分析如何做好新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作

葉壽康

摘 要：隨著事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展，其文書檔案資料也越來越多，這就對文書檔案管理工作提出了更高的要求，只有順應(yīng)時代的發(fā)展要求，不斷改進(jìn)和完善文書檔案管理工作，才能促進(jìn)事業(yè)單位健康長遠(yuǎn)發(fā)展。本文筆者就針對如何做好新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案管理

事業(yè)單位在發(fā)展的過程中必然會形成一些具有重要價值的文書檔案，文書檔案作為事業(yè)單位檔案管理體系的關(guān)鍵組成部分，必須得到高度重視。在新時代、新背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)不斷更新檔案管理理念與管理模式，采取更具針對性的管理措施，進(jìn)而從根本上提高事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量。

1 事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要作用

1）有助于完善國家檔案體系。事業(yè)單位在我國社會經(jīng)濟(jì)、文化、政治等領(lǐng)域都扮演著十分重要的角色，其發(fā)展?fàn)顩r的好壞將直接影響到整個社會方方面面的發(fā)展。文書檔案資料作為記錄事業(yè)單位發(fā)展變化歷程的權(quán)威性資料，只有做好對其的保存與管理工作，才能為我國各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展提供全面、真實(shí)的歷史材料，并促進(jìn)國家檔案庫的進(jìn)一步完善。

2）有助于充分發(fā)揮法律憑證的綜合效力。對于事業(yè)單位來說，其文書檔案資料往往真實(shí)記錄了單位創(chuàng)建、變更、注銷等多方面的情況，而且涉及面非常廣泛，內(nèi)容細(xì)致，基本囊括了事業(yè)單位各個時期所舉辦的各類活動，可以全面而真實(shí)地展示出事業(yè)單位的所有相關(guān)信息。不僅如此，這些檔案信息還能為各級管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)評判事業(yè)單位是否存在違規(guī)違紀(jì)行為提供科學(xué)的參考依據(jù)，其本身可作為一種法律憑證而存在，具有一定的法律效力。通過切實(shí)有效地開展事業(yè)單位文書檔案管理工作，可使文書檔案資料作為一種法律憑證的綜合效力得到充分發(fā)揮。

3）為社會相關(guān)工作的開展提供檢索服務(wù)。我國是社會主義性質(zhì)的國家，經(jīng)濟(jì)體制的主體為社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制。現(xiàn)階段，我國的市場經(jīng)濟(jì)體制正處于不斷發(fā)展和完善的過程中。事業(yè)單位作為我國市場經(jīng)濟(jì)中不可或缺的一大重要主體，其在社會經(jīng)濟(jì)活動的開展中扮演著非常關(guān)鍵的角色。文書檔案是記錄事業(yè)單位各分支部門、業(yè)務(wù)范圍、法人代表、銀行賬戶等多方面信息的重要載體。若能對這些檔案資料進(jìn)行合理利用和有效管理，不但能推動我國事業(yè)單位的健康持續(xù)發(fā)展，同時也能使其對社會工作的檢索服務(wù)功能得到全面發(fā)揮。

2 新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的主要問題

1）對管理工作的重視度偏低。從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，我國不少事業(yè)單位的文書檔案管理工作都還存在諸多問題，其中一個典型問題就是不夠重視此項(xiàng)工作。通常來說，文書檔案管理中最為關(guān)鍵的工作主要是對文書檔案的分類整理和歸檔。但在事業(yè)單位不斷發(fā)展的背景下，不同類型的文件數(shù)量越來越多，內(nèi)容也越來越細(xì)致，這就給文書檔案管理工作的開展帶來了更大的難度，但由于對文書檔案管理工作的重視度不夠，許多事業(yè)單位并沒有意識到當(dāng)下文書檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)和困境，也沒有結(jié)合時代發(fā)展的需求對其管理體系、管理模式等進(jìn)行改進(jìn)和完善，最終導(dǎo)致事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量很難得到真正改善。

2）文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。相關(guān)部門的權(quán)威調(diào)查資料顯示，現(xiàn)階段我國事業(yè)單位中負(fù)責(zé)文書檔案管理的人員大都屬于非專業(yè)性人員，這些人員由于不具備專業(yè)知識背景，再加上實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)有限，往往對文書檔案的歸類、整理、保存管理等工作缺乏了解，在實(shí)際開展這些工作的時候難免會遇到諸多困難。另外，一些事業(yè)單位還存在大量聘用兼職人員進(jìn)行文書檔案管理的情況，毫無疑問，這些兼職人員不僅在專業(yè)素質(zhì)上無法得到保證，同時也可能存在時間精力不夠、對工作不負(fù)責(zé)的現(xiàn)象，若這一現(xiàn)狀無法得到根本改變，必定會導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展受到嚴(yán)重的負(fù)面影響。

