“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校檔案館數(shù)字資源共享模式研究*

楊天昊 田佳妤 孫 勇

沈陽(yáng)建筑大學(xué)，遼寧 沈陽(yáng) 110168

檔案事業(yè)以檔案信息資源為中心，建設(shè)檔案信息資源共享平臺(tái)與數(shù)字檔案館，是一項(xiàng)需要引起重視并長(zhǎng)期堅(jiān)持的基礎(chǔ)性工作。就高校檔案館而言，隨著數(shù)字化、信息化技術(shù)的發(fā)展，大部分檔案資源已經(jīng)具備了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的條件，因此數(shù)字資源共享模式建設(shè)成為現(xiàn)實(shí)的必然要求。高校檔案館實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源共享是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，既可以滿足內(nèi)部利用者(高校師生、畢業(yè)生)和社會(huì)公眾等廣大利用者的信息需求，又能一定程度上緩解館藏空間不足的問(wèn)題，有效利用檔案館經(jīng)費(fèi)，助力服務(wù)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

一、高校檔案館數(shù)字資源共享建設(shè)現(xiàn)狀

根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》，結(jié)合高校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇和檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，高校檔案分為十個(gè)一級(jí)類(lèi)目。大部分館藏檔案是紙質(zhì)檔案，其中教學(xué)、科研檔案處于中心地位，利用率高；聲像檔案和實(shí)物檔案等特殊載體檔案的數(shù)量和內(nèi)容根據(jù)學(xué)校的不同而有所不同。在檔案收集方面，上一年度各職能部門(mén)形成的文件，一般在第二年上半年移交給檔案館，在校友捐贈(zèng)、領(lǐng)導(dǎo)來(lái)訪等活動(dòng)中形成的實(shí)物檔案，可由相關(guān)部門(mén)隨時(shí)移交，數(shù)量一般不多。“在高校中，實(shí)物檔案的種類(lèi)有以下幾種，有公章、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、另外還有領(lǐng)導(dǎo)題詞、紀(jì)念品。另外有高校特色的實(shí)物還有，例如：學(xué)生證、畢業(yè)證、校徽等也都被列入實(shí)物檔案中。在收集這些實(shí)物時(shí)，應(yīng)多挖掘具有學(xué)校特色的實(shí)物檔案。”[1]

高校綜合檔案中利用頻率最高的是教學(xué)、科研檔案，重視程度較高，紙質(zhì)檔案掃描、數(shù)字化處理技術(shù)成熟，因此檔案信息數(shù)字化的程度也較高，配合檔案管理系統(tǒng)使用，這部分檔案資源在一定范圍內(nèi)可以實(shí)現(xiàn)傳播與共享。而聲像與實(shí)物檔案由于載體形式多種多樣，數(shù)字化處理有較大難度，各種制成材料所要求的保存環(huán)境和保管方式也不盡相同，因此資源共享的進(jìn)程相對(duì)來(lái)說(shuō)比較緩慢。

二、高校檔案館數(shù)字資源共享存在的問(wèn)題

(一)現(xiàn)行管理體制的制約

由于高校管理體制的制約，社會(huì)公眾與檔案館之間缺乏溝通和聯(lián)系，檔案館一般僅對(duì)本校各部門(mén)和師生提供檔案利用服務(wù)，不對(duì)社會(huì)公眾開(kāi)放，服務(wù)范圍較為封閉，服務(wù)對(duì)象較為單一。高校綜合檔案大部分實(shí)行封閉式管理，僅針對(duì)特定部門(mén)與本校師生需求開(kāi)放查詢，社會(huì)公眾無(wú)法接觸。雖然近年來(lái)各高校檔案館的數(shù)字化、信息化建設(shè)取得了明顯的成效，但是主要面向校內(nèi)使用，不對(duì)外開(kāi)放共享，社會(huì)公眾也無(wú)法通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)獲取檔案館的數(shù)字資源。

(二)檔案數(shù)字資源共享基礎(chǔ)建設(shè)薄弱

一是館藏檔案特色不足，類(lèi)別不豐富。高校檔案館對(duì)經(jīng)常查考利用的文書(shū)檔案(黨群、行政、教學(xué)、科研等)重視程度高，檔案收集完整，歸檔工作完成較好；而對(duì)聲像、實(shí)物檔案等特殊載體檔案重視不足，這部分檔案總量較小，利用率較低，因此各部門(mén)歸檔的積極性不高。以沈陽(yáng)建筑大學(xué)為例，作為一所建筑類(lèi)高校，建筑學(xué)相關(guān)專(zhuān)業(yè)師生制做的建筑模型、校園景觀建設(shè)過(guò)程中形成的照片、實(shí)物等，都具有特色與歸檔價(jià)值。

