淺析人事檔案在機關事業單位人力資源管理中的作用

楊喻童

摘 要：選擇機關事業單位職工的重要依據就是對人事檔案進行全方面的考察。伴隨著近年來我國經濟體制的不斷革新，對于一些機關單位員工的職能又提出了新的挑戰。所以對于人力資源的把控成為了機關單位工作的重要部分。人力資源的管理是否符合企業發展的需要會直接影響到人事機關職能的發揮。但依據近些年來對機關部門的調查，越來越多的單位忽視了人事檔案在整個人力資源管理的作用。這篇文章主要向大家介紹了現階段我國人事檔案的利用現狀及人事檔案的基本作用，并依據人事檔案利用的問題提出相應的簡介，以期對我國人力資源管理方面提供一些參考意見。

關鍵詞：人事方案;機關事業單位;人力資源

1 引言

就現階段我國人力資源管理的狀況而言，人事檔案可以給相關的機關單位提供人員的有力和全方面的信息，可以更加科學的利用人才深度挖掘人才的潛力，減少人才的流失。但是如果人事檔案不符合時代發展需要，就會降低人力資源管理的效率。所以，現階段我國機關事業單位的各階級工作人員都要充分認識到人事檔案在整個人力資源管理的作用，只有這樣才可以更大限度的推動我國人才事業管理的更好發展。

2 機關事業單位對人事檔案的利用情況

2.1 人事檔案中的內容不夠具體全面

人事檔案中的基本內容不僅僅是生平履歷的概述，還包括組織鑒定情況以及學業情況等內容。但是單位錄用員工的重點在于對人員工作能力的考核，僅僅靠書面的信息無法全面的進行表達。人事檔案并沒有達到讓單位了解到錄用員工信息的效果，所以很多單位在面試員工時，往往就會忽視了人事檔案的作用。

2.2 人事檔案失真

因為存在著各種現實因素，有很多人為了能夠使自己的工作更加順利，未來的薪酬更高，往往會采取一些不正當的手段來改變自己的人事檔案，而相關的單位無法辨別出正確的和錯誤的信息，只好一錯再錯的接受這些信息。在人員考核之中也會錯誤的錄用一些檔案較為光鮮靚麗的人員。倘若這些人員不具備專業知識和相關的技能，那么就會給機關單位執行工作帶來很大的阻礙。

2.3 管理者素質沒有達到基本要求

許多單位會很大程度上忽視人事檔案管理的作用，因此，在檔案管理的人員配備方面會選擇一些學歷較低且沒有太多工作經驗的人來擔任。而這些人也秉持這一種不認真的態度來管理。長此以往，人事檔案的管理失去了原有的效果和本來的目的。

3 人事檔案在人力資源管理中的作用

3.1 發揮組織內人力資源的效力

人事檔案能夠全面地反映工作人員的信息以及德才的各項表現。人力資源管理部門可以通過人事檔案，充分了解到員工過去的工作狀況以及學習情況。從信息的各個方面發覺員工的內在潛力，很少對于人才的浪費和埋沒。在選擇相關員工的過程中，可以充分發揮各類人才的長處，各司其職，充分行使到人才的作用。

3.2 全面推進人力資源的配置

對于一個沒有接觸的應聘員工，可以利用人是答案第一時間掌握相關員工的信息情況，從而進行下一步的科學管理和決策。依據人才的特點和能力水平可以分配到不同的部門盡到自己的職責。在組織內部也可以權衡利弊，合理分配。把人才配置到最能發揮作用的地方和崗位，最大程度的發揮自身的長處。避免各部門之間的人才競爭，同時在另一方面也可以促進各部門人才合理的流通以及利用。減少壓制人才的現象，促進人力資源的合理配置和利用。

3.3 有利于人才預測能力科學化

組織內部是影響人力資源需求的決定性因素。因此，有效地協調組織內部的人力資源，預測人才的能力范圍是十分必要的。可以用人事檔案對組織內部的人力資源狀況進行變革和發展。定制科學有效的人力資源計劃，一旦發現脫離了人事檔案的人力資源預測就要進行及時的更改，減少內部的損失。

4 改進人事檔案管理的措施

4.1 提高人事檔案管理人員的素質

人是在生產過程中的決定性因素。因此，在這個充滿知識的經濟時代，對人才的需求以及素質方面也有了新的要求。現階段，一些落后的管理體制已經不能適應現階段我國人力資源發展的需求。因此，在人才的利用方面不光要注重學歷，并且還要注重素質的培養以及學習工作能力。讓他們能更快地使用現如今的時代要求。許多的工作人員不按照工作要求上崗，為了金錢和利益做出一些不符合要求的是。針對這些情況要進一步端正他們的思想，提升為人民服務的意識。積極的做好協調工作，及時的將各種信息提供給需要的部門。不能輕視自身的工作，在工作中有所懈怠。檔案工作管理人員應該按照我國法律來執行自己的責任，進一步提高保護檔案的意識。

4.2 建立嚴格檔案管理制度

檔案的管理工作也應該依據時代的發展狀況進行積極有效的調整。將不適合當代發展情形的條例和規章制度進行及時的改革。要根據最前沿的信息收集相應的材料，保證信息的完整性和真實性。并且在收集材料的同時也要及時分類，做好釘裝工作。在他人查閱相應的檔案時，要進行及時的監管工作防止答案的丟失和材料的竊取。同時要以高漲的服務熱情對待人民群眾，積極地同有關部門做好溝通。這些工作都是嚴格的規章制度為基礎的，因此制定相應的規章制度是十分必要的。

4.3 使檔案制度更加科學化

近年來，伴隨著我國經濟以及社會的快速發展，各種各樣的檔案也隨之增多。傳統的收集和管理模式已經不能適應時代發展的需要，這也勢必會給當前的工作帶來很大的壓力。所以，就應該制定相關的規章制度，是檔案管理更加的科學化、制度化。通過互聯網等網絡系統實現個人網絡查詢。這樣一來也能增強個人檔案的保密性。同時通過網絡答案也可以實現資源配置的最優。從而推動我國各個地方公共事業更好的發展。

4.4 豐富人事檔案的基本內容，增強人事檔案的真實性

人事檔案為我國人力資源管理部門提供全面具體并且有價值的信息和數據。人事檔案的內容較為豐富，它不僅僅只包括個人的自傳、獎勵以及工資級別，另一方面而言它也能直接吩咐仆人的興趣愛好。所以它可以給相應的工作崗位計劃完全具體的信息，使人事檔案成為人力資源管理的得力助手。當然，提供人力資源管理信息的前提是保障信息的可靠性和真實性。因此在人事檔案管理的過程中，要充分發揮它的真實性。加強檔案的監管，防止材料失真現象的發生。在使用人事檔案時，要進行多次檢查，確保信息的真實性之后進行采納，弄虛作假的遞交材料者要給予相應的處罰，以懲戒后人。同時，法律在人事檔案使用的過程中也提到了不可或缺的作用，因此加強相關法律法規的建設，以防止虛假問題的產生。

5 結束語

市政工程相關的工作是推動我國城市發展的重要關鍵部分之一。因此，我們就要從深層方面把握市政工作的基本情況。制定更加科學合理的人事檔案。緊跟時代潮流，制定相關的網絡信息系統，通過互聯網，使人事管理信息更加完善安全，最快速的找尋到人事的相關信息，為人力資源配置提供相應的幫助。最大程度的利用有才干的人，為推動社會的發展做出更大的貢獻。

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