淺議重點工程檔案管理的角色定位

摘 要：隨著鐵路跨越式發展理念的提出，鐵路重點工程建設項目接二連三，各級檔案館在重點工程項目建設中機遇和挑戰并存。工程建設項目檔案是檔案館檔案信息資源建設的重點，通常也是個難點，即收集難、歸檔難、整編難、數字化難等等。我局檔案館工程建設檔案管理始終被作為一項重要工作，與工程建設同步進行、同步發展，要建一流工程、創一流檔案，除有賴于各級檔案部門的關心指導外，更需要各建設單位在重點工程檔案管理中的準確角色定位。角色定位的成功，帶來觀念的改變，引發主動服務，開創出重點工程檔案管理的全新局面。

關鍵詞：工程檔案;制度化;程序化;數字化

當前，全國鐵路在建設項目正如火如荼進行，擬建的鐵路建設項目正進一步擴大，已超過以前各個建設時期。面對建設任務重、建設周期短，建設進度快、建設工作量大的新情況，工程項目檔案的質量把關和驗收交接已顯得十分重要，表現為：一條線未接收完，另一條線跟著接收，有時多條線同時接收，加上檔案部門人員少、施工單位移交檔案專業數量多的特點，使得交接顯得顧此失彼，困難重重。特別是檔案驗收階段，建設單位對檔案部門參與驗收在認識、管理上的不確定性，極大影響了檔案驗收和交接。

1 做制度化管理的推動者

制度是做好工程項目檔案管理的有力保證。在工程建設過程中應始終注重項目檔案管理制度的建立和完善。根據《中華人民共和國檔案法》《國家重點建設項目檔案驗收辦法》等國家檔案工作法律法規精神，建立文件材料歸檔制度、為做好工程項目檔案管理工作提供制度保障。重點工程建設單位工作重點一般在工程建設本身，檔案工作“說起來重要、忙起來不要”的情況或多或少存在，能在工程建設過程中主動建立和完善檔案管理制度的還不多見。另外，建設單位相關人員在檔案專業知識方面一般比較欠缺，局檔案部門與重點工程建設單位可能分屬不同的法人，即便同屬同一企業但一般沒有直接的隸屬關系。為使工程建設單位、施工單位、監理單位能明確各自平時收集歸檔工作中所承擔的職責，實事求是，確保一流的工程，一流的竣工檔案，這就要求建設單位自建設伊始，就應在檔案管理部門的指導下制定適合該工程的檔案歸檔方案，明確范圍和職責，下發給工程各口子的管理人員，從而對該項工作的正常操作進行規范。要避免平時重視工程的質量和進度，而忽視基建檔案工作，工程竣工時檔案資料往往不齊全，這時才將資料突擊整理，費工、費時、費力只。有將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，以法律文書的形式規定下來，才會把它放在議事日程上，引起足夠的重視，實踐證實這一做法是促進工程項目歸檔工作的一項有效措施。

2 做程序化管理的堅持者

工程項目檔案管理是工程建設的重要組成部分，將檔案工作與建設程序有機地結合起來并與時俱進對工程項目檔案的規范管理起著重要作用。要積極宣傳建檔的意義，確立基建檔案的重要地位。工程項目涉及的相關部門廣，造成了資料來源多。作為工程建設單位，除了在單位內部加強學習，確立建檔重要性外，還需向各參建單位及部門宣傳建檔的意義，在各單位、部門間形成建檔共識，使建檔工作引起領導的足夠重視，僅靠建設單位自己是不夠的。只有各單位、部門明確了建檔的重要意義，才能真正確立基建檔案工作的重要地位，還要靠相關部門的重視和配合，為建檔工作的順利展開，創造一個積極、和諧、良好的外部環境。同時要針對新情況，及時在相關程序中增加環節，為工程質量和檔案的準確性提供有力保證。

3 做數字化管理的耕耘者

檔案管理數字化是信息時代檔案工作的一個重要特點，工程項目檔案數字化是工程檔案管理的一項重要內容。當前，紙質檔案依然是工程項目檔案的主體。工程項目檔案在建設單位停留時間較長，工程項目建設單位要逐步開展紙質檔案的數字化轉換。建設單位檔案管理部門自然成了項目檔案數字化管理主體。在管理好工程建設項目紙質檔案的同時，將工程項目檔案電子化作為檔案信息資源建設的一項重要工作，配置設備，配置軟件，建成完整的檔案信息系統。在開展檔案管理網絡化建設的同時、不斷加強檔案管理，對工程紙質檔案采取一系列優化管理措施。工程檔案管理要實現紙質檔案整編與檔案網絡化管理有機結合，改變人寫手抄的傳統管理方式，工作效率大幅提高，紙質檔案案卷質量得到大幅度優化。

4 做關口前移式管理的創新者

按照《國家重大工程建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》的相關規定，建設單位負責工程在建過程中的檔案管理，工程使用單位檔案部門是工程項目經國家驗收后檔案移交的接收單位。工程使用單位檔案部門是坐等移交接收還是主動出擊對項目檔案管理具有重要的意義。建設單位與工程使用單位檔案部門溝通少，很多問題就可能得不到及時發現，等發現后又錯過了最佳補救時機，將會造成無法估量的損失。要做好工程項目檔案工作，工程使用單位檔案部門關口前移非常重要。所謂關口前移也就是工程使用單位的檔案管理部門摒棄坐等移交接收的思想，主動介入工程建設全過程，將重點工程檔案意識強化、制度化管理、標準化管理、收集整編等控制關口前移到工程設計、施工、建設、監理等工程建設整個過程之中。

工程項目開工初期，組織制定工程檔案管理細則，對工程檔案管理工作提出原則性要求，將為工程項目文件材料的形成、積累、整理、編目提供制度保證的工作前移到項目文件材料形成之初。工程建設過程中，就工程項目竣工圖、竣工文件中容易出現的問題開展研究，搶在竣工圖和竣工文件編制之前向有關單位提出質量要求，指導各施工部門按照檔案管理規范形成積累項目文件材料。針對工程建設部門檔案人力不足的情況，派出經驗豐富的檔案管理人員深入工程建設部門一邊整理工程檔案，一邊主動提供優質檔案業務指導，直接控制歸檔文件的質量，對不符合質量要求的檔案提出整改意見并敦促及時整改，工程檔案質量控制關口前移到工程建設部門，進館工程檔案質量才能在源頭上得到控制。

項目建設單位在重點工程檔案管理中進行準確的角色定位，不僅需要智慧，更多是需要奉獻。各級項目建設單位將自身定為工程檔案“制度化管理的推動者、程序化管理的堅持者，數字化管理的耕耘者、關口前移式管理的創新者”，檔部門從中需要付出更多的勞動和努力，偶爾還可能會因為不理解而被建設施工單位誤會，但這種角色定位對推動和改善工程項目檔案管理具有非常重要的作用，是使工程檔案管理擺脫“說起來重要，忙起來不要”誤區，增添檔案部門活力的一劑良方。

作者簡介

孫小涵（1982-），女，漢族，云南昆明人，在中國鐵路昆明局集團有限公司辦公室檔案史志室工作，先任檔案系列（中級）館員職稱，研究方向：檔案信息化、檔案信息資源開發與利用、檔案學基礎理論與發展。