檔案利用權限設置初探

張元貞

摘 要：山西省黃河萬家寨水務集團有限公司是2015年12月由事業單位轉制為企業的，轉制之前其檔案利用管控極少。本文對轉制為企業后的檔案利用管控進行了研究。

關鍵詞：企業檔案;利用;風險管控

1 轉制之前檔案利用權限情況

基本上屬于無條件提供查借閱。其原因有兩點：

一是由之前事業單位性質決定。山西省黃河萬家寨水務集團有限公司于2015年12月才轉制為企業，現在是山西省國資委管理的20家余省屬重點企業之一。追溯之前的機構沿革，最早是1959年成立的引黃規劃隊，之后是1977年成立的引黃領導組辦公室，1989年成立的引黃工程總指揮部，1994年成立的引黃工程管理局（總公司），不論怎么變化，這些機構都屬于事業單位，承擔著國家及山西省重點水利工程萬家寨引黃入晉工程的建設和管理職能。50多年來事業單位的性質，不需要管理者具有市場風險意識和知識產權意識，體現在檔案的查借閱利用中，只需登記即可，沒有審批的概念。直到2013年1月，才出臺了第一個檔案利用管控的文件《山西省萬家寨引黃工程（總公司）會計檔案查借閱管理規定》，規定本單位職工查借閱會計檔案要審批，一般不得借出。

二是從工程特點看，引黃工程引水流量大、水泵揚程高、自動化程度高、水工隧洞長且埋深大、沿線地質條件極為復雜等特點，被國內外專家稱作“極具挑戰性的世界級引水工程”，規模之大、系統組成之復雜、科技含量之高、施工難度之大、資金籌措之難，都超乎人們的想象。作為國家重點工程和山西省的生命工程，省委省政府和全省各界支持力度很大，同時給管理者帶來的工期壓力、質量壓力也很大，所以整個引黃工程建設過程中，一切工作服務于工程建設。從檔案工作來講必須全力提供查借閱服務，不論何時不論查借閱內容，都是立刻、毫無保留的提供。

2 轉制為企業后對檔案利用工作的新要求

2015年12月轉制為企業后，檔案工作開始接受山西省檔案局考核。作為檔案管理部部長，作者有了許多跟其它省屬企業檔案部門交流的機會，曾經去同煤集團、太鋼集團、焦煤集團、晉能集團等企業多次交流，發現這些企業普遍對檔案查借閱管理嚴格，區分不同的檔案、不同的利用人，絕大多數時候是需要審批后才可以查閱的，借出檔案一般是不允許的。 當時頗受觸動。觸動之余，結合在檔案部任職一年多的體會，認識到在積極提供檔案查借閱服務的同時，確實應該非常重視檔案信息和檔案實體的安全。尤其作為企業，在市場競爭中生存發展，必須有各種風險意識和對本企業知識產權的保護意識。對應到檔案工作中，企業的許多檔案，比如會議原始記錄檔案、會計檔案、審計報告、財務預算和決算、招標文件、合同、設計圖紙、基建檔案、竣工圖紙、水文地質方面的研究報告等、體制改革設計方案、紀檢案件檔案、法律案件糾紛檔案等等，有的體現了企業的知識產權，有的是企業的核心秘密，這些檔案，利用得好就是市場競爭的有力武器，利用得不好就可能成為傷害自身的兇器。

3 檔案利用權限設計的原則

1）檔案分類原則。首先要明確本企業全部檔案其信息敏感程度是不同的，比如任職文件、規章制度等是需要所有職工周知并執行的，不存在敏感的問題，屬于普通檔案;而重大合同、招標文件、會計檔案、審計報告、竣工圖紙等這一類檔案，其信息就敏感，在職工查借閱利用時候需要經過審批，就叫管控檔案。

2）人員分類原則。是在檔案分類原則之后的進一步劃分權限時依據的原則。同為管控檔案，其敏感程度并不都一致，管控程度也不相同。敏感程度一般的，所有的職工在經過審批后都是可以利用的;敏感程度更高的，比如集團公司董事會、總經理辦公會等討論重大人事議題、重大投資決策等時候的原始會議記錄檔案，就不是所有的職工都可以利用的。只有當初參與這個事情的，才可以利用，沒有參與過的職工，一般情況是不允許利用的。所以，等于是把利用檔案的職工做了一個分類。其分類的標準，就是是否在檔案的前身——文件形成的過程中參與了相應的工作。