3）管理方式過于落后。事業(yè)單位文書檔案管理工作的開展質(zhì)量與其管理方式有著十分密切的聯(lián)系，只有確保管理方式的科學(xué)性、有效性，才能達(dá)到預(yù)期的管理效果。然而，現(xiàn)階段不少事業(yè)單位由于不重視文書檔案管理工作，也沒有根據(jù)時代的發(fā)展對其管理方式加以改進(jìn)和創(chuàng)新，仍然停留在傳統(tǒng)管理階段，以人工管理方式為主，這不僅導(dǎo)致人工工作量大幅增加，文書檔案管理工作效率顯著下降，同時也無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)，因?yàn)樵S多傳統(tǒng)管理手段已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時代事業(yè)單位文書檔案管理工作的基本需求了，其在實(shí)際應(yīng)用中表現(xiàn)出的弊端也越來越明顯，如果無法改變當(dāng)前我國事業(yè)單位所面臨的管理方式過于落后的現(xiàn)狀，必定會對事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重阻礙。

3 新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作對策

1）建立健全文書檔案管理制度體系。在新時期的背景下，事業(yè)單位文書檔案管理工作要得到順利有效開展，首先就必須構(gòu)建一個完善的文書檔案管理制度體系。具體來說，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，應(yīng)設(shè)置專門的管理部門和管理崗位，并出臺明確的崗位要求，配備高素質(zhì)的管理人員，從而為文書檔案管理工作的開展提供保障。第二，應(yīng)嚴(yán)格實(shí)行獎懲制度，讓所有員工都能重視自己的工作，嚴(yán)格將文書檔案管理工作落到實(shí)處，并增強(qiáng)對此項(xiàng)工作的責(zé)任感。第三，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)對工作能力較強(qiáng)、業(yè)績表現(xiàn)突出的管理人員給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵與精神獎勵，同時還應(yīng)當(dāng)拓展其晉升空間，從而使所有檔案管理人員都能以更加認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、主動的態(tài)度對待自身的工作，確保文書檔案管理工作質(zhì)量達(dá)到應(yīng)有的目標(biāo)。

2）打造一支高素質(zhì)的文書檔案管理工作團(tuán)隊(duì)。任何工作的開展都離不開人才這一關(guān)鍵要素，檔案管理工作也不例外，對于事業(yè)單位來說，打造一支高素質(zhì)的文書檔案管理工作團(tuán)隊(duì)是非常重要的。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對文書檔案管理人員的把關(guān)，制定明確的崗位準(zhǔn)入門檻，要求所有進(jìn)入到該崗位的人員都必須具備對應(yīng)的專業(yè)知識背景，與此同時，還應(yīng)當(dāng)具備一定的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，能靈活應(yīng)對管理過程中遇到的各種問題與困難。其次，在管理人員正式上崗之前，應(yīng)做好崗前培訓(xùn)工作，對管理人員進(jìn)行文書檔案收集、整理、歸類等工作的詳細(xì)講解，從而確保其能有效完成此項(xiàng)工作。再次，應(yīng)定期對在職管理人員進(jìn)行專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)，或者邀請一些專家到單位進(jìn)行文書檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的實(shí)地傳授，從而提升文書檔案管理人員的工作能力，每次培訓(xùn)活動結(jié)束之后，必須對員工的培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，這樣才能提高員工對培訓(xùn)活動的重視度，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期的培訓(xùn)效果。

3）更新管理方式，加大文書檔案管理信息化建設(shè)力度。事業(yè)單位的文書檔案管理工作本身具有一定的復(fù)雜性，涉及到的管理內(nèi)容十分廣泛，傳統(tǒng)的管理方式顯然已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今時代的文書檔案管理需求了，因此，必須積極更新管理方式，加大文書檔案管理的信息化建設(shè)力度。首先，應(yīng)構(gòu)建一個完整的檔案數(shù)據(jù)庫，著重對一些較為零散的檔案文本、錄像等進(jìn)行自動歸檔處理，實(shí)現(xiàn)檔案資料的隨時查詢和利用。其次，應(yīng)制定完善的文書檔案信息化管理制度，使檔案管理職責(zé)、要求等得到進(jìn)一步明確，并確保信息化管理責(zé)任的嚴(yán)格落實(shí)。

4 結(jié)語

綜上所述，新形勢下我國事業(yè)單位的文書檔案管理工作正面臨前所未有的挑戰(zhàn)，許多事業(yè)單位在進(jìn)行文書檔案管理的時候都存在重視度不夠、管理人員素質(zhì)偏低、管理手段落后等問題，要解決這些問題，就必須構(gòu)建完善的文書檔案管理制度，提高所有領(lǐng)導(dǎo)者與管理者對文書檔案管理工作的認(rèn)識，打造一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，并及時更新管理方式，促進(jìn)信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]馬云霞.新形勢下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對策[J].才智，2018，（11）：202.

[2]陳盛丹.對于新形勢下加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理工作的思考[J].卷宗，2018，（2）：36.

[3]鄭盛楠.新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理工作研究[J].黑河學(xué)刊，2017，（3）：173，175.