淺談水利工程檔案管理工作

范彩萍

摘 要：近幾年來，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較迅速，水利工程行業(yè)的發(fā)展也越來越快。水利工程的發(fā)展，不僅方便了人們的日常生活，而且也給人們提供了干凈的水源，保證了飲水的干凈。而在水利工程的建設(shè)中，水利工程檔案管理也成為其發(fā)展的重要部分之一。水利工程的檔案管理工作必須認(rèn)真細(xì)致，準(zhǔn)確無誤，才能幫助水利工程建設(shè)和管理。因此，以寧夏中南部飲水安全水源工程檔案收集整編為例，來淺談一下水利工程的檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：水利工程;檔案管理;工作

水利工程檔案詳細(xì)記錄著整個水利工程的施工情況，是水利工程后期維護(hù)和管理的重要依據(jù)，在水利工程的發(fā)展建設(shè)中起著極其重要的作用。水利工程檔案管理是以項(xiàng)目法人為檔案管理核心，政府依法監(jiān)督，并且以施工單位為管理整體形成的檔案管理體系。通過多維度多層次多角度構(gòu)建檔案管理體系，全面確保項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確。對水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，不僅能夠使這些資料得到有效的保護(hù)，還能在建筑單位或者有關(guān)部門遇到問題時提供幫助。

1 寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程介紹

寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程，是寧夏投資的規(guī)模最大的重要的民生工程。它通過將涇河水截引然后調(diào)蓄以后向北輸送到固原市原州區(qū)等44個鄉(xiāng)鎮(zhèn)，解決這一區(qū)域110多萬城鄉(xiāng)居民的飲水安全問題。作為集水資源配置、城鄉(xiāng)供水與扶貧開發(fā)為一體的重點(diǎn)水利工程，該工程將六盤山東簏涇河水引至寧夏的中南部地區(qū)，因?yàn)榱P山簏涇河的水位較高、而且水量充足、水質(zhì)較好，而寧夏中南部地區(qū)比較干旱，將六盤山的水調(diào)至寧夏中南部可以有效的緩解該地區(qū)的干旱，而且能夠保證居民的飲水安全，從而促進(jìn)寧夏中南部的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。該工程通過新建調(diào)水工程六盤山東麓涇河水引至固原市南郊中莊水庫。該工程主要由截引、輸水、水庫、泵站工程組成。該計(jì)劃1972年提出，經(jīng)過40年的研究論證，工程建設(shè)規(guī)劃依據(jù)充分，工程檔案管理完善，技術(shù)也越來越先進(jìn)，在2016年10月8日寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全工程正式通水。

2 水利工程檔案管理的重要作用

水利工程檔案是水利工程施工過程中用圖表或者文字聲像等形式記錄并保存的文件，它在衡量水利工程施工質(zhì)量，以及工程建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益中有著重要的價值。水利工程檔案是人們在改造自然環(huán)境、利用自然資源過程中形成的資料和成果，它是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。人類在進(jìn)行水利工程建設(shè)時，有需要時就要對這些有價值的資料進(jìn)行查找和研究，并且為工程的建設(shè)提供想法。因此這些水利工程檔案就尤為重要，而正確合理的管理水利工程檔案也起著重要作用。而且只有經(jīng)過管理人員的鑒別、整理與立卷的工程信息才能形成檔案，水利工程的檔案需要監(jiān)理單位和各施工單位按照工程檔案管理辦法、整編大綱，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的將文件整編歸檔，監(jiān)理單位根據(jù)合同約定要求，對檔案資料進(jìn)行審核，最終整理出完美的檔案。寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程的完美竣工就證明了管理水利工程檔案的重要性，這個工程的成功就是吸取了之前的大量經(jīng)驗(yàn)，而且有之前許多檔案的參考。2016年10月寧夏中南部水源工程完成現(xiàn)場施工工作，2017年檔案文件整理、編制、立卷工作完成，且內(nèi)容完整，可以為以后的水利工程建設(shè)提供借鑒。

