檔案安全管理的強化措施分析

張悅

摘 要：加強檔案的安全管理是管理工作中至關重要的一項工作，尤其是隨著互聯網的普及，當前社會已完全迎來了信息化時代。檔案電子化管理在給人們日常生活和工作提供便利的同時，也為檔案安全管理工作帶來了巨大挑戰。為了進一步提升檔案管理的安全性，本文通過三個方面進行闡述，即管理工作者、管理制度以及管理技術，通過這三個方面加強檔案安全管理措施。

關鍵詞：檔案管理;檔案安全;管理措施

檔案管理是指檔案館或立檔單位對館藏檔案的信息內容進行保護，保證信息的安全性，避免重要信息受到外界的各方面侵害，是一項具有現實意義的工作項目，能有效延長檔案的壽命，保證檔案的安全。隨著時代的飛速發展，科學技術也在不斷進步，當前我國已逐步進入信息化時代。在當今檔案管理工作中，想要有效保證檔案的安全，要利用現代化科學技術，采用電子檔案管理措施。但是，當前網絡安全具有一定的威脅性，為了避免信息泄露、丟失等問題，加強電子檔案管理措施是亟需解決的問題。另外，檔案管理相關工作人員要充分意識到檔案管理的重要性，保證檔案的信息安全不僅關系到個人的利益，對企業甚至國家也有著重要意義，因此提高檔案管理的安全性，是檔案管理工作中面臨的巨大挑戰。

一、檔案安全管理現狀

（一）相關管理人員未充分意識到檔案管理的重要性

檔案管理相關部門對檔案進行具有安全性的保護措施是其應盡的職責和義務。當前，各單位、企業等也對檔案管理工作制定了明確的規章制度，但是由于相關管理人員沒有充分意識到檔案管理的重要性，導致在實際工作中，沒有落實相關規章制度。在管理工作中還存在諸多問題，由于相關管理人員的責任意識薄弱，導致檔案信息出現丟失、外泄、損壞等現象，嚴重會導致有心之人鉆空子，對信息的安全造成了嚴重威脅[1]。由于管理人員的安全意識不足，導致檔案管理工作出現極大的紕漏，因此，加強檔案管理人員的管理意識，培養管理人員責任心是檔案安全管理工作中的當務之急。

（二）檔案安全管理制度不完善

檔案安全管理工作應嚴格按照我國出臺的各項法律法規執行，找到適合企業發展的檔案安全管理方式，通過制定健全的檔案安全管理制度對檔案進行保管，并根據相關規章制度及時對檔案進行調取和利用[2]。但是，當前部分企業或單位，對檔案管理工作沒有高度重視，相關管理制度尚不完善，對于電子檔案的異地備份和制度沒有相關規范內容，對于同企業不同公司和部門之間沒有建立相關的信息聯網，不能及時對檔案進行利用和調取，在管理工作中具有較高的風險。

（三）檔案安全管理手段落后

在信息化時代的全新形勢下，針對檔案安全方面的管理工作不僅要依靠管理人員，還要利用先進的管理技術。針對紙質檔案，可利用先進的科學技術在檔案室的中設立自動門禁管理，自動門禁具有防火、防盜等優勢。但是當前這種自動門禁管理技術還沒有在企業中得到普及，而對于電子檔案的安全管理工作，電子檔案依賴于互聯網，想要有效保證電子檔案的安全性，要建立大規模的攔截系統和風險檢測系統[3]。然而，當前大部分企業在發展過程中只利用電子技術對檔案進行管理，沒有重視電子檔案管理的安全性，因此，加劇了檔案安全管理工作中的隱患問題。

二、加強檔案安全管理措施

有效提升檔案管理的安全性，嚴格按照相關規章制度管理，加強安全防范意識，提升檔案安全管理效率。針對檔案安全管理工作中存在的問題，要采取相關管理措施進行有效控制，具體可從以下幾個方面進行。

（一）培養管理人員檔案安全管理責任意識

為了有效提升檔案安全管理效率，保證檔案具有安全性，需要企業充分意識到檔案安全管理的重要性，在單位開展“檔案安全管理培訓”等內容的教育，組織全體管理人員參與其中，通過培訓大力宣傳和教育檔案安全管理對企業發展的重要性，從而提高管理人員的安全意識和責任意識。另外，要建立完整的檔案安全管理責任制度，通過獎罰方式使檔案安全管理工作與績效相融合，提高管理人員的工作積極性。在檔案管理工作出現任何紕漏時，能做到有據可依[4]。與此同時，還要對管理人員普及《檔案法》和《保密法》等相關法律法規，強化管理人員的安全意識和責任意識，規范檔案安全管理工作，在企業內部制定檔案安全管理相關規章制度時，要結合企業的發展模式和實際情況，讓管理人員參與其中，以提高管理人員對檔案安全管理工作的積極性。

