機關事業單位數字化檔案鑒定方法研究

李愛民

摘 要：隨著當前信息技術的廣泛應用，其在各個行業領域均得到了飛速發展。當前機關事業單位中的檔案鑒定與管理逐步成為了必不可少的重要工作。隨著對網絡技術與電子信息技術的應用，數字化的檔案鑒定與管理工作逐步發展起來。但是由于其發展起步較晚，容易受到技術條件方面的制約，本文對當前階段下機關事業單位檔案鑒定方面存在的問題展開了探究，并對此提出相對的建議以供參考。

關鍵詞：機關事業單位;數字化;檔案管理;檔案鑒定

1 檔案的數字化

事業機關部門通過實現對檔案鑒定工作的數字化，能夠直接對不同類型的電子信息設備進行檔案信息的傳輸與轉換。在推行檔案信息數據的數字化這一過程中，需要借助先進的電子設備，對文字進行掃描分析，分解并整合歸納，能夠實現將光源信號轉變為電信號內容。

通常情況下，借助信息技術將檔案輸送至計算機中，形成所需要的圖像文字內容。檔案信息在進行數字化處理時一般包括有兩種處理方式，首先是對檔案的原文件進行掃描，通過圖像的形式，或者是字符識別的形式，將信息儲存在電子設備或管理平臺中。其次是利用數字化技術，對檔案文件進行微縮，以微縮影像的方式來對檔案存儲，為后續鑒定工作提供便利與保障。在這整個過程中，還應不斷重視起檔案掃描及存儲方式是否科學合理，是否具備了經濟性與便利性。檔案信息內容經過信息化與數字化的轉變，從而促使機關事業單位對檔案更好地監管與把控，充分結合管理平臺與數據庫，達成最終的檔案內容，以便于后續工作的順利展開。

2 機關事業單位推行檔案數字化鑒定管理的意義

1）推進管理控制工作的自動化。我國傳統形勢下的機關事業單位在對檔案進行收集、歸納與管理的過程中，一般是采用粗放型管理模式，在此管理工作的基礎之上，安排相應的存儲管理人員，把控市場經濟與信息技術的發展動態，積極引進先進的科學技術，嚴格把控管理工作的具體成本，從而有效實現機關事業單位工作的自動化與數字化。在對機關事業單位檔案進行數字化管理與控制的過程中，需要及時更新檔案管理的相關電子設施設備，同時，相關部門應加大對此項工作的成本預算投入，從而有效實現檔案數字化的管理。通過檔案的數字化能夠直接借助信息技術對相關信息數據，及時儲存管理與運用，將信息存儲于電子管理平臺中，機關單位的檔案不將信息存儲于電子管理平臺中，檔案的數字化不僅節省了對實體的存儲所需的空間以及相關費用，并且在進行檔案信息的查詢時，能夠更加快捷便利、合理地利用資源，避免對資金成本的消耗與浪費。

2）實現信息資源的共享。通過檔案的數字化，使得機關事業單位對檔案的管理工作更加便利。數字化的檔案管理主要需要通過計算機網絡平臺對所存在的信息與數據進行錄入與掃描，在此基礎上，能夠及時獲取對檔案進行鑒定與管理所需要的重要信息，從而促使后續工作的順利展開。機關事業單位在進行工作事務的處理過程中，需要調取檔案材料中的信息，例如工作人員若想進行調動提拔等，都需要對該員工的詳細檔案信息進行及時調取，從而確保工作的科學合理性，并為相關部門的決策提供有力的依據。檔案的數字化，還需要構建其網絡信息交流平臺，實現信息數據之間的共享，通過這種新型的服務與管理形式，為機關事業單位提供便利性，轉變了工作形式，提高了工作質量與工作效率，同時打破了時間與空間的限制，使得數字化的檔案能夠成為一種全新的工作形式。

3）提高鑒定管理人員素質。機關事業單位進行檔案的數字化鑒定與管理，需要根據先進的網絡技術與信息技術來實現，其操作過程對鑒定管理人員自身專業素養提出了更高程度的要求。只有不斷提高工作人員的素質與操作能力，才能夠確保數字化檔案鑒定管理工作順利開展。隨著時代的不斷發展與進步，信息技術更新換代速度飛快，對此，進行數字化檔案鑒定與管理的相關技術人員需要與時俱進，積極學習并應用新的知識技術，從而實現工作常態的更新與進步。

