大數據背景下的檔案管理與利用服務研究

丁利紅

摘 要：在大數據的時代背景下，檔案管理與利用服務發生了巨大的改變，以往的檔案管理與利用模式已經不再適應當前國家及社會對檔案管理與利用的需求。本文簡單闡述大數據的概念及其對檔案管理的重要意義，分析大數據背景下檔案管理與利用服務的問題與挑戰，重點討論了大數據背景下加強檔案管理與利用服務的有效策略，以供參考。

關鍵詞：大數據 檔案管理 檔案利用服務

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）11-00-01

引言

近年來，國家持續推動大數據產業發展，已經將大數據作為基礎性戰略資源。在國家政策的推動下，大數據產業落地進程加快，產業價值被進一步發掘。據權威調查數據表明，2017年中國大數據規模市場已達358億元，年增速達到47.3%。在這一背景下，各行各業都出現了海量的數據信息。就檔案管理工作而言，其主要內容就是對這些海量數據信息進行分類、整理并歸檔，這就需要借助大數據技術來完成。從當前的檔案管理發展來看，如何正確借助大數據技術，加強檔案管理與利用服務工作，已經成為檔案管理中急需解決的重要問題。

一、大數據的概念及其對檔案管理的重要意義

大數據自誕生以來，一直是一個較為模糊的概念。麥肯錫全球研究所對大數據給出了這樣的定義：“一種規模大到在獲取、存儲、管理、分析方面大大超出傳統數據庫軟件工具能力范圍的數據集合。”簡單來說，大數據就是通過分析挖掘全量的非抽樣的數據輔助決策，或者可以說成是超級存儲。大數據的核心作用是數據價值化，也就是讓數據產生各種價值。大數據可實現的應用基本可概括為兩個方向，分別為精準化定制和預測，比如說通過搜索引擎搜索同樣的內容，每個人的結果都是大不相同的。

在檔案管理中應用大數據，可通過垂直擴展（大內存高效能）、水平擴展（大磁盤大集群）等對海量檔案數據信息進行存儲、計算與處理。這不僅有利于實現對電子檔案的全面管理，提升信息整合管理效果，也有利于滿足數據存儲與備份工作需求，對檔案管理與利用服務模式的創新、檔案管理與利用服務工作的落實有重要意義。

二、大數據背景下檔案管理與利用服務的問題與挑戰

1.問題分析

大數據背景下，檔案管理與利用服務中存在的人才短缺、管理安全風險問題日益嚴重。應用大數據技術實施檔案管理與利用服務工作，需要收集并分析海量數據，基于分析結果做出決策，這就要求檔案管理人員具備專業的數據分析知識與技能。但是，大多管理人員只掌握了基本的檔案管理知識與計算機軟件操作技能，不具備專業的數據分析知識與技能。另外，檔案管理逐漸遷移至網絡環境中，檔案數據與計算機、網絡建立了必不可分的聯系。由于計算機、網絡本身存在漏洞，再加上防火墻建立不完善，導致檔案數據安全風險的發生，對檔案數據安全造成威脅。

2.挑戰分析

大數據時代的到來也給檔案管理與服務利用打來了不可避免的挑戰，如數據海量存儲持續增長、數據信息檢索服務與信息安全服務要求不斷增高。比如，檔案信息檢索，人們在檢索檔案信息的過程中，不再滿足查看原始檔案，而是需要查看有自身需求有或多或少相關性的檔案，這就要求檔案管理人員加強對檔案數據的集中性分析，并從海量數據中獲取更有價值的數據信息，無形中增加了檔案管理人員的工作量。

三、大數據背景下加強檔案管理與利用服務的有效策略

1.強化管理隊伍建設

檔案管理隊伍是否具備專業性較高的數據分析知識與技能，直接影響管理與服務工作的具體落實，關系到檔案數據信息價值的挖掘。所以，相關部門需要強化檔案管理隊伍建設。一方面，根據實際檔案管理與利用服務需求，引入專業性的檔案管理人才，調整當前檔案管理隊伍人員結構，有效遏制管理隊伍向老齡化發展。另一方面，加強對現有人員的培訓，建立其檔案數據安全意識，使其掌握先進的檔案管理知識、軟件知識與大數據技術、計算機軟件技術，提高其檔案管理能力。

2.完善檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度是落實檔案管理與利用服務工作的重要保障，在大數據背景下的檔案管理與利用服務中起到指導性作用。所以，相關部門應當完善檔案信息化管理制度。其一，完善電子文件歸檔與管理制度，在各科室內部設置1-2名兼職檔案員，并為其安裝電子檔案管理系統，由兼職檔案員負責科室內電子文件的收集、整理及歸檔，最后由綜合檔案室對檔案進行統一保管，要求移交檔案室的電子文件為一式三套，一套本地封存、一套異地封存、一套提供利用。其二，完善安全保密制度，定期更改數字檔案系統登陸賬號及密碼，交由專人妥善保管，要求檔案管理人員根據電子檔案實際內容設置條文和原文的網上查詢利用級別，并按照用戶需求設置該用戶網上查詢權限，規定電子檔案僅限于部門內部人員查詢。其三，完善數字檔案查詢利用制度，要求部門內部人員開通檔案管理系統登錄賬號，規定外來人員必須經領導同意后方可由檔案管理人員執行相應查詢操作，并根據數字檔案內容劃分檔案利用權限。

3.加大基礎設施建設力度

大數據的背景下，檔案管理與利用服務工作對計算機設備、網絡環境的依賴性更強。所以，相關部門需要加強對計算機設備、網絡環境等軟硬設施的建設力度。例如，充分考慮當前的資金條件，在條件允許范圍內，淘汰老舊的計算機設備，更新計算機系統，定期或不定期優化病毒庫與防火墻，并建設辦公局域網，構建具有良好穩定性與安全性的網絡環境。同時，將計算機及其網絡中的電子文件集中傳輸至可脫機保存的載體上，如只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤，再把載體直立存放在防光、防塵、防磁、防有毒氣體的裝具中，控制其溫度在17-20攝氏度范圍內、濕度在35%-45%的范圍內。保存專用軟件產生的電子文件時，先將其轉換為通用型文件。

結語

綜上所述，在大數據的背景下，相關部門要加強檔案管理與利用服務，應當充分發揮大數據的優勢，將大數據技術應用于檔案管理與利用服務中，同時，強化檔案管理隊伍建設，完善檔案信息化管理制度，加大相應基礎設施建設力度，以提高管理質量與服務水平。

參考文獻

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