分析如何做好新形勢下事業單位文書檔案管理工作

葉壽康

摘 要：隨著事業單位的進一步發展，其文書檔案資料也越來越多，這就對文書檔案管理工作提出了更高的要求，只有順應時代的發展要求，不斷改進和完善文書檔案管理工作，才能促進事業單位健康長遠發展。本文筆者就針對如何做好新形勢下事業單位文書檔案管理工作進行了分析。

關鍵詞：事業單位;文書檔案管理

事業單位在發展的過程中必然會形成一些具有重要價值的文書檔案，文書檔案作為事業單位檔案管理體系的關鍵組成部分，必須得到高度重視。在新時代、新背景下，事業單位應當不斷更新檔案管理理念與管理模式，采取更具針對性的管理措施，進而從根本上提高事業單位文書檔案管理工作質量。

1 事業單位文書檔案管理工作的重要作用

1）有助于完善國家檔案體系。事業單位在我國社會經濟、文化、政治等領域都扮演著十分重要的角色，其發展狀況的好壞將直接影響到整個社會方方面面的發展。文書檔案資料作為記錄事業單位發展變化歷程的權威性資料，只有做好對其的保存與管理工作，才能為我國各項事業的發展提供全面、真實的歷史材料，并促進國家檔案庫的進一步完善。

2）有助于充分發揮法律憑證的綜合效力。對于事業單位來說，其文書檔案資料往往真實記錄了單位創建、變更、注銷等多方面的情況，而且涉及面非常廣泛，內容細致，基本囊括了事業單位各個時期所舉辦的各類活動，可以全面而真實地展示出事業單位的所有相關信息。不僅如此，這些檔案信息還能為各級管理監督機構評判事業單位是否存在違規違紀行為提供科學的參考依據，其本身可作為一種法律憑證而存在，具有一定的法律效力。通過切實有效地開展事業單位文書檔案管理工作，可使文書檔案資料作為一種法律憑證的綜合效力得到充分發揮。

3）為社會相關工作的開展提供檢索服務。我國是社會主義性質的國家，經濟體制的主體為社會主義市場經濟體制。現階段，我國的市場經濟體制正處于不斷發展和完善的過程中。事業單位作為我國市場經濟中不可或缺的一大重要主體，其在社會經濟活動的開展中扮演著非常關鍵的角色。文書檔案是記錄事業單位各分支部門、業務范圍、法人代表、銀行賬戶等多方面信息的重要載體。若能對這些檔案資料進行合理利用和有效管理，不但能推動我國事業單位的健康持續發展，同時也能使其對社會工作的檢索服務功能得到全面發揮。

2 新形勢下事業單位文書檔案管理工作中存在的主要問題

1）對管理工作的重視度偏低。從當前的現狀來看，我國不少事業單位的文書檔案管理工作都還存在諸多問題，其中一個典型問題就是不夠重視此項工作。通常來說，文書檔案管理中最為關鍵的工作主要是對文書檔案的分類整理和歸檔。但在事業單位不斷發展的背景下，不同類型的文件數量越來越多，內容也越來越細致，這就給文書檔案管理工作的開展帶來了更大的難度，但由于對文書檔案管理工作的重視度不夠，許多事業單位并沒有意識到當下文書檔案管理所面臨的挑戰和困境，也沒有結合時代發展的需求對其管理體系、管理模式等進行改進和完善，最終導致事業單位文書檔案管理工作質量很難得到真正改善。

2）文書檔案管理人員的綜合素質有待提升。相關部門的權威調查資料顯示，現階段我國事業單位中負責文書檔案管理的人員大都屬于非專業性人員，這些人員由于不具備專業知識背景，再加上實踐經驗有限，往往對文書檔案的歸類、整理、保存管理等工作缺乏了解，在實際開展這些工作的時候難免會遇到諸多困難。另外，一些事業單位還存在大量聘用兼職人員進行文書檔案管理的情況，毫無疑問，這些兼職人員不僅在專業素質上無法得到保證，同時也可能存在時間精力不夠、對工作不負責的現象，若這一現狀無法得到根本改變，必定會導致事業單位檔案管理工作的順利開展受到嚴重的負面影響。

