成果較為理想，但醫院在實際運作過程中的風險管理和控制工作仍有大量崗位參與，整個風控系統十分復雜，一旦風險未得到有效控制，問題的溯源過程也就相對緩慢。而精細化檔案管理能夠確保相關工作的歷史信息被完整記錄，一方面可以支持問題溯源，另一方面也可以通過對翔實的歷史檔案的分析來發現其他潛在風險并有效預防之。

檔案精細化管理對于醫院的制度性發展、經濟性發展都有十分重要的價值，這是醫院檔案管理必須經歷的發展過程，也是現階段醫院檔案管理最迫切需要改革的部分。

二、當前醫院檔案精細化管理的問題

（一）檔案管理粗放

檔案精細化管理的基礎是對管理對象的精細化分類處理，但就目前我國醫院檔案管理來看，檔案的細化分類工作并不理想，除了傳統的患者病例檔案外，其他所有內部檔案的管理大多存在如下三類問題。

一是檔案不完整，主要表現為部分檔案的信息內容不完整。例如，在人事檔案的管理中，不同時間入職的職工檔案記錄的信息內容不完全統一，老職工檔案中記錄的信息通常有所缺失。少數醫院并不重視檔案管理工作，導致部分檔案未被集中保存，或出現了檔案遺失的情況。這主要與目前我國部分醫院將一些無保密要求的檔案管理工作外包且未對承包企業進行明確監督有較大關系。

二是檔案分類不明確。許多醫院檔案管理部門把部分后勤檔案交由相應職能部門建檔，檔案保存工作則由檔案管理部門負責，檔案建立和保存工作之間存在工作過程隔離的情況。部分在職能部門內經過細分的檔案在保存時仍采用混合保存的方式，相應部門再次調用時查找檔案的效率大大下降。可見，檔案管理部門對檔案分類不明確，限制了對檔案資源的利用效率。

三是檔案信息化不足。信息化發展是檔案資源管理的新方向，其主要優勢在于可以降低檔案管理難度，同時提升檔案流通效率。但目前我國多數醫院在檔案管理中更強調檔案數字化，而較少考慮檔案流通信息化渠道建設，這也限制了對檔案資源的利用率。

（二）基于服務導向的檔案價值分類不足

在精細化管理理論下，檔案管理不僅要達到更高的管理效率、管理質量，還要更好地挖掘檔案本身價值，在基于服務價值進行檔案分類后檔案的利用率就能夠得到顯著提升。但目前多數醫院在檔案管理中未采用基于服務價值的檔案分類模式，其原因主要有兩點。

一是醫院管理層不了解開發檔案價值的意義，不重視挖掘檔案服務價值。目前，我國絕大多數醫院的檔案管理工作被列為“基礎性后勤保障”類型，只要求檔案管理部門做好檔案記錄、收集與保存工作，以便定期開展工作分析。實際上這種分析工作的頻率較低，基本上一年一次，甚至多年一次，由于檔案利用率較低，因此許多醫院并不重視檔案服務價值開發工作。

二是缺少分析各類檔案的服務價值的工作機制，不利于對檔案的精細化分類管理。由于檔案服務的應用頻率低，許多醫院管理層認為沒有必要開展專門的檔案服務開發工作，因此無論管理層還是檔案部門對于檔案服務價值的認知都較為模糊，相應價值分析工作體系與制度建設也未走上正軌。

（三）缺少新型檔案服務

對檔案資源的深度開發是目前檔案管理領域較為前沿的話題，也是檔案價值挖掘的新方向，其中主要需要應用到云存儲與共享、大數據分析及智能計算等技術。但就當前我國醫院檔案管理的發展現狀來看，應用此類新興技術的檔案開發工作較為少見。

當然，檔案服務的開發依賴信息技術發展，目前許多醫院在檔案管理方面開展了信息化改革。但相應改革的問題在于信息化改革停留在數字化階段，而在更深層次的檔案資源共享、檔案資源聚類與挖掘分析方面少有建樹，這也是目前傳統檔案服務創新的最大癥結。因此，準確定位檔案服務創新發展的基本方向，以便更好地把握檔案管理要點，提升管理質量。

三、提升醫院檔案精細化管理水平的發展建議

（一）建立專業化團隊與規范化管理制度

精細化管理的基礎在于標準統一、分類細化且規范，因此醫院要想實現檔案精細化管理需要先做好如下三個方面的準備性工作。

一是檔案管理專職化。醫院應對檔案管理部門責權進行重新梳理，保證檔案管理部門對醫院內部檔案的最高統一管理權，使分散和轉移出去的檔案管理工作回歸專業部門。同時，管理部門內部應做好專職分工，保證責任明確性，避免交叉管理等混亂情況。

