淺談建筑工程檔案管理的重要性及其規(guī)范化

李麗芳

摘 要：當(dāng)前，我國的經(jīng)濟在不斷的發(fā)展，相對于各種行業(yè)的管理也在加強，尤其是對于檔案的管理有了更高的要求。所以，需要我們在檔案管理方面投入更多的精力和關(guān)注度。對于建筑工程行業(yè)來說，檔案的管理尤其重要。一個工程的檔案就是整個工程動態(tài)的施工過程，而不是靜態(tài)的一些數(shù)據(jù)而已。我們進行檔案的管理也是為了能夠更加科學(xué)規(guī)范地進行實際的施工，使得整個企業(yè)變得井井有條。本篇文章就建筑工程檔案管理的重要性和規(guī)范化進行討論。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;規(guī)范化

我們都很清楚地知道，對于建筑行業(yè)來說，檔案管理工作的規(guī)范化是關(guān)系到整個工程的施工狀態(tài)和進展的，進而也影響著建筑企業(yè)的利益問題。同時，工程的檔案也是施工過程中的記錄，其中文件的有效性、完整性都對于工程完工后的驗收和升級部門的審查等有著強有力的依據(jù)。所以，檔案管理在建筑工程中是非常重要的，管理檔案的工作人員也需要明確自身的職責(zé)，確保檔案的完整和有效，才可以順利地推動工程檔案管理工作的有序進行。

1 建筑工程檔案管理的重要性

建筑工程的檔案中通常都包含了以文字、表格、圖片等各種形式呈現(xiàn)出來的資料，這些都是具有他們的價值的。但是建筑企業(yè)的工程隨著時間的推移越來越多，關(guān)于工程的資料也就不斷增加。在施工之前的資料就包括任務(wù)書、上級文件、招標(biāo)文件、施工合同等;在實際的施工過程中還可能會有施工的材料文件、驗收后的文件、質(zhì)量監(jiān)督文件等;在工程結(jié)束后，還有工程竣工的圖紙、材料結(jié)算等。通常來說，這些資料都對施工的進程有著非常詳細(xì)的描述，是最真實、最全面的進程內(nèi)容，它們都對這個過程的質(zhì)量有著重要的影響。雖然這些只是一些資料，但是檔案管理是具有一定社會屬性的，而且在國家中也有著關(guān)于檔案管理的一些制度標(biāo)準(zhǔn)。無論是從企業(yè)的發(fā)展角度來講，還是從個人的工作角度來講，檔案管理都是有益的，有良好的社會價值。所以，我們需要對于檔案管理的工作給予重視，相關(guān)的工作人員也要做好這份工作。

2 建筑工程檔案管理的規(guī)范化措施

2.1 建設(shè)工程檔案管理工作的程序化

在工程的施工中，檔案一般都是統(tǒng)一按照分層的方式進行管理，而具體實施時則體現(xiàn)在三個方面：

首先，實現(xiàn)檔案管理的體系化。在管理檔案時需要注重檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化。網(wǎng)絡(luò)上進行檔案的管理其實是方便了許多，但是因為資料的數(shù)量實在太多，在網(wǎng)絡(luò)上管理時也需要進行分層管理。在前幾年，有些單位已經(jīng)對于檔案管理進行了一些改變，他們同時設(shè)置了檔案監(jiān)督小組、管理小組、檢查小組等，對檔案的工作進行細(xì)分，這就把很多繁瑣的事情簡單化了。

其次，監(jiān)督單位的檔案管理體系。工程師最開始要對施工區(qū)域進行監(jiān)測，從地形、環(huán)境等多個方面進行考察，在施工時也需要從設(shè)備、儀器、土地建設(shè)等進行監(jiān)理。現(xiàn)場監(jiān)理時，通常以巡視、平行檢驗以及旁站等方式進行監(jiān)督。因此，很多監(jiān)督資料就是在這其中逐漸豐富的。

