醫院基建檔案科學化管理措施

張燕

摘 要：醫院基建檔案是醫院基礎設施新建、改建、擴建、維修時參照的重要史料信息，隨著醫院經營規模的不斷擴大，醫院基建檔案體現的重要價值也逐步浮出水面，因此，基建檔案管理工作也成為醫院各級領導主抓的一項基礎性工作。本文圍繞醫院基建檔案的參考價值，針對基建檔案科學化管理的有效措施展開論述。

關鍵詞：醫院;基建檔案;科學化;措施

醫院基建檔案既包括施工前期的各種請示、批文、工程合同、施工圖紙、工程概算書等，也包括施工中后期的施工方案、工藝流程、施工記錄、竣工驗收記錄以及工程決算等資料，如果基建檔案丟失，不但泄漏了醫院內部機密，而且也使后續的基建工程失去精準、有力的參考依據，給醫院帶來嚴重的負面影響。因此，基建檔案實施標準化、規范化、科學化管理勢在必行。

1 醫院基建檔案的參考價值

信息時代的到來改變了傳統的工作模式，醫院基建檔案管理工作流程也發生了質的轉變，過去，基建資料多以紙質化為主，不但攜帶不便，而且查閱相關資料時也需要耗費大量的時間。比如過去的工程設計圖紙，少則幾百張，多則上千張，工程技術人員在調取圖紙資料時，需要調配大量的人力資源，才能完成調取工作，無形當中就影響了工程進度。信息技術普遍推廣試用后，扭轉了這一格局，項目立項、施工、竣工驗收等資料，完全轉變成電子資料以及視頻影像資料，大幅提升了檔案管理人員的工作效率。

在這一全新背景下，醫院基建檔案的實用參考價值也逐步得到體現，比如醫院在進行工程改造和維護時，工程技術人員需要了解該工程的原始參數信息，如果缺失這方面的資料，不僅會嚴重影響工程改造質量，而且也會埋下重大的質量安全隱患[1]。同時，醫院的基建項目在立項后，醫院決策層領導以及財務管理人員需要進行工程項目預算與規劃，而基建檔案中的原始數據信息恰恰是預算規劃的重要參考資料，只有借助于基建檔案，才能逐步積累豐富的預算經驗，為醫院節省大量的基建經費。

此外，醫院在擴建過程當中，需要占用周邊土地，但是，由于土地權屬問題，醫院極易與周邊群眾產生爭議，而基建檔案當中，關于工程的占用面積以及土地歸屬問題有著明確記載，即便發生法律糾紛，醫院也會憑借確鑿的證據在法律程序中占據主動權，避免給醫院造成更大的經濟損失。

2 醫院基建檔案科學化管理的有效措施

2.1 建立健全監督檢查機制，明確管理人員職責權限

醫院基建檔案實施科學化管理的前提條件是“管查結合”，既要實施精細化管理，又要做好過程監督檢查工作，因此，醫院決策層領導應未雨綢繆，建立一個科學、系統、高效的監督檢查體系，指派專業管理水平高、個人綜合素質好、制度執行力度強的管理人員擔任體系負責人。如果在檢查過程中發現敷衍了事、失誤頻出的情況，體系負責人應當不講情面、依法依規，對責任人進行嚴肅處理。與此同時，基建檔案管理工作細支末葉較大，涉及到的資料內容較大，這就需要檔案管理人員必須明確自身的崗位職責，知道存什么資料、留什么資料、棄什么資料，了解基礎設施建設過程中涉及到的工程內容、項目進度、開竣工時間等基礎性內容，確保歸檔資料的完整性與實用性。

2.2 建立基建檔案數據庫，實現檔案管理信息化

目前，多數醫院均建立了基建檔案信息化管理系統，但是，醫院內部的一些原始基建材料無法直接錄入到系統當中，這就需要檔案管理人員利用數碼設備以及掃描儀等高科技產品，將原始基建資料轉變化圖片、圖像或者圖像格式，錄入信息管理系統，同時，將紙質的原始資料進行統一歸檔處理，這樣就打造了電子檔案與紙質檔案相結合的“雙保險”格局，避免檔案資料丟失情況的發生。隨著大數據技術的日漸純熟，基建檔案信息化管理系統的容量也越來越大，不僅能夠存儲大量的文字資料，也能夠存儲海量的圖片與視頻影像資料，為基建檔案實現科學化管理提供了強大的技術支撐[2]。因此，檔案管理人員應充分利用大數據技術的優勢，不斷收集和整理遺漏的原始基建材料，為醫院的基礎設施建設工作提供更加詳實的信息資源。

2.3 加強專業溝通交流，建立部門聯動格局

由于醫院基建檔案具有較強的專業性，檔案管理人員往往對基建知識一竅不通，在實際工作過程中，只是做一些基礎性的查詢、借閱、登記等工作，對基建檔案內容一概不知，這就導致醫院檔案工作與其它工作出現銜接不暢的局面，嚴重影響了正常工作的展開。為了解決這一問題，檔案管理人員應當于醫院基建部門的專業技術、管理人員進一步加強溝通聯絡，學習和掌握一些基礎性的基建知識，比如工程項目的技術指標、工程建設的材料需求、人力資源調配等。同時，各部門之間必須及時收集整理與基建檔案相關的材料，比如財務部門的財務預算資料、人力資源部門的用工計劃、行政部門的后勤保障計劃等，這些部門可以充分利用檔案信息管理系統，將相關資料上傳至網絡客戶端，最后由檔案管理人員對上報資料進行統一整理歸檔，形成一套完整齊全的基建檔案。

2.4 樹立保密意識，注重人才培養

醫院基建檔案不同于普通的基建工程檔案，因為醫院的基礎設施建設主要注重功能性、實用性與舒適性，涉及到的復雜工序較多，尤其從技術層面來講，需要一些新技術、新工藝以及新材料的支持，因此，醫院基建檔案對保密性要求較高，密級的級別較高。基于這一點，基建檔案管理人員必須樹立高度的責任意識，認真對待每一項基建資料。在保管紙質檔案資料時，必須做好防火、防潮、防盜等工作，避免檔案資料丟失或受損[3]。保管電子基建檔案資料時，檔案管理員與信息系統管理員應設置好訪問權限，比如醫院決策層領導可以隨時訪問，而院長以下的各科室負責人，必須結合部門工作需要，科學合理設置登錄訪問權限。而各科室以及醫護人員應設置禁止訪問的權限，防止重要信息泄漏。

此外，基建檔案實施科學化管理需要大量專業性人才的支撐，因此，醫院應與各大高等院校建立長期合作往來關系，為基建專業、檔案學專業的學生提供更加廣闊的實習平臺，實習期滿后，可以根據學生的表現，擇優錄取。同時，利用互聯網資源或者手機APP的招聘客戶端向社會發布招聘信息，以充實醫院基建檔案管理人才隊伍，為科學化管理提供源源不斷的動力源泉。

3 結束語

基建檔案科學化管理是醫院實施長遠發展戰略的一項重要工作，在信息技術高速發展的今天，醫院各級領導應緊緊把握住時代發展脈搏，以開闊的視野、與時俱進的態度、科學化、精細化的管理理念，加快醫院基建檔案科學化管理的發展步伐。

參考文獻

[1]康紅巖.醫院基建檔案科學化管理的幾點措施[J].辦公室業務，2017，0（10）.

[2]葛欣.論醫院基建檔案的重要性與科學化管理體會[J].中國醫院建筑與裝備，2018，19（1）：83-84.

[3]高蕊.淺談提高醫院檔案管理科學化水平的創新路徑[J].健康大視野，2018（15）：280.