3 水利工程檔案管理成功的原因

1）領(lǐng)導(dǎo)對水利工程檔案管理的重視。水利工程檔案管理為水利工程的建設(shè)提供了經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，對未來的水利工程建設(shè)有著很重要的作用，所以國家領(lǐng)導(dǎo)人很重視水利工程檔案的管理。為了有利于水利工程檔案的管理，國家領(lǐng)導(dǎo)人頒布了《中華人民共和國檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等法律規(guī)章制度來約束水利工程檔案管理。2）管理體制機(jī)制比較完善。在整個寧夏中南部城鄉(xiāng)飲水安全水源工程檔案管理過程中，項(xiàng)目法人認(rèn)真執(zhí)行國家檔案工作法律法規(guī)。建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)制度，檔案管理體系健全，歸檔制度明晰。工作程序切合實(shí)際，對項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行了有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。項(xiàng)目檔案工作實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，確定了負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和部門，實(shí)行了各部門和有關(guān)人員檔案工作責(zé)任制，并采取了有效的考核措施。項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力。檔案收集基本齊全，整編系統(tǒng)規(guī)范，檔案內(nèi)容真實(shí)、有效。3）引入第三方機(jī)構(gòu)參與建設(shè)和管理、與地方檔案部門緊密合作。第三方檔案專業(yè)服務(wù)、開展相關(guān)培訓(xùn)建設(shè)分公司及項(xiàng)目實(shí)施標(biāo)段辦公場所設(shè)置了多個資料室，用以存放過程資料、臨時資料。在水投集團(tuán)公司和建設(shè)分公司分別設(shè)置了檔案庫房，配備密集架、防磁柜、加密檔案柜、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等檔案設(shè)施設(shè)備和檔案裝具，按照檔案庫房“防火、防盜、防蟲、防水、防潮、防塵、防光、防有害氣體等“八防”工作標(biāo)準(zhǔn)，并配備滅火器、防蟲劑、溫濕度計(jì)等，確保檔案資料使用和保管過程安全，未發(fā)生檔案丟失損壞、信息泄密、霉變蟲蛀、破損褪變等情況。4）注重影像檔案的收集整理利用、不斷解決檔案分類、整理過程中的問題。水利工程檔案最主要的保存形式就是影像檔案，所以在管理過程中應(yīng)該重視影響檔案的收集與整理分類。而且要解決在檔案分類與整理過程中出現(xiàn)的問題，這樣水利工程檔案管理就能做到比較完善。

4 水利工程檔案的科學(xué)管理

水利工程檔案管理成功的原因已經(jīng)明確，所以就要對水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理。1）建立檔案管理機(jī)構(gòu)。為強(qiáng)化檔案管理，監(jiān)理人明確一名副總監(jiān)為檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)置檔案管理專職機(jī)構(gòu)并定崗定員。監(jiān)理部綜合管理部統(tǒng)一規(guī)劃管理并下設(shè)檔案管理組，配備2名專職的檔案管理人員，一人為計(jì)算機(jī)專業(yè)，有2年以上工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉掌握檔案系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù);另一人檔案相關(guān)專業(yè)，有2年以上工程現(xiàn)場工作經(jīng)驗(yàn)。2）制定檔案管理崗位職責(zé)。根據(jù)檔案管理規(guī)范及業(yè)主對檔案的有關(guān)規(guī)定，制定各檔案管理崗位職責(zé)，制定檔案管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則及檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)對施工單位和監(jiān)理的檔案管理工作的系統(tǒng)化、制度化管理。3）明確檔案管理流程。根據(jù)批準(zhǔn)的項(xiàng)目工程分解及不同檔案內(nèi)在功能區(qū)分，形成由不同層級檔案構(gòu)成的檔案體系，并明確不同功能信息從原始信息產(chǎn)生、核對、錄入、校核、批準(zhǔn)、生成、保存等的詳細(xì)流程，明確不同功能檔案在監(jiān)理內(nèi)部機(jī)構(gòu)、與施工單位相關(guān)部門、與業(yè)主相關(guān)部門的接口，在與業(yè)主和施工單位充分協(xié)商一致后經(jīng)總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)后執(zhí)行。4）明確檔案整理流程。在檔案管理工作中，需要建立文件來往處理程序，收文、發(fā)文均由綜合辦統(tǒng)一進(jìn)行登記編號存檔。文件的格式要達(dá)到統(tǒng)一規(guī)范件，必須符合歸檔文件要求。監(jiān)理資料及時歸檔，放入資料盒保存，資料盒標(biāo)簽采用打印，分類整齊放置于檔案柜中，整齊分類放置。督促檢查施工建設(shè)文件的收集整理，確保檔案齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確。對竣工文件和竣工圖進(jìn)行審查、確保準(zhǔn)確真實(shí)。文件保管要做好防火、防盜、防潮等安全保護(hù)措施。

5 總結(jié)

水利工程檔案管理在水利工程建設(shè)中起到重要的作用，所以要將水利工程檔案管理落實(shí)完善。水利工程建設(shè)資料整理及歸檔，不是一朝一夕的事情，也不是單個人力所能及的，項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)將檔案管理工作貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的各個階段，需要收集整理的資料必須和項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，務(wù)必做到詳細(xì)、齊全、真實(shí)。領(lǐng)導(dǎo)的重視，是檔案管理工作圓滿完成的重要前提;健全的制度和完善的檔案保管設(shè)施，是歸檔工作順利開展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ);詳細(xì)的信息收集，是歸檔文件齊全完整的有利保障。水利工程檔案管理需要各方面綜合管理，才能做到詳細(xì)完整。

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