新時(shí)期國有企業(yè)檔案管理在產(chǎn)權(quán)證明辦理中的作用探析

周鋒華

由于歷史原因，國有企業(yè)普遍存在土地、房屋等資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明材料缺失的問題，為了保障國有資產(chǎn)安全和保值增值，規(guī)范辦理土地、房屋等資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明勢在必行，而在這過程中，有效的檔案管理將發(fā)揮至關(guān)重要的作用。本文以陽江供電局為例，通過梳理現(xiàn)有檔案資料，結(jié)合本地區(qū)其他檔案管理場所獲取的關(guān)鍵材料，探索規(guī)范、有效的資料獲取渠道，補(bǔ)全各類缺失材料，建立健全有關(guān)制度、流程，全面規(guī)范檔案管理，提升資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明補(bǔ)辦工作成效，保障國有資產(chǎn)安全。

1 問題和困難

固定資產(chǎn)在生產(chǎn)過程中可以長期發(fā)揮作用，長期保持原有的實(shí)物形態(tài)，其價(jià)值則隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)而逐漸轉(zhuǎn)移到產(chǎn)品成本中去，并構(gòu)成產(chǎn)品價(jià)值的一個(gè)組成部分。其中，土地、房產(chǎn)是固定資產(chǎn)的重要成分，土地、房產(chǎn)的管理是企業(yè)穩(wěn)定和發(fā)展的重要物質(zhì)條件，對于國有企業(yè)而言，其購建、核算和處置情況都影響著經(jīng)營活動(dòng)的開展、經(jīng)濟(jì)效益的提高、國有資產(chǎn)的保值增值等方面。而國有企業(yè)的土地、房產(chǎn)管理普遍存在管理意識(shí)淡薄、產(chǎn)權(quán)關(guān)系不清等問題，主要表現(xiàn)為：

1.1 土地資產(chǎn)問題

1）部分土地資產(chǎn)性質(zhì)仍為農(nóng)業(yè)用地，無法辦理產(chǎn)權(quán)證明。2）政府劃撥的部分土地資產(chǎn)缺少資料，權(quán)屬未進(jìn)行變更，部分土地遺失接管協(xié)議且無其他證明材料，導(dǎo)致無法辦理不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證明。

1.2 房屋資產(chǎn)方面

1）上世紀(jì)建設(shè)的房屋手續(xù)不全，現(xiàn)在相關(guān)部門因缺乏政策支撐而無法補(bǔ)辦產(chǎn)權(quán)證明。2）房產(chǎn)資料未能完整歸檔，遺失嚴(yán)重，導(dǎo)致無法找到關(guān)于該房產(chǎn)相關(guān)辦證資料，無法辦理不動(dòng)產(chǎn)權(quán)證明。3）當(dāng)年在政府提供的土地上建設(shè)了房屋，按照我國現(xiàn)行的“房地一體主義”產(chǎn)權(quán)模式，該部分房屋難以獲得產(chǎn)權(quán)證明。

2 方法探析

土地房產(chǎn)權(quán)屬不清，直接導(dǎo)致國有資產(chǎn)完整性難以保障。加強(qiáng)企業(yè)土地房產(chǎn)管理，管好用好國有資產(chǎn)，保證土地房產(chǎn)的安全、完整，對促進(jìn)單位發(fā)展意義重大。陽江供電局堅(jiān)持以問題為導(dǎo)向，按照問題性質(zhì)采取針對性措施：一是對于歷史遺留的產(chǎn)權(quán)問題，制定產(chǎn)權(quán)證明專項(xiàng)清理的工作計(jì)劃，從項(xiàng)目檔案著手，查找辦理產(chǎn)權(quán)證明所需材料，最終實(shí)現(xiàn)補(bǔ)辦產(chǎn)權(quán)證明的目標(biāo);二是從建立土地房產(chǎn)管理機(jī)制、建立全面管控制度，完善項(xiàng)目檔案管理工作等方面入手，強(qiáng)化企業(yè)土地房產(chǎn)管理工作，落實(shí)至新增待辦產(chǎn)權(quán)證明的項(xiàng)目。

2.1 擬定目標(biāo)，明確責(zé)任

開展資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明補(bǔ)辦工作，首先需要確定工作目標(biāo)，成立工作小組，明確主體責(zé)任，制定具體實(shí)施方案，建立分工協(xié)作、協(xié)同配合工作機(jī)制，確保各項(xiàng)工作如期完成。

清理工作過程中，工作小組要主動(dòng)加強(qiáng)與地方黨委政府的溝通匯報(bào)，充分發(fā)揮政府與企業(yè)聯(lián)動(dòng)作用，請求政府建立綠色通道、制定一攬子解決方案等方式增強(qiáng)辦事效率。