3）來源審核原則。到目前我們明白了需要對檔案和職工分類來界定權限，緊接著的問題就是誰來分類，回答這個問題就用到來源審核原則。即：由檔案產生部門負責人對集團公司某位職工是否可以查借閱某份敏感檔案進行審批。 其理由是檔案的前身是職能部門辦理業務過程形成的各種類型的文件，是具體業務情況的反映，那么誰知道這類文件或者這份文件是敏感還是不敏感呢？這類文件或者這份文件誰可以用，誰不可以用呢？當然只有產生部門的負責人才是最清楚的。

4 檔案利用權限設計

1）普通檔案及其查閱權限。普通檔案是指對集團公司職工而言，其內容不具有敏感性的檔案。一般情況下，普通檔案是由普發性文件歸檔而來。普發性文件是指發往集團公司所有內設部門及下屬單位的如任職文件、規章制度等需要所有職工周知并執行的文件。集團公司職工查閱普通檔案不需要審批，登記后可直接查閱。

2）管控檔案及其查閱權限。管控檔案是指對集團公司職工而言，其內容具有一定的敏感性的檔案，如之前提到的會議記錄本、招標文件、合同、會計檔案、審計報告、竣工圖紙、請示報告卡、人員花名冊等檔案，集團公司職工查閱管控檔案需要審批。

管控檔案根據管控程度不同，分為兩種權限，一是其內容敏感程度一般，不限制利用人的檔案，如董事會決議、會議紀要、會計檔案、審計報告、財務預算和決算、招投標文件、合同、建設項目檔案、人員花名冊等，經過審批，所有的職工都可以利用;二是另外一小部分檔案，信息更為敏感，必須限制利用人的檔案，即使經過審批，也只有當初參與或知曉的該事情的職工才可以利用。即：

A會議記錄檔案，指集團公司黨委會、董事會、總經理辦公會、監事會等會議記錄本、錄音帶、錄像帶等原始會議記錄，原則上只有原參會人員可查閱。

B紀檢案件檔案和法律案件糾紛檔案，原則上分別只有紀檢部門職工、法律部門職工可以查閱。

有利用管控檔案權限的職工，其利用審批流程是經過該職工所在部門負責人、檔案產生部門負責人、檔案管理部負責人同意后可查閱。且只能按批準內容查閱，不得翻閱無關內容。

3）檔案借閱權限。不論普通檔案、管控檔案，都只在檔案庫房里保存了一份，一旦損毀或丟失，很難彌補。為保障檔案實體的安全，職工可以查閱，也可根據需要復制，但一般情況下不得借閱。如確因工作需要借閱的，除履行相應的查閱手續外，還需經過檔案管理部分管領導的審批。

5 執行中可能存在問題

可能存在的問題主要會發生在劃定管控檔案階段和利用審批階段。主要原因是業務部門負責人對利用檔案進行管控的意義和重要性理解不同。不同的業務部門負責人的理解可分為三種情況：

比如紀檢監察部門、法務部門、辦公室等，就主動要求檔案管理部對其紀檢案件檔案、法律案件糾紛檔案和會議記錄檔案等進行控制，即：如果有職工提出查閱要求，必須要他們同意以后才可以查閱。

有的部門負責人走向另一個極端，他們雖然認可本部門有些檔案敏感需要管控，但是處理的結果卻變成了敏感檔案不歸檔，鎖在承辦人或者負責人的辦公桌里。

有的部門負責人則對檔案是否敏感不置可否，究其原因不是不認可檔案敏感，而是嫌參與到檔案的劃分和利用審批過程里麻煩。

因此說，想要真正實現對集團公司檔案按敏感程度分類管理，對敏感檔案進行利用權限的管控，還需要各業務部門負責人有一個深入認識的過程。

本文只探討集團公司職工對檔案的利用權限，實際上在工作中也存在大量的集團公司職工以外的第三方機構使用檔案的情況，如審計事務所在結算審計、財政廳在項目評審時候都要用到大量的會計檔案、工程項目檔案、招標檔案、合同等，這就需要從保守商業秘密和這些機構人員的職業操守方面進行分析，不在本文的探討范圍。