最后，施工單位的管理體系。檔案的資料很復(fù)雜。來源也是廣泛，為了使得檔案可以保持完整和準(zhǔn)確，施工單位需要增設(shè)五個部門和一個集中的工作室。五個部門主要是包括工程部門、物資部門、計劃部門、財務(wù)部門以及技術(shù)質(zhì)量部門，一個工作室主要是整理和存放檔案的地方。這幾個部門都要同時對工程項目進行監(jiān)測，保證資料的準(zhǔn)確和全面。

2.2 檔案管理的組織和協(xié)調(diào)

每個建筑工程都會有一個單獨的檔案管理部門，這個部門主要就是實現(xiàn)對于施工中的資料收集和管理，并根據(jù)這些進行分析和做出一些后續(xù)的指導(dǎo)。這樣可以使得工程的進展更加有效協(xié)調(diào)，同時也可以幫助監(jiān)督和以后的檢查工作更加順利的進行。所以，檔案管理的工作人員需要參加很多與此相關(guān)的會議討論，才可以把相關(guān)的數(shù)據(jù)傳達給不同部門的人員。除此之外，還需要跟進檔案更新的進度，企業(yè)需要安排人員對施工的具體情況進行勘察，把檔案的內(nèi)容定期完善。最后，還需要加強工作人員對于現(xiàn)代信息技術(shù)的運用能力。企業(yè)可以組織工作人員進行網(wǎng)上自主學(xué)習(xí)或者進行相關(guān)的培訓(xùn)，使得工作人員的業(yè)務(wù)能力加強。而且很多規(guī)章制度也要更加深入了解，能夠?qū)崿F(xiàn)工程的規(guī)范化，也能為其他部門對資料的管理有更好的參考作用。

2.3 工程建設(shè)與檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展

一般的工程施工的時間都會比較長，從項目的開始到正式動工，從施工到竣工再到最后的收工都需要很長的時間。因此，施工時實現(xiàn)檔案管理的協(xié)調(diào)發(fā)展十分重要。通常檔案的確立都是從項目開始階段就存在，還要在施工時進行工程質(zhì)量的監(jiān)測，對相關(guān)的文件進行整理和保存。要完善檔案管理的體系，就必須把工程的內(nèi)容都納入到管理范圍之中，使得檔案管理工作滲透到工程的各個階段，這樣的資料才是完整全面的。

2.4 確保措施的落實

如何保證企業(yè)的措施真正落實到位是最重要也是最關(guān)鍵的。因此，企業(yè)需要創(chuàng)立一個特殊的監(jiān)管部門，對于措施落實進行監(jiān)督。還可以成立一些資料考核小組，定期收集檔案管理部門的每個階段都予以監(jiān)督，保證措施的真正落實和執(zhí)行效果。根據(jù)最終的檢查結(jié)果制定一些獎懲制度，這樣員工的工作積極性也會有所提高，措施也會準(zhǔn)確地落實，對于企業(yè)來說是最有利的。

2.5 加強檔案管理工作人員的培訓(xùn)

現(xiàn)在的企業(yè)都注重人才的培養(yǎng)，在檔案管理工作中需要很多技巧方面的能力，所以工作人員必須要提高他們的綜合素質(zhì)，才可以使得工作順利開展。企業(yè)可以定期安排工作人員進行集中培訓(xùn)，也可以聘請專業(yè)人士進行檔案管理的演講，還可以加強與其他企業(yè)之間的交流合作，促進檔案管理工作的提升。

3 結(jié)語

在建筑工程實施時，檔案管理的工作是對施工的每個階段都進行記錄和監(jiān)測，它滲透到項目的始終，也是工程的核心內(nèi)容。因此，檔案管理對于資源的利用和管理都是非常重要的，對于項目的進展也是很關(guān)鍵的。在檔案管理工作時，必須加強工作人員的綜合能力和素質(zhì)建設(shè)，完善相關(guān)體系，充分實現(xiàn)各部門之間的交流，使得資料有效、完整、全面，工程才可以順利進行。

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