淺談醫院辦公室的文檔管理

丁嘉穎

摘 要：辦公室文書信息工作屬于醫院內部管理過程的關鍵部分之一，文書檔案出現在團體、機關、企事業結構等行政管理工作中， 屬于通用文書變為少數檔案的習慣叫法。辦公室文書資料管理是檢測醫院檔案管理的關鍵規范因素之一，其管理質量的好壞對檔案信息的完整性與質量均有較大的關系與重要作用。所以樹立文書檔案管理工作的標準化與規范化，提高文書檔案的利用率，是新世紀環境下對醫院發展提出的新要求和新挑戰。

關鍵詞：醫院辦公室;文檔管理

1 當前醫院文書資料管理工作的特征

1.1 文書檔案重點是以紙質和其他載體記載發生的事情、過程記錄、物品保存、重要檔案為管理內容

文書資料的管理關鍵主要是采集與儲存信息。分門別類的儲存，該過程的管理重點要放在采集、管理、制定目錄、儲存等過程。

1.2 文書資料載體的多元化

文書檔案包含多方面的信息，是醫院發展階段的有效反映與記載，行政控制、科技信息、新設施檔案、財務資料等均是文書檔案所包含的內容[1]。因為文檔信息的多樣性，因此，文書檔案的儲存載體也存在多元化。比如，圖片、錄音、影像、協議以及責任書各種文件和各類電子資料等。

1.3 文書作業和文書資料之間的關系

文書作業包含資料的整理采集、立卷與歸檔，文書資料的管理包含信息的書寫內容、文件的形式、是否實時歸檔等。文書作業能夠說是檔案管理的基礎與前提條件，文書管理的整個階段也是辦公室文書資料產生的過程。

2 辦公室文書檔案管理中存在的問題

2.1 醫院辦公室文書檔案意識薄弱

由于對醫院文書檔案的重要性宣傳不到位，致使長久以來醫院多偏重病案檔案，相對于病案檔案來說，很多人都認為文書檔案無關大局，甚至認為沒有存在的價值，對于文書檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴重浪費，致使其利用率遠遠達不到預想的狀況。

2.2 醫院文書檔案管理的投入過低

由于醫療用房的緊張，醫院存放檔案的地方也十分有限;醫院文書檔案職責不明， 管理不完善，醫院文書檔案與醫療病歷檔案的存放按照檔案管理的標準有不同的管理要求，相差甚遠。隨著信息化的前進，目前醫院文書管理的人工檢索方法，信息效率過低，不利于檔案 的整理、收集、利用和開發。

2.3 醫院在文書與檔案工作中存在的不規范現象

現下的檔案管理模式下存在這許多的不規范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規范、原稿文件缺損、裝訂不規范等現象。

2.4 醫院文書檔案管理工作人員的專業素養有待提高

目前，我國的檔案專業人員隊伍在理論水平、文化水平、專業素養等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規范準則。[2]

3 針對醫院辦公室文書檔案管理工作的優化措施

3.1 強化醫院文書檔案管理工作的規范銜接

文件是檔案儲存的前提條件和基礎，文件質量的好壞直接影響著檔案的質量。高質量的檔案取決于高質量的文件收集。高水平的檔案管理也是建立在辦公室文書部門規范處理文件的基礎之上，實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件等原始一手資料的質量關。紙張大小、文件格式、筆支選取等都要實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。文書部門立卷是文書工作的最后環節，也是檔案工作的開端。只有做好文書立卷歸檔才可以實現辦公室文書工作與檔案管理工作的完美銜接。

3.2 優化文書檔案工作的硬件搭配

醫院需強化文書資料管理過程的資源引入，不但是人力資源的引入，還包含引入新技術與新設施，利用科學化的管理措施與設施來開展管理工作。在技術方面包含使用信息系統與電子科技等，進行文書檔案的數字化管理，提升檔案使用率。在設施方面能夠選擇先進的電子裝置，充實文書檔案的模式，達到文書資料的音像化與影像化。此外，對文書檔案的保存要尤為注意，落實好防火、抗潮、防蟲等措施，而且強化檔案穩定管理，避免信息失竊引發嚴峻的資源泄露。

3.3 強化管理者的素質教育工作，增強文書資料管理水平

在建立文書檔案管理機制的時候，應當努力組織管理訓練工作，增強管理者的工作水平，使之可以滿足考核體制中的工作規范。首先需提升領導人員對文書檔案工作的注重，加強文書資料管理過程的傳播力度，調動中層領導、基層人員努力進行文書檔案管理教育工作[3]。文書資料管理的確無法給醫院創造直接的經濟利益，可是，唯有落實好文書資料管理工作，方可為醫院其它項目的穩定進行帶來保障，而且還對醫院經營情況進行記載，今后能夠有檔可用。在文書資料管理訓練中，應當注意科學管理思想與新管理措施的引進，經過組織培訓來全面提升文書檔案管者的綜合素養與管理水平。

3.4 提高醫院文書檔案管理工作人員的積極性

全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。

4 建立醫院文書歸檔的制度

健全檔案管理的規章制度，建立科學的檔案管理體系，是檔案管理的關鍵。[4]為妥善完整地保存各類重要文件全面反映醫院經營和管理工作內容，加強檔案管理工作的標準化 、程序化規、范化，可著重加強以下幾個方面：

4.1 文書檔案立卷

歸檔的文件材料應收集齊全完整，檔案文書管理員按照文書檔案立卷管理的時限做好本年度歸檔管理。歸檔文件的整理應保持文件材料之間的有機聯系，遵循文件材料形成的基本規律，區分不同價值，便于保管和利用。

4.2 檔案借閱

檔案室保存的檔案的主要功能是為本院職工查閱，外單位人員需持介紹信，經主管領導同意后方可查閱。一般應在檔案室進行查閱，如果因為工作之需，要外借檔案資料，借閱須辦理好手續，借期一般不超一個星期。檔案查閱者必須遵守保密規定，應負責維護被查檔案的安全與完整，嚴禁在檔案上涂改或批注等，如遺失或損壞根據情節輕重予以處罰 。

5 結束語

文書工作是檔案工作的基礎，檔案也是文件工作的發展和延續。文書檔案既可以儲存記錄醫院現在文書檔案管理建設的狀況，也是醫院過去發展歷程的縮影。要想為醫院的建設和發展提供有利的保證;提高文書檔案利用率。就必須建立有效的工作程序和管理制度，搞好文書檔案工作的規范銜接，加強各部門之間的協作，提高醫院文書檔案工作的地位勢在必行。促進文書檔案管理工作規范化、標準化，才能夠使得文書檔案利用率得以提高，為醫院的建設和發展提供有利的保證。

參考文獻

[1]李道逸.淺析文書檔案管理中存在的問題及對策[J].經濟與社會，2008.

[2]武潔.醫院辦公室文書與文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].辦公室業務，2017（04）：126.

[3]梁軍萍.如何做好文書檔案管理工作[J].十堰職業技術學院學報，2010，23（04）：03-04.

[4]李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題及對策[J].廣東科技，2009.