新形勢下事業單位檔案管理的改革研究

李潔

摘 要：新形勢下信息技術和計算機技術得到了飛速發展及廣泛應用，事業單位的檔案管理面對先進技術帶來的沖擊，傳統的管理方式已無法適應新形勢下的檔案管理發展的需求。因此事業單位檔案管理實現規范化和科學化，才能使其管理質量和水平有效提高。本文就事業單位檔案管理信息化改革的必要性，以及管理現狀進行分析，并對有效提高檔案管理質量的改革措施進行探討。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;改革措施

事業單位的檔案管理模式、人員結構以及管理制度等都隨著經濟發展和技術更新發生著變化，通過計算機技術的應用，使傳統檔案管理工作效率得到極大的提升，管理程序大幅度提高。在新形勢下，作為公共信息管理中重要載體，檔案管理工作面臨著新的機遇和挑戰，因此加強檔案管理改革，對事業單位的發展中發揮著重要作用。

1 事業單位檔案管理改革的必要性

目前信息技術在各行業領域得到了廣泛應用和普及，在不少事業單位的檔案管理中也加強了計算機技術和信息化應用建設，目前傳統檔案管理方式已不適應新形勢下檔案管理工作，無法有效解決工作中出現的問題。同時檔案管理的作用也因缺乏創新而被制約和低

估 [1]。通過信息技術和計算機技術應用的不斷深入，使檔案管理的信息化、現代化得以實現，通過信息數據的傳遞，提供優質檢索查詢服務，最大化實現信息共享，使檔案管理工作的時效性、規劃化得以實現，使檔案管理數字化建設得到有效促進。因此實現事業單位檔案管理能力有效提升，加強檔案管理信息化改革措施的研究至關重要。

2 事業單位檔案管理現狀及存在的問題

1）管理制度不健全。目前在檔案管理工作中普遍存在著制度不健全的問題。在檔案日常管理工作中雖然建立相應的規范管理流程，但由于缺乏相應的監督制度，對管理工作缺乏明確的監督方法，導致檔案管理工作以及人員管理中存在不規范的情況，同時因外部監督以及具體監督措施缺乏，使檔案管理中存在較大風險;另外缺乏對檔案管理開發重視。目前采用的檔案管理制度在檔案管理方面還存在著不全面的問題，檔案管理主要負責檔案收集、儲存、整理、轉移、復制等工作，對于檔案管理的研究和開發卻很少有單位予以重視，因此檔案管理無法充分發揮其作用和價值[2]。

2）檔案管理重要性認識不足。目前在檔案管理作為事業單位的內部職能，因無法創造收益，造成普遍存在對檔案管理不重視的問題。對于檔案管理的認識還停留在簡單復制、抄寫以及保管等工作層面;相關管理人員對檔案管理工作重要性缺乏正確認識，在日常工作中缺乏工作積極性和熱情，導致工作效率和工作質量較低，也容易導致工作出現失誤，對檔案管理工作造成不利影響。

3）檔案管理人員綜合素質不高、基礎設施建設投入不足。檔案管理信息化改革中需要具有專業技術能力的綜合人才，對管理工作人員的綜合素質提出了更高的要求。在學歷方面至少具備本科以上學歷，同時還需要具備檔案管理以及計算機方面的知識。而目前檔案管理中存在著相關工作人員素質較低的情況，對于檔案管理信息化建設的人才需求無法有效滿足。另外由于缺乏足夠的重視，基礎設施投入方面也存在著不足，在薪酬等方面與管理人員的技能、專業要求不匹配，造成管理人員的主動性缺乏，甚至人才流失的情況。

4）檔案資料真實性不足。由于不少單位存在著對檔案資料管理不重視的情況，檔案管理工作只為了應付各種檢查，對檔案資的記錄和編制具有不規范性和隨意性，不少編制人員對具體編制情況缺乏了解，使檔案資料編制中存在問題，與實際情況不符，真實性缺乏[3]。