（二）制定健全的檔案安全管理制度

第一，通過宣傳、推廣等方式，積極推動檔案安全管理相關法律法規的出臺，通過制定健全的檔案安全管理制度，對檔案的調取和利用進行良好管理，從而保證檔案具有安全性。第二，對紙質檔案進行嚴格的管理，按照相關規章制度嚴格執行，在對紙質檔案進行利用和借閱的過程中，要對審批制度進行審查，借檔和歸檔時，要對紙質檔案中的所有內容進行審核，確保無漏頁、缺頁等現象，對借閱人的相關信息也要進行全面掌握。例如：各項借閱手續、公章等，全部核實完畢才可將檔案進行交接。另外，針對電子檔案易出現泄露、丟失等現象，要建立網絡安全保護系統，充分利用電子計算機的優勢，對電子檔案進行加密管理，通過制定安全的防范系統對電子檔案進行網絡監管。第三，對于檔案管理在借閱過程中出現泄露的問題，要制定健全的管理制度，加強防火墻設計，強化安全管理系統的設計，對內部加密電腦加強管理，有效降低檔案外泄事故的發生概率。

（三）規范用檔環境，加強檔案保密措施

檔案安全管理相關部門的責任和義務是將檔案進行有效的管理，保證其安全性和真實性，為了提高檔案安全管理效率，要制定相關的檔案管理規章制度，并在管理工作中嚴格落實。想要檔案管理具有安全性，不能只從管理人員和規章制度兩個方向入手，還要充分考慮用檔環境是否具有安全性。在企業內部要形成良好的用檔環境，根據明確的規章制度對用檔環境進行約束，即在特定時間內可進行檔案調取，或在特定時間內可對紙質檔案或電子檔案進行借閱。通過明確的規章制度，規范檔案的調取環境，從而有效降低檔案泄露等現象的發生。隨著科學技術的發展，許多高科技保密手段可運用到檔案管理工作中，對于電子檔案的管理具有重要意義。此外，還需要培養專業的技術人員，從而進一步確保檔案管理的安全性[5]。

（四）加強電子檔案異質備份

電子檔案的安全管理工作與其他檔案管理工作不同，應對電子檔案進行異質備份，將電子檔案的具體內容轉換為其他方式進行保存，避免電子檔案在發生意外情況時沒有備份。為了確保電子檔案的原件具有安全性，在管理工作中，要對電子檔案的原件進行復制，在企業單位等需要調取電子檔案時，可選擇提供復印件，確保原件具有安全性，同時能延長電子檔案原件的使用壽命[6]。

（五）提高檔案館設備安全

檔案館在內部構造中普遍具有線路較多、設施復雜等特點，并且檔案館在使用過程中時間過于集中，會對電量負荷造成一定的壓力。所以，在建立檔案館時，要充分考慮這些因素，將管內的設備擺放和線路布局進行合理規劃。檔案館在運營過程中，要定期對管內的設施和線路進行排查，需要在管內安裝自動報警系統和噴淋系統等，避免由于管內線路老化引起的火災。另外，要根據相關規章制度嚴格落實檔案安全管理工作中的每一個流程，要科學合理的使用管內設備，切忌不能違章用電，造成電路短路現象，加強管內設備的維護檢修工作，及時發現設備存在的異常情況和故障情況，及時采取相關措施進行控制，保證設備正常運行，提高檔案安全管理效率。與此同時，要注意檔案館內懸掛的各種物件，要時刻檢查是否出現松動情況，以免物件掉落損壞檔案。

三、結語

綜上所述，檔案安全管理工作是檔案管理工作中至關重要的一項內容，需要充分意識到檔案安全管理工作的重要性，通過制定完善的管理制度，優化管理模式，培養管理人員責任意識和工作積極性，規范用檔環境，加強檔案保密措施，提高電子檔案異質備份和檔案館設備安全等方式，嚴格落實檔案安全管理工作中的每一項工作內容，確保檔案在管理工作中具有安全性和真實性[7]。

參考文獻：

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[2]文順玉.加強檔案管理保證檔案安全[J].水利天地，2017（2）：8-9.

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[4]陳艷茹.加強人事檔案管理的措施研究[J].中國管理信息化，2016（12）：204.

[5]羅芳，謝鈺榮.電子檔案安全管理措施的研究[J].蘭臺世界，2017（14）：78-79.

[6]吳學敏.加強城建檔案管理的措施研究[J].青年時代，2016（9）：245.

[7]宋崗.論加強檔案的安全管理[J].納稅，2018，12（27）：255.