二是不同載體檔案保管技術(shù)與條件落后，利用不便。與紙質(zhì)檔案相比，不同載體的檔案對(duì)技術(shù)條件要求更高。有些聲像檔案的背景說(shuō)明不全，有些因庫(kù)房溫濕度條件不適宜造成損壞；有些實(shí)物檔案占用庫(kù)房空間較大，利用不便。舉例來(lái)說(shuō)，借出大型實(shí)物檔案，難度較大，過(guò)程也比較復(fù)雜，要考慮怕碰、易碎等特殊實(shí)物檔案(玻璃、宣紙等)在搬運(yùn)過(guò)程中的安全，利用部門(mén)在借用時(shí)需要派人、派車(chē)，無(wú)疑增加了利用檔案資源的難度。

三是數(shù)字化建設(shè)水平滯后，開(kāi)發(fā)利用方式簡(jiǎn)單。大部分紙質(zhì)檔案僅經(jīng)過(guò)掃描這一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)實(shí)物檔案如獎(jiǎng)杯、牌匾等拍照后就掛接到檔案管理系統(tǒng)上了，沒(méi)有系統(tǒng)的進(jìn)行數(shù)字化采集與處理。“將所有采集好的文本、圖片、語(yǔ)音，做出數(shù)字化處理，方便機(jī)器接受。并且在完成處理之后，還需要對(duì)這些采集的信息做出編碼標(biāo)記，編碼也要根據(jù)關(guān)鍵字詞來(lái)進(jìn)行處理。”[2]因此高校檔案館數(shù)字資源建設(shè)不僅僅是掃描與拍照這么簡(jiǎn)單，還需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理以實(shí)現(xiàn)共享的目的。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案館數(shù)字資源共享模式建設(shè)

(一)與校內(nèi)各部門(mén)的資源共享

高校現(xiàn)有管理體制下，各職能部門(mén)各自為政，使用的管理系統(tǒng)互不連通，給數(shù)據(jù)歸檔與信息資源利用共享造成了很大困難，缺乏統(tǒng)一的組織與協(xié)調(diào)。在可行的范圍內(nèi)，高校檔案館應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、科研信息管理系統(tǒng)等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源互聯(lián)互通，通過(guò)檔案管理系統(tǒng)使遠(yuǎn)程用戶實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化成果的即時(shí)性在線檢索、下載與利用。

(二)與社會(huì)公眾的資源共享

高校檔案館對(duì)社會(huì)公眾實(shí)現(xiàn)資源共享的主要目的是發(fā)揮各個(gè)高校獨(dú)特的資源優(yōu)勢(shì)，既滿足社會(huì)公眾自身需求為其提供檔案利用服務(wù)，又可以為其精神文化生活提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而助力地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展，擴(kuò)大高校社會(huì)知名度與影響力，為高校的發(fā)展?fàn)I造更為良好的社會(huì)環(huán)境。但目前，不能?chē)?yán)格確定某些檔案是否涉密，能否面向公眾開(kāi)放缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和權(quán)威的政策。因此，大部分高校對(duì)此持謹(jǐn)慎態(tài)度，心存顧慮，能不公開(kāi)的檔案盡量不公開(kāi)，現(xiàn)在僅有少數(shù)高校在進(jìn)行局部的探索和實(shí)踐，距離全面推行資源共享還有很長(zhǎng)的道路要走。

(三)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的資源共享

新時(shí)代的發(fā)展帶動(dòng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案數(shù)字資源共享的發(fā)展空間仍然十分廣闊，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景為高校檔案館提供了新的發(fā)展思路，在傳統(tǒng)方式的基礎(chǔ)上探索新的資源共享模式。高校檔案館與圖書(shū)館一樣，蘊(yùn)藏著豐富的信息資源，因此彼此之間都有可以學(xué)習(xí)與借鑒之處。如胥文彬提出，“在‘互聯(lián)網(wǎng)+’環(huán)境下，如雨后春筍般出現(xiàn)的Web2.0、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新型信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，有效彌補(bǔ)了過(guò)去高校圖書(shū)館資源共享在檢索精度、主動(dòng)性服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)等方面的不足，極大地簡(jiǎn)化了操作流程，提升了服務(wù)效率，跨越性地縮短了從用戶需求到問(wèn)題解決之間的操作過(guò)程和時(shí)間周期”。[3]在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，對(duì)高校檔案館的數(shù)字資源進(jìn)行有效的整合，構(gòu)建高校資源數(shù)據(jù)庫(kù)，可以突破過(guò)去的資源利用瓶頸。通過(guò)強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和技術(shù)手段，可以很容易地將各個(gè)高校豐富的資源匯集起來(lái)，建立起海量資源庫(kù)加以綜合利用，突破信息壁壘。

“互聯(lián)網(wǎng)+”仍在飛速發(fā)展，今后檔案數(shù)字資源共享已經(jīng)成為一個(gè)必然的趨勢(shì)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，積極探索與實(shí)踐高校檔案館數(shù)字資源共享，正在成為一個(gè)越來(lái)越重要的課題。