高校校史檔案征集、管理與利用的實踐與探索

孟秀梅

摘 要：高校校史檔案是學(xué)校發(fā)展變遷過程中積淀的歷史資料，在學(xué)校的校史宣傳和校園文化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。本文從實際工作出發(fā)，就高校校史檔案的征集方法、歸檔管理和編研利用三個方面進行了探討。

關(guān)鍵詞：校史檔案;征集;管理;利用

校史檔案是指一所學(xué)校在以往的社會實踐活動中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息[1]。校史檔案記錄承載了學(xué)校發(fā)展過程中關(guān)于學(xué)科、院系、人物、重大事件、校園建筑等各方面的歷史變遷。校史檔案形式多種多樣，根據(jù)記錄載體的不同，可以分為文字檔案、聲像檔案和實物檔案。根據(jù)記錄內(nèi)容的不同，又可以分為名人檔案、重大事件專項檔案等。

校史檔案從不同的層面以不同的方式對學(xué)校各個歷史時期的狀況進行了如實的反應(yīng)，因而校史檔案是校史研究的重要基礎(chǔ)，“在印證歷史事實、糾正訛誤、澄清歷史真相等方面具有權(quán)威性”[2]，是學(xué)校精神文化傳承、學(xué)科發(fā)展研究的重要依據(jù)，為學(xué)校的未來規(guī)劃提供參考，為學(xué)校的精神文明建設(shè)、學(xué)生的思想道德教育提供著豐富而生動的資源和養(yǎng)料。因此校史檔案的征集管理和編研利用是學(xué)校發(fā)展各項工作中不可或缺的組成部分。

1 校史檔案的征集

校史檔案征集是高校校史館建設(shè)、校史檔案后期編研與利用的基礎(chǔ)。校史檔案征集內(nèi)容從全國高校范圍來講大同小異。征集的內(nèi)容主要包括學(xué)校歷任領(lǐng)導(dǎo)任命書、聘用書，獲得獎勵的論著、手稿和證書，在校期間使用過的有紀念意義的實物;學(xué)校歷史上任何時期制發(fā)的具有歷史價值和紀念意義的印刷品樣本，不同時期使用的印章、?；铡⒓o念章等紀念品;校友在校期間參加國內(nèi)外重大活動（包括社會活動、學(xué)術(shù)活動、重要比賽或評比活動）形成的資料（聘書、獎狀、證書、通知等）、實物（獎品、紀念品）和照片等;校友在校期間使用過的有紀念意義的有關(guān)證件（學(xué)生證、借書證、畢業(yè)文憑等）、實物;學(xué)校早期產(chǎn)生的具有代表性的教具、儀器設(shè)備、模型等;國家領(lǐng)導(dǎo)人、社會知名人士及重要外賓來校參觀、視察、訪問或講演時的照片、音像、題詞等史料。

從全國高校范圍來看，很多高校在校史檔案征集中采取的主要途徑是發(fā)布征集公告，但從目前的實際情況來看，發(fā)布征集公告使征集單位處于比較被動的位置，而且受公告發(fā)布范圍、方式的局限，征集公告往往得不到預(yù)想的回應(yīng)，收到的效果并不理想。因此校史檔案征集應(yīng)考慮調(diào)整征集策略，改變征集方式，變被動等待為主動出擊，根據(jù)學(xué)校自身校史研究工作的進程和需要，確定征集的目標、對象和范圍，采取主動聯(lián)系、上門走訪等方式，尋找到突破口，或可創(chuàng)造一個較為良好的局面。以太原理工大學(xué)檔案館為例，在獲知校史檔案征集線索后，工作人員主動上門走訪，禮貌熱情地與受訪對象進行交流，表達誠意，并根據(jù)捐贈者和捐贈校史檔案的不同情況，分別采取寄存、復(fù)制、有償購買等不同方式，目前收到了良好的效果，先后征集到已故校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校著名學(xué)者、教授的手稿、專著、信件、照片以及學(xué)校各階段校園實景圖片等珍貴校史檔案，極大地豐富了檔案館館藏，并且擴大了校史檔案征集工作的影響力，使校史檔案征集與研究工作受到了更多的理解與關(guān)注。

2 校史檔案的管理

征集到的校史檔案需要根據(jù)檔案類型進行分類整理與歸檔保管。以名人檔案為例。名人檔案是校史檔案的重要組成部分。從校史研究的角度講，名人是指學(xué)校發(fā)展過程中在某學(xué)科做出突出貢獻的專家學(xué)者，具有較大社會影響力的校領(lǐng)導(dǎo)，畢業(yè)后做出杰出成就的著名校友，以及在本職工作中兢兢業(yè)業(yè)，獲得廣大師生極高認可度的普通教職工等。名人檔案主要包括人物的專著、論文、照片、獲獎證書、生平資料、信件、證件、手稿、紀念品等內(nèi)容。對于征集到的名人檔案要設(shè)立專門檔案，并根據(jù)檔案類型進行分類、組卷、排列、編目，在組卷過程中，也要注意采取不同的原則，即“不同載體材料分開組卷，同一載體按類目組卷，同一小類的材料按問題集中組卷，特殊材料單獨組卷”[3]。之后按姓氏筆畫排序進行上架保管。

3 校史檔案的編研利用

校史檔案征集與管理的終極目的，一方面是要保存學(xué)校的歷史，使其作為學(xué)校歷史的載體，成為學(xué)校歷史的見證者，發(fā)揮其文獻價值，另一方面，是要從校史檔案的平鋪直敘中，提煉出它的精神內(nèi)涵，去發(fā)現(xiàn)學(xué)校發(fā)展史上的成敗得失，讓校史檔案延伸出更深層次的價值，發(fā)揮它的文化教育功能。

以太原理工大學(xué)檔案館的實踐為例。太原理工大學(xué)檔案館以館藏檔案史料、獲贈或征集到的校史檔案資料為基礎(chǔ)，創(chuàng)辦了館報，選取學(xué)校成立以來的重要階段、優(yōu)秀人物進行介紹，力求客觀真實地呈現(xiàn)歷史、還原人物，通過刊物宣傳普及學(xué)校百年發(fā)展歷程，傳播愛國主義思想，鼓舞青年學(xué)子樹立遠大志向，引領(lǐng)青年學(xué)子成長道路，增強學(xué)校的影響力和凝聚力。館報問世以來，在師生、校友及社會各界產(chǎn)生了廣泛影響，增加了師生對校史的關(guān)注度，拓展了校史檔案資料的收集途徑。除館報外，檔案館還舉辦了校史檔案史料圖片展，對校史檔案征集成果進行了集中展示，宣傳普及校史知識，促進師生對校史的深入了解，增強校史實物征集活動的影響力，使校史檔案研究的影響力不再局限于校內(nèi)，而是進一步擴展到了學(xué)校周邊的各個層面，發(fā)揮了它的社會影響價值。

綜上所述，校史檔案的征集、管理與利用是高校檔案管理工作中的重要組成部分，在學(xué)校的校史宣傳和校園文化建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。我們要進一步提高檔案管理技能，增強檔案理論素養(yǎng)，不斷探索實踐，加強校史檔案的征集管理與編研利用，使校史檔案發(fā)揮出它的積極作用。

參考文獻

[1]施秀平.信息化時代高校校史檔案的價值與利用[J].蘭臺內(nèi)外，2019（2）：5.

[2]李銀銀.校史研究中關(guān)于利用檔案史料的若干思考[J].檔案工作，2018（7）：122.

[3]顧瑪麗，周再興.淺談新四軍名人檔案的征集與建立[A].江蘇省2016國際博物館日主題論壇論文集[C].2016年.