簡述加強學校文書檔案管理的有效措施

逯關萍

摘 要：文書檔案管理是檔案管理體系當中的核心部分，同時也是學校穩定、持續發展的重要保障措施。文書檔案管理工作的提升是學校發展過程中的必經之路，通過文書檔案管理工作力度的加強，能夠全方位反映學校的發展狀況，幫助相關領導在學校的發展關鍵節點當中做出正確的決策。本文筆者結合校園管理工作發展的實際狀況，通過相關的理論分析，對加強學校文書檔案管理的具體措施進行詳細的論述分析。

關鍵詞：文書檔案管理 學校 具體措施

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）11-00-01

引言

從性質上來看，文書檔案管理工作指的是對相關文件生命周期的處理全流程，是檔案管理工作的基礎之所在。在相當長的一段時間里，學校相關部門及工作人員對文書檔案管理的重視程度不足，在發展過程中產生了各種各樣的問題，給學校的發展工作帶來了非常大的阻礙。現階段，隨著現代文書體系的發展，業內相關人員對學校文書檔案管理工作的重視程度日益提升，在一定程度上為學校的發展掃清了障礙。鑒于這種形勢，學校相關部門及工作人員要深化學校文書檔案管理工作的重視程度，全面發揮學校的職能，最終實現學校在教育改革進程當中的可持續發展。

一、檔案管理工作與文書處理工作之間的關聯性

文書處理工作和檔案管理工作可以說是不可分割的整體，學校若想實現檔案管理工作的縱深化發展，就要正確認識二者之間的關系，使二者在學校的日常管理工作當中協調發展，提升學校管理工作的水平。從具體層面上來看，學校內部檔案管理工作與文書處理工作之間的關聯性主要有以下幾點。

1.文書處理工作與檔案管理工作存在先后關系

從工作對象上來看，文書處理工作主要是負責學校相關文件的收發、傳遞以及對應的處理工作。而檔案管理工作主要是負責對學校相關文件的分類收集、編制以及鑒定工作。從某種方向上來看，文件是檔案管理工作的基礎，而檔案則是文件的最終流向，文書處理工作是檔案管理工作開展的重要前提，而檔案管理工作則是對文書處理工作的進一步深化和發展。

2.檔案管理工作與文書處理工作之間存在相互促進的關系

文書處理工作的質量直接決定了檔案管理工作的質量，而檔案管理工作的質量反過來又會對文書處理工作的后續處理流程產生直接的影響，如果學校在管理工作中存在相關文書缺失的情況，那么檔案管理工作也就無從開展，優質化的檔案管理工作能夠對學校相關文書進行進一步的處理，為學校的長遠發展提供強大的信息保障。通過上述分析我們可以看出，文書處理工作和檔案管理工作是不可分割的有機整體，在發展過程中二者呈現相互促進的關系[1]。因此學校在文書檔案管理體系的建設工作當中要從這兩個方面同時入手，實現文書檔案管理工作的體系化發展。

二、提升學校文書檔案管理工作水平的具體措施

1.全面創新文書檔案管理工作

現階段，在學校的文書檔案管理工作研究當中，研究的成果依然局限在傳統的模式之下，缺少必要的創新性。因此學校在未來文書檔案管理體系的建設和發展過程中，要重點提升文書檔案管理體制的創新層次。在傳統的文書檔案管理工作當中存在著嚴重的形式化現象，這樣一來就導致文書檔案管理工作的實際效用無法最大限度的發揮。在實際工作當中，學校相關部門及工作人員要在思想層面上對文書檔案管理體系進行系統的優化和創新，沖破傳統管理理念的束縛，充分發揮信息化技術的優勢，將文書檔案錄入到學校內部的溫電弧檔案管理系統當中，并通過相應的技術手段完善數據庫的建設。在制度方面，相關部門及工作人員要對文書檔案的管理規章制度進行全面的修訂，并將相關的規章制度落實到實際工作當中，從根源上提升學校文書檔案管理工作的質量。

2.探索文書檔案的整理方式

在傳統的文書檔案整理工作當中，由于紙質文書檔案的數量非常大，整理過程相對較為繁瑣，因此各個學校在文書檔案的整理工作當中都引進了計算機技術，利用計算機的強大信息處理能力對大批量的文書檔案進行編排整理，這樣能夠節省大量的時間，全面提升工作效率。在人工立卷的過程中，工作人員要提升自身對文書檔案整理工作的理解層次，并通過自身的科學理解進行分類整理。但是這種模式在文書檔案的數量不斷提升的情況下，對立卷質量會產生一定的影響。鑒于這種情況，相關部門要根據工作人員在進行文書檔案整理工作當中的大致思路，制定出科學合理的分類標準，這樣一來就使得文書檔案整理工作進一步正規化，使工作效率得到全面性的提升。

3.全面實施文檔一體化管理戰略

文檔一體化指的是將文書處理工作和檔案管理工作進行深度整合，最終實現在一個系統當中完成處理。在文檔管理系統建立的過程中，工作人員要按照統一的規范流程，依據系統工程當中的分類理念，將系統分成若干個子系統，通過各個子系統之間的連接，使學校當中繁雜的文檔在系統當中實現共享，從而提升文書檔案的時效性[2]。從目前的文書檔案管理工作的狀態來看，文書檔案管理的對象需要從傳統的文書檔案收集整理工作向多層次的電子檔案收集工作進行轉變。在電子文書檔案收集整理的過程中，工作人員同樣要重視紙質版文書檔案的管理工作，做到紙質版和電子版的文書檔案協同管理，將工作重點由傳統的文檔管理向信息的深度挖掘進行轉移。

4.提升文書檔案管理人員的綜合職業素養

文書檔案的管理工作存在一定的枯燥性和復雜性，這就需要文書檔案管理的工作人員具有強大的愛崗敬業精神，在工作當中不斷探索，積極創新，充分發揮自身的主觀能動作用，使學校的文書檔案管理工作得到長效的發展[3]。從學校的角度來看，相關部門要定期組織文書檔案管理人員的職業技能培訓，提升自身的業務素養，學習先進的信息技術，力求成為綜合性的文書檔案管理人才。

總結

本文當中筆者結合具體情況，對檔案管理工作和文書處理工作之間的相互關系進行了論述，并提出了加強學校文書檔案管理工作水平的具體措施，望相關部門及工作人員能夠結合自身的實際情況，進行有效應用。

參考文獻

[1]蒙桂英. 加強文書檔案管理工作的措施[J]. 現代農業科技， 2011（13）：354-355.

[2]譚斯文. 加強文書檔案管理的具體措施[J]. 科學中國人， 2015（3）.56-57.

[3]劉曉. 加強學校檔案管理工作的幾點建議[J]. 內蒙古教育（職教版）， 2013（3）：11.