探究在一流企業建設中辦公室的綜合與協調職能

魏嘉

國家電投集團新疆能源化工有限責任公司辦公室 新疆烏魯木齊 830011

辦公室作為企業的辦事機構，其工作的核心就是對各部門工作的協調與指揮。在塑造辦公室文化系統時，需要對其工作模式進行控制，并在走向的管理過程中，保證各部門協調狀態。而為了實現這一管理目標，需要對辦公室的協調職能做出分析，以此配合領導決策，并優化單位與企業的工作效率。

1 辦公室協調職能概述

辦公室的首要工作任務，是對上級領導機關指示與文件精神的傳遞。同時，也通過對下屬單位工作情況與請示內容的收集與轉達，形成上下級結構中的信息綜合反饋，以便為上級部門決策提供基礎。為此，辦公室工作人員，需保持對領導的關注，在建立良好上下級關系的同時，使基層單位提出的想法與建議，可以更好地起到作用[1]。另外，在組織機構的系統體系中，需要多個部門的協同配合，才能完成企業的運行管理。這就需要辦公室在各部門領導間，建立起有效的通報與協調機制，在組織各領導級會議的同時，統一調配各部門的領導間的溝通與協作，以此保證企業管理的有效執行。而這一內容，也可以減少企業的運營中的內部消耗，在消除內部矛盾的基礎上，維護企業的良性運行狀態。

2 辦公室工作的基本原則

基于辦公室的工作職能與崗位作用，需要在建設一流企業具體工作中，設定明確的工作原則，以此對辦公室工作方案的執行情況形成指揮，使其可以更好的發揮自身價值，完成自身對于企業或單位的協同管理。內容上，辦公室的工作原則，可總結為以下幾點。第一，需要嚴格執行規章制度，將其作為辦公室工作的基本保障條件，在局部服務全局的條件下，完成崗位服務工作。第二，需堅持服務型工作模式，履行服務職責為根本，在為企業各層級、各部門提供服務的同時，不斷優化自身的崗位服務效果，體現部門價值。第三，瞄準產業發展，企業辦公室需對自身定位進行明確，在堅守“參與不干預，參謀不決策，管家不當家，到位不越位”原則基礎上，守好部門本分。第四，需落實部門服務整體原則。在靈活處理各內部關系的同時，從宏觀角度出發，以長遠利益、大局觀為核心，整理企業各部門關系，輔助各部門完成協調工作，確保企業運轉正常。

3 優化辦公室協調工作的基本方案

3.1 調整部門定位，明確職權內容

由于辦公室在企業中，帶有一定的特殊性，因此，更要在部門的崗位定位管理中明確自身的職權內容，在忠于職守的過程中擺正姿態，更好地處理與領導的關系，并重點關注領導與辦公室工作人員、領導工作與辦公室實踐的聯系。尤其在部門定位管理上，務必明確把握工作“界限”，在優化工作流程的基礎上，按程序完成工作，避免出現越權處理工作的現象。執行“參與不干預，參謀不決策，管家不當家，到位不越位”的過程中，在職權范圍的限制內完成工作，絕不過問超出職權范圍的事物。

3.2 優化內部協調，保證業務順暢

企業辦公室工作中，協調功能是其工作業務的核心，也是其對接其他職能部門的有效手段。這一工作內容的有效執行，自然將辦公室內部的協同運行條件作為基礎，在保證內部運行效率化的條件下，更好地對接外部協調工作。

由此，要求辦公室工作人員，能夠在各工作流程內容中，維護崗位操作的規范性，并在嚴格執行管理制度的基礎上，保障各工序環節的有效對接，以維護內部工作的協調性基礎。而在與外部部門進行對接的過程中，也要延續這一規范性條件，在深刻落實管理制度內容的基礎上，時刻關注協調運轉中出現的問題，并在促進有效交流的同時，形成默契配合，以此保證工作執行效果。另外，在內部協調性工作內容中，需要發揮不同人才的個性化素質優勢，在充分挖掘組織力量的過程中，使骨干人才優勢，得到塑造與鍛煉，以便其更好地適應辦公室協調工作，在提高工作效率上發揮積極作用。

3.3 補充學習能力，加強隊伍建設

辦公室工作中，為了更好地完成工作任務，應當平衡日常工作與崗位學習的關系。在辦公室工作人員的培訓教育中，以提高綜合素質、培育優良作風、履行服務職責為根本，將工作與學習有機地結合起來，做到在學習中成長，在工作中錘煉的成長性個人與團隊。這一工作模式引導下，不能以工作忙為借口而拒絕學習，也不能帶有學習無用的推托思想。在辦公室的工作氛圍環境中，形成良好的學習氛圍，通過補充學習能力，平衡辦公室的工作與成長屬性，使其內部工作人員，可以更好地將理論內容與實踐方法結合起來，以此為部門的綜合協調工作，提供基礎性的業務能力，并為其工作的創新突破帶來優勢動力條件[2]。

3.4 落實準備工作，提高防范意識

辦公室的綜合協調工作中，需要提高準備工作的地位，在加強防范意識的同時，通過提前介入與合理準備，為更好地完成工作任務進行未雨綢繆的準備。內容上，需要在以下四種類型上進行準備。第一，在重大決策執行前；第二，在重要活動組織前；第三，在重大會議召開前；第四，在重要工作部署前。

同時，在做到提前介入的基礎上，還要對項目工作進行全程監督管理，利用事中的協同管理與及時協調，保證工作項目的執行效果。而在項目完成之后，也要對其中的協同工作進行總結與分析，并通過客觀、理性的評價，研究本次項目工作中的執行方法，經過對不足工作內容的總結，分析出產生問題的原因，為今后的工作優化提供方法指導[3]。

4 結語

綜上，針對當前社會發展狀態，辦公室在企業與單位中的地位愈發明顯，在維護企業管理系統協調性的同時，體現出核心崗位價值。尤其在企業結構日趨復雜的前提下，強化辦公室協調能力，不僅可為推動一流企業建設發展提供基礎保障，也在一定程度上，成為促進辦公室核心業務成長的有效措施。