2.2 發(fā)散思維，多管齊下

1）梳理資料，拓寬途徑。對本單位檔案室相關(guān)文件進(jìn)行檢索梳理，將土地來源材料、用地規(guī)劃批準(zhǔn)文件、建設(shè)工程符合規(guī)劃的材料等作為重要突破口。同時(shí)不斷拓寬思路，從歷年的工程項(xiàng)目檔案，逐步拓展到單位收文、契約，甚至照片、報(bào)紙或書籍記載。在明確信息載體的查找方向后，采用“走出去”的方法，與規(guī)劃、國土、住建等政府部門以及城市檔案館等單位進(jìn)行溝通交流，借助多方的力量查找更多資料，通過相關(guān)單位的協(xié)助，發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的文件材料。2）保障安全，保證效率。產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件的存放一般都比較分散，每次使用都要分別進(jìn)行查找，效率低下。因此，可以對文件資料進(jìn)行數(shù)字化處理，根據(jù)產(chǎn)權(quán)的地址與場所名稱進(jìn)行分類儲(chǔ)存。在需要時(shí)以數(shù)字化文件代替原件，同時(shí)對已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，非必要時(shí)不出庫。由此，可以防止檔案被反復(fù)翻查影響品質(zhì)與壽命，也可大大縮短檔案的查閱時(shí)間。3）走訪調(diào)查，順藤摸瓜。根據(jù)在本單位檔案室和規(guī)劃、國土、住建等政府部門以及城市檔案館等單位查找到的關(guān)鍵材料，選取年份、街道、紅線圖等重要信息，并向本單位離退休員工和相關(guān)業(yè)務(wù)工作人員了解情況，順藤摸瓜，回顧當(dāng)年產(chǎn)權(quán)狀態(tài)，搜集相關(guān)資料。4）拼湊線索，相互印證。通過查找以前年度財(cái)務(wù)檔案，查找某些產(chǎn)權(quán)是否有完稅證明，以此為線索，逆向推導(dǎo)，追查更多產(chǎn)權(quán)相關(guān)信息。通過翻閱地方志、地方電力志等文獻(xiàn)，登錄政府信息公開網(wǎng)站等方法，查找出年代久遠(yuǎn)的一些場所的相關(guān)信息，這些信息往往是推進(jìn)辦證工作的重要環(huán)節(jié)。

2.3 規(guī)范管理，消除增量

在辦理歷史遺留資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明的同時(shí)，也要舉一反三，做好在建項(xiàng)目的規(guī)范管理，避免出現(xiàn)類似問題。1）清查本單位所有在建工程從立項(xiàng)到驗(yàn)收全過程涉及的行政審批、核準(zhǔn)、驗(yàn)收等各項(xiàng)手續(xù)的辦理情況，梳理是否存在手續(xù)缺失、可能影響資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明辦理的問題。存在問題則要建設(shè)單位制定切實(shí)可行的整改計(jì)劃，指導(dǎo)并督促建設(shè)單位落實(shí)整改，完善在建工程相關(guān)手續(xù)，對照項(xiàng)目檔案歸檔相關(guān)文件的要求，完善前期手續(xù)，保證用地預(yù)審、項(xiàng)目核準(zhǔn)等項(xiàng)目前期手續(xù)的完整性。2）定期跟進(jìn)在建工程項(xiàng)目房屋、建筑物、土地產(chǎn)權(quán)證明的辦理情況，督促建設(shè)單位按規(guī)定流程和時(shí)限辦理產(chǎn)權(quán)證明，確保各項(xiàng)在建工程竣工后，資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明能夠得到及時(shí)辦理。

2.4 完善制度，建立機(jī)制

梳理現(xiàn)行制度中有關(guān)資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明的規(guī)定，以杜絕資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證明缺失為目標(biāo)，圍繞明晰工作流程、落實(shí)責(zé)任主體、強(qiáng)化監(jiān)督檢查等管理要求，提出完善管理制度的具體建議。1）信息報(bào)送機(jī)制。明確各項(xiàng)工作信息報(bào)送內(nèi)容和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，按要求報(bào)送信息;工作推進(jìn)中如發(fā)生重大事項(xiàng)，也應(yīng)及時(shí)報(bào)告。2）問責(zé)機(jī)制。對在資產(chǎn)清理工作中存在弄虛作假、組織不力、敷衍清查等問題，導(dǎo)致某項(xiàng)產(chǎn)權(quán)證明無法辦理、造成國有資產(chǎn)流失或負(fù)面影響的，則追究相關(guān)人員責(zé)任。

3 效果及影響

陽江供電局自2017年啟動(dòng)土地、房屋產(chǎn)權(quán)證明補(bǔ)辦工作，到2018年底，共補(bǔ)辦土地使用權(quán)證60宗、房屋所有權(quán)證75宗，完成目標(biāo)的133.7%，取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效應(yīng)。

產(chǎn)權(quán)證明辦理工作開展后，進(jìn)一步理清了歷史遺留的產(chǎn)權(quán)問題以及同類產(chǎn)權(quán)問題的辦理思路。同時(shí)，盡量使用數(shù)字化處理的檔案或檔案復(fù)制件代替檔案原件進(jìn)行日常利用，對于一些因重大事務(wù)查檔或者需要使用真實(shí)文件材料辦理產(chǎn)權(quán)證明等情況下才接觸檔案原件。在高度重視檔案安全問題的同時(shí)，結(jié)合這些切實(shí)有效的措施，平衡了檔案實(shí)體管理與檔案安全之間的關(guān)系。

規(guī)范檔案管理有力推進(jìn)了產(chǎn)權(quán)辦證工作，干部職工的管理意識(shí)也日益增強(qiáng)，從被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理，積極動(dòng)腦筋不斷優(yōu)化土地房產(chǎn)管理機(jī)制，嚴(yán)格落實(shí)執(zhí)行。不論對歷史遺留產(chǎn)權(quán)的補(bǔ)辦還是新增產(chǎn)權(quán)的辦理，都取得了不俗的成效，為日后產(chǎn)權(quán)管理積累經(jīng)驗(yàn)以及防止國有資產(chǎn)流失筑下堅(jiān)實(shí)的“防護(hù)墻”。

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