3 新形勢下檔案管理工作改革的有效途徑

1）檔案管理制度健全完善。在新形勢下事業單位檔案管理工作應從建立健全檔案管理制度入手，根據行業和國家相關檔案管理制度、法規以及規范，對檔案業務進行細化、具體化，使工作中混亂情況有效減少，其中主要包括：總則、工作程序和質量要求、工作職責、附錄文件等，對檔案整編、文件審核、檔案信息化、文件收集、檔案驗收移交、文件歸檔等流程進行明確規定;通過檔案管理制度的完善和落實，使檔案管理人員對自身工作職責以及工作流程清晰明確;以涉及多個部門的工作，應加強協調配合，對工作要點進行明確，通過任務落實到具體崗位和責任人，提高管理人員的責任意識，對考核機制進行建立和完善，使管理人員的工作積極性得以激發，使管理工作效率提高。轉變傳統的檔案管理觀念，堅持科學發展觀，以及有效促進事業單位發展的理念，加強管理制度嚴格落實，在制定和建立適應新形勢的檔案管理制度，一方面需要確靈活性和機動性，有利于管理工作的調整和創新，并提高檔案管理人員的工作積極性，使管理質量和水平提高;另一方面加強檔案管理的安全性。隨著計算機技術和網絡信息技術的應用，信息安全問題也成為了需要加以重視的問題之一。通過健全和完善信息安全管理制度，使信息電子檔案以及其他相關資料的安全性得到有效保障[4]。

2）檔案管理人員專業素質提升。針對事業單位檔案管理中存在的人員專業素養較低，工作中缺乏重視度和積極性的情況，應從提高相關管理人員綜合素質出發。隨著網絡技術和信息化技術發展和廣泛應用，事業單位檔案管理工作也應加強研究和開發，同時只有更多高素質，專業人才才能更好地推動檔案管理研究工作。因此檔案管理工作為了滿足新形勢下管理工作的發展需要，應對檔案管理人員學歷、專業能力以及知識結構等進行提高和調整，可以從提高管理人員福利待遇入手，對高素質人才進行引進，以及加強相關人員的專業技能培訓，通過培訓計劃以及培訓考核體系的構建，使檔案管理人員的工作積極性得到調動;結合工作實踐和創新，使檔案管理工作人員的整體素質提高的同時，對檔案管理人員的知識結構進行有效優化，同時通過加強信息化技術和網絡技術相關知識的培訓，對檔案管理的復合型專業人才隊伍進行且建，使檔案管理信息化改革速度加快。

3）信息化應用提高。為了促進新形勢下檔案管理工作的信息化建設，首先應加強資金投入，對陳舊的設備以及落后的管理模式進行徹底地更新和改革，通過更先進的設備和技術手段，促進檔案管理工作現代化得以實現，并將檔案管理信息化建設落實[5]。除了利用先進設備進行更新以外，還應加強事業單位檔案數據庫的網絡建設，促進信息共享機制的實現，檔案管理人員需要不斷提高自身專業能力，對檔案數據庫加強管理和維護，在查詢檔案時，可通過網絡直接進行檔案數據的瀏覽，對傳統的查詢方式進行改變，使管理人員工作量減少的同時，使檔案管理工作效率和質量大幅度提高，使檔案管理的時效性更強，同時管理的規范化不斷提高，并對檔案管理的數字化建設進程有效促進。

4 結束語

在事業單位的發展中，檔案管理工作起著至關重要的作用，事業單位的領導以及工作人員首先應提高對檔案管理工作的重視度，針對目前信息化建設改革進程中檔案管理仍存在的問題，采取積極有效的措施進行解決。為了更好地適應新形勢下檔案管理信息化改革以及事業單位的長期持續發展，應對檔案管理制度進行健全、完善和落實，提升相關管理人員的綜合素質和專業水平，使信息化進程得到促進，另外加大檔案管理工作的資金投入，對工作環境進行改善，加強信息化技術的應用，使檔案管理質量和效率得到有效提高，為事業單位的發展奠定堅實的基礎。

參考文獻

[1]孟凡宏.新形勢下事業單位檔案管理的改革研究[J].蘭臺世界，2017（z1）.

[2]張靜.新形勢下事業單位檔案管理的創新及其改革研究[J].中文信息，2017（5）.

[3]王建春.新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].人力資源管理，2017（9）：316-317.

[4]楊璽.淺析新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].辦公室業務，2017（7）：103-103.

[5]褚智杰.淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革[J].辦公室業務，2018.