醫(yī)院基建檔案科學化管理措施

張燕

摘 要：醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施新建、改建、擴建、維修時參照的重要史料信息，隨著醫(yī)院經(jīng)營規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院基建檔案體現(xiàn)的重要價值也逐步浮出水面，因此，基建檔案管理工作也成為醫(yī)院各級領(lǐng)導主抓的一項基礎(chǔ)性工作。本文圍繞醫(yī)院基建檔案的參考價值，針對基建檔案科學化管理的有效措施展開論述。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;基建檔案;科學化;措施

醫(yī)院基建檔案既包括施工前期的各種請示、批文、工程合同、施工圖紙、工程概算書等，也包括施工中后期的施工方案、工藝流程、施工記錄、竣工驗收記錄以及工程決算等資料，如果基建檔案丟失，不但泄漏了醫(yī)院內(nèi)部機密，而且也使后續(xù)的基建工程失去精準、有力的參考依據(jù)，給醫(yī)院帶來嚴重的負面影響。因此，基建檔案實施標準化、規(guī)范化、科學化管理勢在必行。

1 醫(yī)院基建檔案的參考價值

信息時代的到來改變了傳統(tǒng)的工作模式，醫(yī)院基建檔案管理工作流程也發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，過去，基建資料多以紙質(zhì)化為主，不但攜帶不便，而且查閱相關(guān)資料時也需要耗費大量的時間。比如過去的工程設(shè)計圖紙，少則幾百張，多則上千張，工程技術(shù)人員在調(diào)取圖紙資料時，需要調(diào)配大量的人力資源，才能完成調(diào)取工作，無形當中就影響了工程進度。信息技術(shù)普遍推廣試用后，扭轉(zhuǎn)了這一格局，項目立項、施工、竣工驗收等資料，完全轉(zhuǎn)變成電子資料以及視頻影像資料，大幅提升了檔案管理人員的工作效率。

在這一全新背景下，醫(yī)院基建檔案的實用參考價值也逐步得到體現(xiàn)，比如醫(yī)院在進行工程改造和維護時，工程技術(shù)人員需要了解該工程的原始參數(shù)信息，如果缺失這方面的資料，不僅會嚴重影響工程改造質(zhì)量，而且也會埋下重大的質(zhì)量安全隱患[1]。同時，醫(yī)院的基建項目在立項后，醫(yī)院決策層領(lǐng)導以及財務(wù)管理人員需要進行工程項目預算與規(guī)劃，而基建檔案中的原始數(shù)據(jù)信息恰恰是預算規(guī)劃的重要參考資料，只有借助于基建檔案，才能逐步積累豐富的預算經(jīng)驗，為醫(yī)院節(jié)省大量的基建經(jīng)費。

此外，醫(yī)院在擴建過程當中，需要占用周邊土地，但是，由于土地權(quán)屬問題，醫(yī)院極易與周邊群眾產(chǎn)生爭議，而基建檔案當中，關(guān)于工程的占用面積以及土地歸屬問題有著明確記載，即便發(fā)生法律糾紛，醫(yī)院也會憑借確鑿的證據(jù)在法律程序中占據(jù)主動權(quán)，避免給醫(yī)院造成更大的經(jīng)濟損失。

2 醫(yī)院基建檔案科學化管理的有效措施

2.1 建立健全監(jiān)督檢查機制，明確管理人員職責權(quán)限

醫(yī)院基建檔案實施科學化管理的前提條件是“管查結(jié)合”，既要實施精細化管理，又要做好過程監(jiān)督檢查工作，因此，醫(yī)院決策層領(lǐng)導應(yīng)未雨綢繆，建立一個科學、系統(tǒng)、高效的監(jiān)督檢查體系，指派專業(yè)管理水平高、個人綜合素質(zhì)好、制度執(zhí)行力度強的管理人員擔任體系負責人。如果在檢查過程中發(fā)現(xiàn)敷衍了事、失誤頻出的情況，體系負責人應(yīng)當不講情面、依法依規(guī)，對責任人進行嚴肅處理。與此同時，基建檔案管理工作細支末葉較大，涉及到的資料內(nèi)容較大，這就需要檔案管理人員必須明確自身的崗位職責，知道存什么資料、留什么資料、棄什么資料，了解基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中涉及到的工程內(nèi)容、項目進度、開竣工時間等基礎(chǔ)性內(nèi)容，確保歸檔資料的完整性與實用性。

