城建檔案的整理和保存問題探討

邢丹丹

摘 要：當(dāng)前在進行現(xiàn)代化城市建設(shè)的過程中，檔案的整理和保存工作，是非常重要的內(nèi)容。不僅可以為城市的建設(shè)提供科學(xué)的依據(jù)，而且能夠?qū)窈罂赡艹霈F(xiàn)的搶險救災(zāi)和城市的變遷工作，提供相應(yīng)的信息和資料。因此在進行城建檔案管理的過程中，必須做好檔案的整理和保存等工作，才能保證檔案在使用的過程中，更加的快捷高效，為城市的發(fā)展提供有效的支持。但是當(dāng)前在進行城建檔案管理的過程中，還存在一定的問題，影響了檔案的整理和保存等工作的開展。本文就城建檔案的整理和保存問題進行相關(guān)的分析和探討。

關(guān)鍵詞：城建檔案;整理;保存問題;分析探討

在信息化的時代背景下，城建檔案的管理工作有了更好的發(fā)展，并且融合了一些現(xiàn)代化的新技術(shù)。但是因為這項工作在開展的過程中，會受到各方面因素的影響，導(dǎo)致檔案的保存和整理工作還存在一些問題。這種情況下，相關(guān)的工作人員必須對檔案的整理和保存工作進行細(xì)致的研究，對存在的各項問題進行全面的分析，才能夠采取有效的措施，對這些問題進行解決，從而提高整理的效率和保存的質(zhì)量，推動城建檔案的管理工作進行可持續(xù)發(fā)展，為城市的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)[1]。

1 城建檔案的整理和保存工作現(xiàn)狀

1.1 工作人員缺乏管理意識

當(dāng)前很多項目單位在進行檔案管理的過程中，對檔案工作的重要性存在錯誤的認(rèn)知，而且自身的管理意識比較薄弱。在開展工作的過程中，并沒有重視相關(guān)的工作內(nèi)容，也沒有建立完善的管理制度，導(dǎo)致管理人員在進行檔案管理的過程中，存在較多的工作失誤問題，而且也沒有與項目的建設(shè)人員進行及時協(xié)調(diào)。很多項目在建設(shè)的過程中，沒有對形成的文件檔案進行及時的整理和歸檔，而且在進行管理的過程中，存在文件丟失等問題，還存在一些不按規(guī)定進行歸檔的行為[2]。

1.2 缺乏監(jiān)督體制

當(dāng)前在進行檔案整理和保存的過程中，建設(shè)的工作管理體制不是很到位，管理部門和企業(yè)，并沒有對項目的建設(shè)進行科學(xué)的指導(dǎo)。在進行項目管理的過程中，很多工作內(nèi)容比較混亂，在實施的過程中存在較多的問題，這就給檔案管理工作帶來了較大的難度。管理人員在進行檔案整理和保存的過程中，也沒有采用依法管理的方式，導(dǎo)致管理水平比較低，工作效率也得不到有效的提高[3]。

1.3 整理方法比較落后

盡管社會在發(fā)展的過程中，項目的發(fā)展制度和合同制度等相關(guān)的管理機制已經(jīng)基本建設(shè)完善。但是在對項目檔案進行管理的過程中，相關(guān)人員并沒有對這項工作進行深入的分析和研究，導(dǎo)致很多企業(yè)的檔案管理工作在開展的過程中，依然采用了落后的管理方式，難以滿足現(xiàn)代的管理需要[4]。

1.4 缺乏專業(yè)的人才

當(dāng)前很多部門都缺乏檔案管理的專業(yè)人才，出現(xiàn)這種問題的主要原因，是因為這項工作在發(fā)展的過程中，社會價值被低估，很多單位沒有重視這項管理工作，也沒有根據(jù)時代發(fā)展的要求對工作的內(nèi)容進行創(chuàng)新和完善。甚至在創(chuàng)設(shè)崗位的過程中，也沒有引進一些優(yōu)秀的人才，存在工作和人才不對口的現(xiàn)象。還有的管理人員在開展工作的過程中，依然按照傳統(tǒng)的管理理念進行檔案的整理和保存。這種工作方式不僅無法滿足城市的建設(shè)需要，而且不符合時代的發(fā)展需求，會對檔案管理工作的開展造成嚴(yán)重的阻礙。甚至很多項目都沒有嚴(yán)格按照規(guī)定形成相應(yīng)的檔案資料，在制定檔案內(nèi)容的過程中，缺乏準(zhǔn)確性，甚至很多檔案內(nèi)容并不完整，影響了項目的生產(chǎn)和維護等工作，各級檔案行政管理部門，應(yīng)該重視這些問題[5]。