二是檔案分類精細化。這是檔案精細化管理最核心的環節之一，醫院應做好基本的檔案完整收集、細化分類，以確保檔案質量。醫院應從工作制度層面上明確檔案收集制度，包括檔案記錄人、記錄條目和內容格式、成檔方式、保存途徑及交付檔案管理部門時的交接負責人等。檔案細化分類制度強調依據檔案的歸屬和功能進行二維分類，即先按照檔案源對檔案進行分類，然后再按照檔案具體信息內容進行二次分類。這一分類模式在信息化數據保存時不再區分前后順序，即建立兩套同等級的檢索對照表，方便檔案部門內部的分類管理與醫院其他部門調用檔案時的功能性檢索。

三是檔案流通過程管理精細化。即利用信息化管理手段，對檔案記錄、收集、保存和使用的過程進行完整地實時記錄。采用這種記錄方式能夠進一步保障檔案管理的安全性。

（二）建立專門的檔案價值分析工作體系

檔案價值分析是檔案服務創新的核心工作，通過檔案價值分析可以為檔案精細化管理提供新的分類標準，醫院可以從如下兩個方面進行深度改革。

一是建立專業化的檔案價值分析工作隊伍與工作體系。檔案價值分析屬于一次性分析工作，在未出現新形式、新內容的檔案前，以此分析即可確定檔案的服務價值，但隨之而來的是新型檔案分類管理。傳統的檔案分類主要幫助檔案管理部門提升檔案管理效率，而基于服務價值的檔案分類服務于其他部門，在建立了專業化價值分析體系后，專職工作隊伍可以更高效地利用新分類的檔案資源來開發新型檔案服務功能。從這個角度來看，精細化管理豐富了檔案管理的價值，也確保了服務導向下的檔案管理工作的綜合質量。

二是積極調查醫院各職能部門的檔案使用需求，建設便利的檔案資源檢索與調用渠道。檔案資源的服務價值開發是面向外部部門的，而以往檔案部門所提供的檔案提取服務基本上為人工服務，這種問題在信息化改革后也沒有得到很好地改善。因此，未來醫院需要在檔案管理服務渠道上進行精細化改革，具體以檔案服務信息化平臺為基礎，在對檔案價值分類后，進一步對檔案保密程度、用戶層次與權限等進行細化分類，提供同時具備較高安全性和開放性的檔案服務平臺，提升對檔案資源的利用率及利用質量。

（三）探索并完善檔案服務創新的基本條件

精細化管理的終極目標是使管理者與員工都能夠更高效、更輕松地工作，精細化管理的本質就是打破人對世界認知的局限性，通過細致入微的制度、流程等來確保認知與水平限制不會對整體工作造成阻礙。從應用層面上看，檔案的精細化管理在初期能夠形成較為完善的管理制度、建成豐富多樣且分類細化的檔案資源體系、發展出功能成熟且便捷的服務體系，這實際上都能夠有效消除管理過程中的風險，但對于精細化管理所追求的終極目標還差一步，即基于精細化管理的基本成果來實現高度智能化的低風險管理。在當前時代下，這種管理最可能的實現方式便是智能管理與分析，具體到檔案管理的發展來看有如下兩個值得關注的創新方向。

一是檔案共享與云存儲管理。檔案共享是拓展檔案服務價值的新方向，主要包括醫院內部間的資源共享和醫院間的資源共享。前者通過資源共享實現對信息化檔案的快速轉移，可以進一步提升檔案管理質量;后者通過互聯網共享實現對檔案資源的深度利用，可以進一步提升檔案價值。云存儲則能夠有效利用醫院內部多個信息化管理系統、多地分院的服務器系統資源，從而實現成本更低、安全性更高的檔案保存。

二是大數據分析及其衍生服務。檔案是一種典型的大數據資源，對于檔案大數據資源分析可以獲得醫院經營、發展、醫療服務方面的經驗和問題，進而為醫院管理決策、問題解決等提供有效支持，同時也能夠為外部用戶提供更有效的服務支持。因此，醫院檔案部門可以成立專門的大數據應用工作組，負責對檔案大數據的整合與挖掘工作，進一步提升檔案精細化管理的價值。

四、結語

精細化管理是保證檔案質量和挖掘檔案價值的必要條件。現階段，我國醫院檔案管理的精細化水平偏低，需要逐步加強管理團隊的專業化和制度規范化建設，及早建立專業化的檔案價值分析與檔案再分類工作體系，并積極探索檔案服務創新方案。

參考文獻：

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