2.2 建立基建檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案管理信息化

目前，多數(shù)醫(yī)院均建立了基建檔案信息化管理系統(tǒng)，但是，醫(yī)院內(nèi)部的一些原始基建材料無法直接錄入到系統(tǒng)當中，這就需要檔案管理人員利用數(shù)碼設(shè)備以及掃描儀等高科技產(chǎn)品，將原始基建資料轉(zhuǎn)變化圖片、圖像或者圖像格式，錄入信息管理系統(tǒng)，同時，將紙質(zhì)的原始資料進行統(tǒng)一歸檔處理，這樣就打造了電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的“雙保險”格局，避免檔案資料丟失情況的發(fā)生。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的日漸純熟，基建檔案信息化管理系統(tǒng)的容量也越來越大，不僅能夠存儲大量的文字資料，也能夠存儲海量的圖片與視頻影像資料，為基建檔案實現(xiàn)科學化管理提供了強大的技術(shù)支撐[2]。因此，檔案管理人員應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，不斷收集和整理遺漏的原始基建材料，為醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作提供更加詳實的信息資源。

2.3 加強專業(yè)溝通交流，建立部門聯(lián)動格局

由于醫(yī)院基建檔案具有較強的專業(yè)性，檔案管理人員往往對基建知識一竅不通，在實際工作過程中，只是做一些基礎(chǔ)性的查詢、借閱、登記等工作，對基建檔案內(nèi)容一概不知，這就導致醫(yī)院檔案工作與其它工作出現(xiàn)銜接不暢的局面，嚴重影響了正常工作的展開。為了解決這一問題，檔案管理人員應(yīng)當于醫(yī)院基建部門的專業(yè)技術(shù)、管理人員進一步加強溝通聯(lián)絡(luò)，學習和掌握一些基礎(chǔ)性的基建知識，比如工程項目的技術(shù)指標、工程建設(shè)的材料需求、人力資源調(diào)配等。同時，各部門之間必須及時收集整理與基建檔案相關(guān)的材料，比如財務(wù)部門的財務(wù)預算資料、人力資源部門的用工計劃、行政部門的后勤保障計劃等，這些部門可以充分利用檔案信息管理系統(tǒng)，將相關(guān)資料上傳至網(wǎng)絡(luò)客戶端，最后由檔案管理人員對上報資料進行統(tǒng)一整理歸檔，形成一套完整齊全的基建檔案。

2.4 樹立保密意識，注重人才培養(yǎng)

醫(yī)院基建檔案不同于普通的基建工程檔案，因為醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要注重功能性、實用性與舒適性，涉及到的復雜工序較多，尤其從技術(shù)層面來講，需要一些新技術(shù)、新工藝以及新材料的支持，因此，醫(yī)院基建檔案對保密性要求較高，密級的級別較高。基于這一點，基建檔案管理人員必須樹立高度的責任意識，認真對待每一項基建資料。在保管紙質(zhì)檔案資料時，必須做好防火、防潮、防盜等工作，避免檔案資料丟失或受損[3]。保管電子基建檔案資料時，檔案管理員與信息系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)置好訪問權(quán)限，比如醫(yī)院決策層領(lǐng)導可以隨時訪問，而院長以下的各科室負責人，必須結(jié)合部門工作需要，科學合理設(shè)置登錄訪問權(quán)限。而各科室以及醫(yī)護人員應(yīng)設(shè)置禁止訪問的權(quán)限，防止重要信息泄漏。

此外，基建檔案實施科學化管理需要大量專業(yè)性人才的支撐，因此，醫(yī)院應(yīng)與各大高等院校建立長期合作往來關(guān)系，為基建專業(yè)、檔案學專業(yè)的學生提供更加廣闊的實習平臺，實習期滿后，可以根據(jù)學生的表現(xiàn)，擇優(yōu)錄取。同時，利用互聯(lián)網(wǎng)資源或者手機APP的招聘客戶端向社會發(fā)布招聘信息，以充實醫(yī)院基建檔案管理人才隊伍，為科學化管理提供源源不斷的動力源泉。

3 結(jié)束語

基建檔案科學化管理是醫(yī)院實施長遠發(fā)展戰(zhàn)略的一項重要工作，在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，醫(yī)院各級領(lǐng)導應(yīng)緊緊把握住時代發(fā)展脈搏，以開闊的視野、與時俱進的態(tài)度、科學化、精細化的管理理念，加快醫(yī)院基建檔案科學化管理的發(fā)展步伐。

參考文獻

[1]康紅巖.醫(yī)院基建檔案科學化管理的幾點措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，0（10）.

[2]葛欣.論醫(yī)院基建檔案的重要性與科學化管理體會[J].中國醫(yī)院建筑與裝備，2018，19（1）：83-84.

[3]高蕊.淺談提高醫(yī)院檔案管理科學化水平的創(chuàng)新路徑[J].健康大視野，2018（15）：280.