3）管理方式過于落后。事業單位文書檔案管理工作的開展質量與其管理方式有著十分密切的聯系，只有確保管理方式的科學性、有效性，才能達到預期的管理效果。然而，現階段不少事業單位由于不重視文書檔案管理工作，也沒有根據時代的發展對其管理方式加以改進和創新，仍然停留在傳統管理階段，以人工管理方式為主，這不僅導致人工工作量大幅增加，文書檔案管理工作效率顯著下降，同時也無法實現預期的管理目標，因為許多傳統管理手段已經無法適應當今時代事業單位文書檔案管理工作的基本需求了，其在實際應用中表現出的弊端也越來越明顯，如果無法改變當前我國事業單位所面臨的管理方式過于落后的現狀，必定會對事業單位的可持續發展產生嚴重阻礙。

3 新形勢下事業單位文書檔案管理工作對策

1）建立健全文書檔案管理制度體系。在新時期的背景下，事業單位文書檔案管理工作要得到順利有效開展，首先就必須構建一個完善的文書檔案管理制度體系。具體來說，應做到以下幾點：第一，應設置專門的管理部門和管理崗位，并出臺明確的崗位要求，配備高素質的管理人員，從而為文書檔案管理工作的開展提供保障。第二，應嚴格實行獎懲制度，讓所有員工都能重視自己的工作，嚴格將文書檔案管理工作落到實處，并增強對此項工作的責任感。第三，事業單位還應當對工作能力較強、業績表現突出的管理人員給予適當的物質獎勵與精神獎勵，同時還應當拓展其晉升空間，從而使所有檔案管理人員都能以更加認真、嚴謹、主動的態度對待自身的工作，確保文書檔案管理工作質量達到應有的目標。

2）打造一支高素質的文書檔案管理工作團隊。任何工作的開展都離不開人才這一關鍵要素，檔案管理工作也不例外，對于事業單位來說，打造一支高素質的文書檔案管理工作團隊是非常重要的。首先，事業單位應加強對文書檔案管理人員的把關，制定明確的崗位準入門檻，要求所有進入到該崗位的人員都必須具備對應的專業知識背景，與此同時，還應當具備一定的實踐工作經驗，能靈活應對管理過程中遇到的各種問題與困難。其次，在管理人員正式上崗之前，應做好崗前培訓工作，對管理人員進行文書檔案收集、整理、歸類等工作的詳細講解，從而確保其能有效完成此項工作。再次，應定期對在職管理人員進行專業知識與技能的培訓，或者邀請一些專家到單位進行文書檔案管理工作經驗的實地傳授，從而提升文書檔案管理人員的工作能力，每次培訓活動結束之后，必須對員工的培訓結果進行考核，這樣才能提高員工對培訓活動的重視度，進而達到預期的培訓效果。

3）更新管理方式，加大文書檔案管理信息化建設力度。事業單位的文書檔案管理工作本身具有一定的復雜性，涉及到的管理內容十分廣泛，傳統的管理方式顯然已經無法適應當今時代的文書檔案管理需求了，因此，必須積極更新管理方式，加大文書檔案管理的信息化建設力度。首先，應構建一個完整的檔案數據庫，著重對一些較為零散的檔案文本、錄像等進行自動歸檔處理，實現檔案資料的隨時查詢和利用。其次，應制定完善的文書檔案信息化管理制度，使檔案管理職責、要求等得到進一步明確，并確保信息化管理責任的嚴格落實。

4 結語

綜上所述，新形勢下我國事業單位的文書檔案管理工作正面臨前所未有的挑戰，許多事業單位在進行文書檔案管理的時候都存在重視度不夠、管理人員素質偏低、管理手段落后等問題，要解決這些問題，就必須構建完善的文書檔案管理制度，提高所有領導者與管理者對文書檔案管理工作的認識，打造一支高素質的管理團隊，并及時更新管理方式，促進信息化管理目標的實現。

參考文獻

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