2 城建檔案的整理和保存工作措施

2.1 建立完善的管理制度

在進行城建檔案管理的過程中，管理制度的確立，對管理工作的開展質(zhì)量產(chǎn)生直接性的影響。在進行重點項目建設(shè)的過程中，相關(guān)的企業(yè)必須嚴(yán)格按照國家的要求制定相應(yīng)的檔案文件，并且根據(jù)項目的實際建設(shè)情況建立完善的管理制度。在進行檔案歸檔過程中，還應(yīng)該對歸檔的范圍和時間進行確定，嚴(yán)格按照歸檔的要求開展相關(guān)的工作。項目負(fù)責(zé)人也應(yīng)該嚴(yán)格的按照國家標(biāo)準(zhǔn)，對檔案分類大綱進行合理的編制，從而對檔案的整理和保存工作提供科學(xué)的指導(dǎo)。在進行檔案管理制度制定的過程中，相關(guān)的人員還應(yīng)該對制度進行完善和優(yōu)化，將制度落到實處，才能充分發(fā)揮管理制度的作用，促進城建檔案管理工作，進行可持續(xù)發(fā)展[6]。

2.2 采用跟蹤管理模式

在開展城建檔案管理工作的過程中，要想促進這項工作進行更好的發(fā)展，就要做好人員的管理工作，確保管理人員能夠?qū)@項工作存在正確的認(rèn)知，并且增強工作人員的管理意識。在進行城建檔案整理和保存的過程中，還應(yīng)該提高管理人員的服務(wù)意識，使其能夠從更高層次對檔案進行管理和服務(wù)，確保檔案管理工作能夠與項目的建設(shè)實現(xiàn)一致。在項目剛立項時，就應(yīng)該立即開展檔案整理和保存等工作，要求項目的負(fù)責(zé)人重視檔案的管理工作，并且建立相應(yīng)的管理網(wǎng)絡(luò)。還要對崗位的職責(zé)和權(quán)限進行明確，加強法律法規(guī)的宣傳，才能保證這項工作的順利開展。在進行項目建設(shè)的過程中，應(yīng)該對各種文件的制定進行有效的監(jiān)督，確保檔案的內(nèi)容更加準(zhǔn)確完整。在進行項目驗收的過程中，應(yīng)該將檔案作為驗收的重要資料，做好檔案的交驗等工作。通過部門之間的協(xié)調(diào)和配合，對檔案進行審查，提高檔案的質(zhì)量。

2.3 創(chuàng)新管理途徑

當(dāng)前項目在建設(shè)的過程中，已經(jīng)制定了完善的管理體制。在進行項目管理的過程中管理模式也變得更加多樣，很多企業(yè)采用了總承包制度。在開展檔案管理工作的過程中，會受到這些情況的影響。因此管理人員在開展工作的過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照國家的法律規(guī)定，對檔案管理工作進行創(chuàng)新和優(yōu)化，采用新型的管理模式和方法，確保管理工作能夠符合時代的要求，促進各項工作的順利開展。管理人員應(yīng)該深入的了解項目建設(shè)過程中的各項制度，根據(jù)制度要求，更好的開展檔案的整理和保存等工作。

2.4 創(chuàng)建優(yōu)秀人才隊伍

在進行檔案管理人才隊伍建設(shè)的過程中，要引進更多的人才，并且做好人才的培養(yǎng)工作。當(dāng)前各高校已經(jīng)創(chuàng)設(shè)了相應(yīng)的科目，培養(yǎng)了更多的人才，因此相關(guān)的部門應(yīng)該積極的引進人才，并且做好人員的培訓(xùn)工作。要對管理人員的知識結(jié)構(gòu)進行及時的更新，并且充分挖掘管理人員的潛力，提高管理人員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平，使其能夠更好的開展檔案的整理和保存工作。在進行人員培訓(xùn)的過程中，相關(guān)部門還可以通過專業(yè)的培訓(xùn)，提高人員的管理能力和水平，使其在進行檔案整理和保存的過程中，能夠提供更好的服務(wù)。

3 結(jié)語

綜上所述，在開展城建檔案整理和保存工作的過程中，必須根據(jù)城市發(fā)展建設(shè)的實際情況，采取針對性的措施，對相關(guān)的工作進行優(yōu)化和完善。在開展工作的過程中，相關(guān)部門必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，建立完善的檔案管理制度，提高人員的管理意識。還可以采用跟蹤管理的形式，通過創(chuàng)建優(yōu)秀的管理人才隊伍，促進這項工作進行更好的發(fā)展。在進行檔案管理的過程中，還應(yīng)該對工作形式和內(nèi)容進行創(chuàng)新，確保城建檔案的整理和保存工作，能夠發(fā)揮更大的作用，促進檔案管理工作進行更好的發(fā)展。

參考文獻

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[3]馬亞細(xì)亞.城建檔案館功能實現(xiàn)的對策研究[J].黑龍江大學(xué)，2015.

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