大數據背景下事業單位檔案信息化管理策略研究

郭強

摘 要：大數據技術的快速發展對于各行各業帶來了較大的變化，將大數據技術與檔案工作相結合，有效的改變了檔案管理模式。在當前事業單位檔案管理工作中，大數據為檔案管理工作帶來了新的發展機遇，為了能夠更好的適應大數據時代的發展要求，事業單位需要加快創新檔案管理模式，全面提高檔案服務質量，更好的發揮出檔案的重要價值。文中分析了大數據對事業單位檔案管理工作的重要作用，并進一步對基于大數據的事業單位檔案管理工作的創新策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：事業單位;大數據;檔案管理;創新策略

1 大數據對事業單位檔案管理工作的重要作用

一直以來事業單位檔案管理工作中都存在重藏輕用的問題，檔案信息資源得不到有效的利用，無法滿足新時期公共事業發展的需要。而且當前檔案信息化已成為時代發展的必然趨勢，但一直以來事業單位檔案信息化建設工作推進較為緩慢。將大數據引入到事業單位檔案管理工作中來，其可以為事業單位檔案信息化建設提供有效的支撐，不僅有利于促進事業單位檔案信息的多樣化，同時能夠促進檔案信息化發展目標的實現，有利于事業單位檔案能夠更好的服務于公共事業的發展和建設。而且在大數據時代背景下，檔案管理工作的內容進一步豐富，檔案管理工作機制得以有效完善，這也促使在實際檔案管理工作中，各部門及全體員工都要積極參與進來，實現檔案信息的高效收集和有效保存。在具體工作中基層員工要積極對各種基礎業務信息進行核對，保證信息的精準保存。這樣有效的推進檔案管理工作的廣泛性，能夠更好的滿足檔案事業發展的需要。在當前大數據時代背景下，事業單位在檔案管理工作為了能夠更好的與時代發展需求相適應，必然要樹立共享的管理理念，并重視為用戶提供個性化的檔案信息服務，因此在實際工作中有利于積極推動檔案管理方法和服務方式的創新，從而為事業單位檔案管理工作整體水平的提升打下堅實的基礎。

2 當前事業單位檔案管理工作存在的問題

2.1 人事檔案管理觀念落后

現階段，在信息技術快速發展的時代，信息化管理方式被廣泛應用到各個公司或單位。在當前事業單位檔案管理工作還存在管理觀念和技術落后的問題，事業單位的檔案管理工作，主要是對員工工作狀態的重要記錄。而當前檔案管理觀念落后的主要原因是很多管理者對檔案建設缺乏重視，對檔案管理存在錯誤認知，認為檔案管理只起到人員資料的收集和存檔作用，從而使事業單位檔案管理工作很難滿足當前信息發展時代的需求。此外，由于受傳統管理觀念影響，管理者未對檔案管理進行創新和變革，造成傳統人事檔案管理技術落后。技術落后在一定程度上很難適應大數據背景下的管理工作，導致檔案管理工作低效。

2.2 信息化管理仍存在缺陷

在信息化時代下，只有不斷創新和改變傳統管理模式，才能更好促進事業單位管理工作的有效發展。隨著信息化時代的不斷發展，信息化管理工作可以利用大數據和物聯網等技術，不斷提高檔案信息化管理的效率和水平，也能使事業單位檔案信息化管理變得更具針對性。但是，在當前檔案管理工作中，還存在信息化管理存在缺陷的問題。其主要原因是管理人員對于信息技術缺乏足夠的重視，并受傳統的檔案管理工作模式影響，在對檔案進行管理時，仍采用傳統檔案管理方法，未有效利用信息化管理的優勢，在一定程度上制約事業單位檔案信息化管理工作效率的提高。

2.3 缺乏現代化信息管理體系

目前，很多事業單位在檔案管理工作的實踐中，還缺乏現代化信息管理體系。很多單位將精力都放在主營業務上，而忽略對現代化信息化管理體系的完善和建設。并且在人力和財力資源的配置上，也未有效利用現代化信息管理技術，造成人力和財力資源的配置與檔案信息化管理缺乏專業性和實效性。另外，由于缺乏現代化信息管理體系，也使檔案信息存在一定的安全隱患，如果出現管理疏忽，會很容易造成資料外泄，不利于保證資料的安全性，使事業單位檔案信息化管理工作很難達到所預期的目標。

3 提高事業單位檔案管理信息化工作的有效策略

3.1 提高人員合作并協調工作職責

檔案管理人員與網絡技術專員間的配合應更加緊密。若想保證檔案信息化建設，網絡技術專員不僅應該輸入和更新檔案信息，而且管理者也應該及時對檔案信息平臺進行維護。所以，檔案管理者和網絡技術專員之間應構建科學的互通體系，提高雙方的合作程度。以確保文件信息及時更新和輸入，進而有效提高信息管理的質量和效率。同時，在檔案管理的日常工作中，還要注重使工作人員養成服務意識。為了很好的實現工作職能，提供更好的服務，工作人員應該更加注重工作中的規范化管理。

3.2 構建信息化平臺的推廣模式

提高對事業單位信息化平臺的構建是為了更好地服務于檔案信息需求者。因此，在改善工作的過程中，單位的檔案管理部門要大力推廣信息化的檔案管理平臺同時進行一定的宣傳，以達到提高平臺的影響力、增加其知名度的目的。另外，我們還能借鑒大型企業的先進檔案信息管理經驗，在提升公共機構效率的前提下，逐步完善事業單位檔案信息化建設。

3.3 加強檔案管理信息化以及數字化建設

首先，在文件管理中運用科學技術以達到提高工作效率和水平的效果。檔案管理人員通過計算機來保證信息更新，科學規范地保存檔案信息。同時還要利用科學儀器，如掃描儀等來存貯圖片。這種方式實現了檔案無紙化的管理，節省成本和資源。其次，文件管理需要提高數字化建設，文件管理數字化的優點在于它能夠讓文件儲存更加安全可靠。因此，事業單位應學習數字化所涉及的信息技術和科學方法，建立和完善目錄數據庫和全文數據庫。這樣能夠很大程度上減輕員工的負擔，提高工作效率，從而保證優良的工作質量。

3.4 創新信息化設備

為提高對于檔案信息化管理體系的構建，應該使用計算機、互聯網和電子存儲設施等硬件。因此，應該在現代軟件和硬件兩方面加強投資，單位領導不僅應該提供政策上的支持，還應該有一定的資金投入。因為檔案信息量大，應采用穩定安全的電子存儲設施。事業單位還應建立完善的計算機管理系統，高效地推動信息化管理，優化現代管理方法。有效管理電子文件的基礎是確保紙質文件能夠被妥善的保管，逐步形成完整的電子文件體系，充分利用網絡信息的便利性來提高檔案的信息化管理。進而更好地保存檔案材料和改善事業單位的整體水平。

4 結語

總之，隨著信息化時代的到來，大數據技術被廣泛應用各領域工作管理中。利用信息化技術對事業單位檔案管理進行創新，才能不斷提高檔案管理信息化工作效率。因此，需要管理者轉變傳統管理理念，優化管理和機制建設，從而促進事業單位的良性發展。

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