人才交流服務中心檔案管理現狀及對策探討

姜羽思

摘 要：隨著互聯網信息時代的到來，網絡技術和信息技術也在不斷的創新發展，而這些技術的發展也都應用于社會生活當中。雖然文書管理有著一定的基礎，但是近幾年信息技術以及大數據技術并沒有應用于此，所以相對于先進的信息技術來說，文書管理等工作仍然存在一些問題，而在人才交流服務中心檔案的管理方面同樣存在相似的問題。本文就將從人才交流服務中心檔案管理的現狀出發，分析并給出相應的對策。

關鍵詞：人才交流服務中心;檔案管理;現狀及對策

隨著科學技術的發展以及互聯網的快速普及，如今的社會生活以及離不開智能化了。智能手機、智能圖書管理、智能輸入法、智能家居等一系列智能化產品都走進人們的生活，但是在檔案管理等文書管理方面卻還沒得到普及。雖然在文書管理方面已經有了自動化的基礎，但是隨著人才檔案的繁多以及檔案流動頻繁，造成檔案管理人員無法及時準確的作出處理，這就造成了人才流失等問題。所以在人才檔案管理方面要進行一定的調整與發展，保證人才檔案能夠得到正確及時的處理。

1 人才交流中心檔案管理現狀

1.1 檔案管理人員專業素質水平不高

檔案管理工作在我國有著幾十年的發展歷史，也是最早一批實現半自動化的文書管理工作之一。從最好的紙質文檔管理到目前紙質文檔和電子文檔同時管理，管理員的檔案管理技能也在不斷發展。但由于某些人才交流服務中心屬于基層工作單位，無法保證能夠招收到專業的檔案管理人員，或是專業的管理人員稀少。而老管理員的專業技能可能都不適用于如今的檔案管理，加上管理人員無法保證這些員工能夠及時的得到新技能的培訓學習，這樣一來整體的檔案管理人員的專業水平素質就會有所欠缺，無法實現人才檔案的有效管理。

1.2 存在棄檔現象

目前人才交流服務中心所收取的檔案來源以及服務的人群主要為高校畢業生、社會人員等，這就造成了人才交流中心檔案庫的檔案繁多、檔案流動頻繁等問題。而這些檔案有些也只是簡單的被發送到人才市場，而沒有做詳細的備檔，因為這些人員都是因為短時間內找不到工作，所以才將檔案發送到人才市場，而等到找到工作就會遺忘這件事，所以就會造成棄檔現象的發生，并且這些檔案也得不到很好的保存以及補充，這就對人才檔案的利用造成了很大的影響。

1.3 硬件與軟件設施落后

雖然在早期的文檔管理中已經實現了初步的自動化，但是近幾年大數據的快速發展，就顯示出原有的文檔管理的設施太過于落后。由于在人才交流管理中心投入的財力有限，所以這就限制了管理條件的提升，也就導致了檔案管理只能主要依靠人工以及簡單的電腦設備來完成。但是人才交流中心的檔案管理任務又過于繁重，所以人工管理遠遠不能完成其工作量。而對于檔案的管理也只是停留在儲存、查詢方面，并不能實現線上修改或者共享等功能，這樣軟件上的落后也就導致文檔管理不能跟上社會的發展。同時在硬件方面也是出現檔案室損壞、儲存設備破損以及電腦設備落后等問題，這也就造成了檔案的丟失以及檔案繁雜而不能及時有效地查詢等問題，為檔案的管理工作帶來諸多不便。

1.4 工作人員對檔案管理的重要性認識不夠深刻

目前人才交流中心的工作人員都屬于基層工作人員，這種基層崗位也很難吸引到新的人才，這就造成了員工老齡化的現象。而老員工對于檔案管理雖然經驗老道但是由于老員工的工作時間長，對于工作可能會產生厭煩的心理，而出現“老油條”的現象。并且由于基層工作人員缺乏，往往一個管理員要負責幾個人的檔案量，這也會導致檔案得不到很好的管理，管理員也會出現馬虎了事的心態，從而造成檔案管理工作上的問題。同時由于監管力度的不足，沒有相應的獎懲制度以及明文規定的規章制度，長此以往，工作人員對于檔案管理可能就會出現敷衍了事的態度，無法保證人才檔案能夠得到正確的處理，對于人才檔案管理的重要性認識不夠深刻。

2 相應對策

2.1 提高管理員專業素養

部分工齡較長的管理員的雖然具有老道的經驗以及熟練的檔案管理技巧，但是在面對新事物的時候還是達不到標準，所以要提高管理員的專業素養。在檔案管理工作有了進一步的發展如軟件的升級時，要對管理員統一進行培訓學習新軟件的操作與使用，保證每個管理員都能熟練操作新軟件。而對于傳統紙質文檔的管理，管理員的專業素養也是存在一定的不足，比如對于紙質文檔的掃描錄入以及存檔等操作，也要及時進行培訓。只有管理員的專業素養達到標準，才能保證人才檔案管理能夠準確有效地進行。

2.2 加大人力財力投入

由于人才交流中心是基層服務中心的原因，所以得到的財力投入可能不多，但是這些財力投入一定要花在最該花的地方。在硬件設施方面，要保證電腦設備以及打印和文件掃描等設備能夠正常流暢的使用，這樣才能保證檔案管理工作的效率，同時也要保證檔案室以及檔案柜等紙質檔案儲存設備完好，能夠達到國家標準，以確保檔案不會丟失以及損壞。而在軟件方面也要及時更新，在大數據快速發展的時代，文檔管理更應引進大數據管理軟件，這樣才能實現文檔的網絡化和數據化，使得檔案保存以及分享更加方便和安全。

2.3 加強領導以及工作人員對檔案管理工作的重視

在任何一個工作單位，只有領導重視基層員工才能對工作重視，在人才交流服務中心這樣的基層工作單位更是如此，所以必須加強領導對檔案管理工作的重視。在日常的檔案管理工作當中，領導應當時常監察管理員的工作效率與質量，保證檔案管理工作的有效進行。而對于管理員的監管又得有一套完整的管理制度，保證每個員工都要遵守規章制度，這要才能有效避免工作中的馬虎與不負責，同時也要不定時進行管理員的教育學習與培訓等活動，這樣才能保證管理員能及時了解新的技術也能加強對自身工作的認識。人才交流服務中心從上到下對檔案管理工作的重視才能完成人才檔案的管理工作，為企業以及事業單位提供完整的人才檔案，挑選出有用的人才，同時也為檔案所有者提供心儀的工作。

3 結束語

人才檔案的管理工作雖然平凡但是卻并不簡單，面對繁多復雜的檔案需要每個管理員耐心細心地去對待，這樣才能保證檔案工作不會出錯。人才檔案的管理直接影響了企業和事業單位的人才管理以及引進等方面，所以對于檔案的管理工作必須嚴肅對待。而對于目前檔案管理工作中存在的一些問題，領導者應重視起來并及時解決問題，保證檔案管理工作的有效進行。也只有在今后的檔案管理工作中不斷發現問題，不斷創新并運用新的管理方法和技術，才能做好人才交流中心檔案管理的工作。

參考文獻

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