探討醫院人事檔案管理的規范化措施

王艷

摘 要：本文從人事檔案管理意識缺乏、人事檔案管理方法落后以及人事檔案管理機制不完善三個方面入手，對醫院人事檔案管理現存問題展開分析。在此基礎上，對醫院人事檔案管理的規范化措施提出具體建議，希望可以為相關管理工作的開展提供參考，促進醫院人事檔案管理水平的進一步提升，實現其作用價值最大化。

關鍵詞：醫院;人事檔案管理;規范化

醫院人事檔案管理主要包括對職工成長經歷、個人學歷、工作業績以及相職稱評定等一系列信息的記錄與管理，直接關系到醫院人才培養與開發。近年來，在市場經濟發展速度不斷加快的背景下，醫院競爭越發激烈，對于高素質人才方面的需求量隨之增加，推動人事檔案管理規范化與科學化具有重要的現實意義。

1 醫院人事檔案管理現存問題

人事檔案管理是醫院管理的重要部分，同時人事管理質量與效率，對于醫院的發展有著直接的關系。但是從實際情況分析，醫院人事檔案管理普遍在以下問題：

第一，人事檔案管理意識缺乏。主要表現在過度重視醫療技術水平的創新以及醫療質量的提升，對于醫院人事檔案管理等其它工作產生了忽視，從而使得人事檔案管理中的作用價值難以發揮出來。與此同時，醫院管理人員對于人事檔案管理工作缺乏足夠的了解，缺乏行之有效的管理方案，在諸多因素的影響下，使得檔案管理人員工作態度不認真、管理工作不夠到位等相關問題屢屢出現[1]。

第二，人事檔案管理方法落后。醫院人事檔案管理工作內容復雜，同時工作具有一定的重復性特征，因此在一定程度上增加了管理失誤問題的發生率。在傳統的管理模式下，大部分工作均是由人力完成。雖然在計算機技術廣泛普及的情況下，在醫院人事檔案管理工作中也得到了部分的應用。但是在很多地方，信息化管理技術的應用還存在較大的限制。

第三，人事檔案管理機制不完善。這一問題主要表現在缺乏與之相對應的管理制度等方面，同時醫院領導對檔案管理工作不夠重視，從而在很大程度上使得人事檔案管理人員，在開展檔案管理期間表現出較低的工作積極性，整體工作熱情相對缺乏。比如：在檔案信息收集方面缺乏主動性，不能及時對檔案進行完善。缺乏對檔案的正確利用，服務意識不強，檔案的信息得不到充分的利用，進而難以真正體現出檔案管理工作的實際意義。

2 醫院人事檔案管理的規范化措施

2.1 加大對管理人員的專業培訓力度

在醫院人事檔案管理過程中，管理人員自身的專業能力與綜合素質，對于管理質量與管理效率有著直接的影響。對此，想要推進醫院人事檔案管理的規范化發展，需要加大對管理人員的專業培訓力度。比如：加大對人事檔案管理人員的專業考核力度，確保管理人員的專業能力可以達到工作要求。在日常管理工作中，除了完成基本的檔案資料歸檔與整理工作外，還應該定期組織醫院人事檔案管理人員參加管理技術的學習活動，促進計算機信息處理技術水平以及檔案專業軟件操作技術應用水平的進一步提升[2]。

另一方面，對于部分非檔案管理專業的人員，要求結合實際制定針對性的專業培訓計劃，以此來保證自身的工作能力可以達到崗位要求。同時，在做好專業性培訓工作的基礎上，還應該注重對管理人員職業道德水平的培養。必要時，還可以通過配合實施競爭上崗或者調整薪酬水平等方式，最大程度上激發出管理人員的工作積極性。充分發揮他們的潛能，也確保人事檔案規范化管理水平的提升。

2.2 積極創新人事檔案管理模式

結合醫院人事檔案管理實際情況，可以發現傳統人事檔案管理模式存在諸多弊端。與此同時，考慮到醫院人事檔案信息數量大，內容相對復雜，為了更好的實現醫院人事檔案管理的規范化發展，對人事檔案管理模式進行積極創新十分關鍵。比如：結合管理實際，建設相應的人事檔案管理數據庫系統，這樣不僅可以方便管理人員在線搜索、查詢以及變更數據信息，同時在實現資源的共享化等方面，也發揮著積極的作用價值。

近年來，隨著我國新一輪醫療體制改革的持續深入，在醫院人事檔案管理中全面落實動態化管理方案，有利于確保信息資料的真實性與全面性。期間，需要綜合考慮醫療改革的新動向，對現有的醫療管理資源進行充分的整合與利用。盡快購置計算機、掃描儀、打印機、復印機等設備，并應用專業的檔案管理軟件，促使基礎設施建設的不斷完善，從而為醫院人事檔案管理工作的高效開展奠定基礎。

2.3 建立健全人事檔案管理制度

針對現階段醫院人事檔案管理過程中存在的人事檔案管理機制不完善這一問題，可以從建立健全人事檔案管理制度這一方面入手，對其進行解決。在具體的工作中，想要最大程度上優化和完善醫院人事檔案管理制度，首選應該明確檔案管理人員的崗位職責，要求管理人員切實保證自身崗位工作的規范化。比如：對于需要歸檔的相關資料，應該注重資料本身的完整性與真實性，檢查資料內容中印章與書寫字跡是否清晰，在完成人事檔案材料登記簿的建立過程中，需要反復確定檔案審查依據。其次，要求醫院在進行人事檔案管理過程中，應該以現行法律法規為基礎，結合實際管理現狀，制定針對性的人事檔案管理制度。具體內容主要涉及：檔案管理人員職責、領導部門監管職責、人事檔案入檔規范條例、查看借閱保密制度和檔案銷毀制度等等。最后，對于存在玩忽職守或者審查監管松散的情況，需要予以嚴厲的處罰和警告，確保醫院人事檔案管理工作的公正性與公平性，避免出現錯誤、虛假信息。

2.4 加快人事檔案管理信息化建設

在醫療衛生體制不斷改革的背景下，醫院之間的人才流動逐漸頻繁，以往傳統的人事檔案管理模式與管理方式，已經難以滿足現代化管理工作的要求，如果仍舊沿用以往的人事檔案管理方式，對于不僅會降低人事檔案管理工作效率，同時容易對人才流動帶來不利影響。這種情況下，結合醫院人事檔案管理現狀，對管理模式實施優化，積極引進先進的管理技術手段，在加快人事檔案管理信息化建設的基礎上，使得醫院人事檔案管理工作可以實現更加高效、高質量的歸類與管理，體現其作用價值。

在具體的信息化建設過程中，要求綜合考慮醫院各個科室與管理部門實際情況。借助先進的技術手段，不僅可以解決手工操作中遇到的問題，同時在盡可能減少審查時間以及減低管理差錯風險等方面，同樣發揮著積極的作用。針對信息化建設可以出現的信息安全問題，在借助計算機管理系統時，要求合理設置相應的訪問權限。

3 總結

綜上所述，醫院人事檔案管理對于醫院職工管理以及人才培養，均起到關鍵性的作用價值。為了更好的適應行業發展要求，從加大對管理人員的專業培訓力度、積極創新人事檔案管理模式以及建立健全人事檔案管理制度幾方面著手，實現人事檔案管理的規范化，對于保證醫院的持續穩定發展意義重大。

參考文獻

[1]吳言，吳昊.談談如何加強醫院人事檔案的規范化管理[J].辦公室業務，2016（14）：152.

[2]黃淑丹.醫院人事檔案管理存在的問題及解決策略[A].2015：1.