3 當前機關事業單位對檔案鑒定與管理存在的問題

1）檔案材料數據收集不夠完整。當前，有部門機關事業單位在對檔案材料與數據收集的過程中，更重視于文書類檔案的收發，以及對業務檔案的管控，從而忽略了實物檔案與音像類檔案的收集，在整理歸納的過程中存放于各類科室中，甚至存放在個人手中，造成檔案材料收集不夠完整全面，導致存在有價值的檔案會忽略或遺漏，影響了后續對于檔案的鑒定與管理工作順利展開。

2）檔案鑒定體制不夠完善。機關事業單位在日常工作與管理控制方面的制度已經趨于完善，但由于數字化檔案信息處于起步階段，前，一些事業單位制定了較為完善日常工作管理制度，而涉及檔案管理的制度有卻不是很規范，沒有統一嚴格規范的檔案管理制度，部分業務科室工作人員檔案保存意識不強，工作中形成的文件資料隨意丟棄，有的甚至長期鎖在個人抽屜里，時間久遠，導致工作中形成的有保存利用價值的文件資料丟失、損壞，無法及時有效地提供高效利用。

3）檔案鑒定管理人員綜合能力有待進一步提高。當前存在有部分機關事業單位中進行檔案鑒定管理人員并沒有接受過專業的知識學習與培訓，不具備對檔案進行鑒定與開發的專業知識，并在推行檔案電子化與信息化的過程中沒有重視起對自身技術能力的培養，無法對檔案進行科學規范地鑒定與管理。

4 事業單位數字化檔案鑒定方法相關措施

1）完善相關體制。只有不斷優化完善機關事業單位對檔案鑒定與管理的相關體制，才能夠保障數字化檔案推行后鑒定工作有效開展。同時，還需要構建對于檔案儲存平臺的管理制度，規范標準不同檔案的整理工作流程，從而保障檔案信息在電子化過程中各項信息數據的完整性與全面性，待發現任何問題后及時進行排查與解決。

2）加強基礎設施建設工作。若想加強事業單位對于電子化檔案的鑒定能力水平，必須要不斷提高對基礎設施的建設。隨著社會的不斷進步，網絡技術與電子設備更新換代速度日益提高，對此需要及時把控市場經濟動態，及時更新檔案管理的硬件設施設備，應用最新網絡技術，實現與時俱進。此外，還可以積極引進并開發對于檔案存儲與檢索的網絡平臺，做好信息數據與各項辦公系統之間的銜接。

3）加強電子化檔案鑒定人員的素養。當前時代已經步入信息化時代，對于掌控并管理電子化檔案的鑒定技術人員，必須在具備了豐富的知識理論基礎之上，對信息技術操作技能有一定把控。對此，機關事業單位需要鼓勵技術人員積極參與到相關培訓學習活動中來，有效提升其對于檔案文件的分類能力、檢索能力等，確保檔案鑒定人員能夠具備一定的專業素養，確保鑒定管理工作的展開。同時，還應積極培養其工作責任意識與職業道德，促使鑒定管理人員能夠積極主動地投入進電子化檔案鑒定與管理工作中來，實現檔案現代化、信息化的新型鑒定理念。

4）強化對于檔案信息的管理責任制度。不斷提高相關部門與領導階層的管理范圍，將責任落實到個人，同時建立起檔案管理的專項工作小組，從而有效確保電子化檔案的鑒定工作，明確各個崗位的具體工作職責，專職檔案管理人員需要督促并確保文件信息的錄入與管理檢索工作，嚴格規范相關體制，實現電子化檔案鑒定與管理工作的更加高效與便捷。

5 結語

隨著近幾年來我國信息技術的不斷發展，對于電子化檔案鑒定工作提出了更多的要求，對此，必須應加強體制完善，采取針對性的措施，實現電子化檔案鑒定與管理工作質量與工作效率的進一步提高，滿足機關事業單位工作的具體需要。

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