黨政機關檔案管理淺談

邸攀峰

摘 要：檔案管理對于黨政機關而言具有重要意義，這就需要加強檔案管理工作，而以往的檔案管理模式和方法顯然已經無法滿足當前發展的要求，這就需要對檔案管理的思路以及方法進行創新，提升檔案管理的效果，為黨政機關的發展提供保障。本文通過分析黨政機關檔案管理中存在的問題，進而提出有效的措施，希望可以提升檔案管理的水平。

關鍵詞：創新思路;黨政機關;檔案管理;加強措施

檔案管理是黨政機關工作中重要的一個組成部分，其具有重要意義，這主要體現在：第一，當管理對于一個單位、區域或是工作有重要影響，尤其是當前檔案管理的新形勢下，檔案管理的制度化、規范化以及科學化重視性不斷凸顯。第二，檔案管理能夠儲備各種信息資源，提升管理的規范性，可以給之后的工作提供歷史依據，給管理者決策提供可靠的參考;第三，提升檔案管理的規范性以及科學性，能夠把相關信息文件都整合到一起，提升管理的制度化以及標準化，可以衡量一個單位相關工作管理的效果，促進自身形象的提升。所以，黨政機關就需要重視檔案管理工作，針對工作中的問題，采取有效的措施解決，進而充分發揮出檔案管理的價值。

1 黨政機關檔案管理中存在的問題

1.1 人才不足、環境滯后

檔案管理工作具有較強的專業性，要長時間工作才能夠了解相關的檔案，能夠正確的分類把握。然而很多黨政機關中都缺乏專業的隊伍以及人才，沒有固定的檔案管理場所以及崗位，這就使得人員容易流動，會限制檔案管理的延續性以及標準化發展。另外，在基礎條件方面的投入也不夠，能夠認真依據《檔案館建筑設計規范》進行場所建設的黨政機關單位并不多，有的雖然建設了場所，但是在基礎條件上并不是很好，這也限制了檔案管理工作的開展以及效果。

1.2 缺乏安全的制度，流程不暢

這給黨政機關的檔案管理工作帶去了很大的影響，很多黨政機關在檔案工作中都存在很多的問題，比如，對工作的重視程度不足、工作力度不夠、程序化簡單堆積、擺放無序等，之所以會產生這些問題，主要原因就是缺乏嚴格、健全的制度，缺乏統一的標準，且檔案管理的相關流程不夠清楚，這就使得在工作中容易出現遺失或者是疏漏的情況，限制了檔案管理工作的效果[1]。

2 創新思路加強黨政機關檔案管理

2.1 提升對檔案信息化管理的重視程度

檔案管理信息化在黨政機關的普及時間還不是很長，這就使得很多黨政機關對于檔案信息化管理缺乏重視程度，存在不全面的認知，并未意識到其優勢。所以，這就需要提升黨政機關對檔案信息化管理的重視程度，有關部門要組織開展有關的培訓以及講座，讓黨政機關充分認識到其優勢，跟隨時代的步伐，滿足未來人才技能以及檔案管理發展的需要。這也是黨政機關不斷學習和提升自己以滿足社會發展需要的一個過程。

2.2 要提升黨政機關檔案信息化管理安全性

當前網絡技術在快速的發展中，這也讓網絡犯罪以及非法活動得到了發展，黨政機關檔案是需要保密的，帶有一定的敏感性，所以，在檔案管理工作中就需要注重檔案的保密性，強化網絡安全建設，避免非法人員竊取以及毀壞檔案。比如，有關檔案部門就需要基于信息安全部門的協助下采取多樣化的技術措施進行保障，比如，安全審計、備份信息數據、設置防火墻等。另外，還需要不定期的對內部設備進行檢查，測試網絡，確保安全性，避免泄露檔案。

2.3 加強對新型數字化技術的運用

黨政機關在檔案管理中需要注重提升數字化，這能夠促進電子檔案優越性的提升，加強數字化建設能夠提升電子功能以及體現，運用先進的儀器設備把檔案實施數字化處理，這就能夠促進電子檔案使用優越性的提升，為檢索提供便利，這也是構建有關數據庫的基礎[2]。

2.4 養成習慣、明確流程，提高管理水平

檔案管理工作是一項系統工程，同時也是一種精細作業，所以，這就對檔案管理工作人員提出了更高的要求，管理人員需要注重提升自身的業務水平以及綜合素質。第一，要堅持習慣養成，加強精細意識，提升自身的工作執行力，把之前形成的好作風、好習慣以及制度繼續保持，進而促進形成人人依照規定辦事、工作簡潔明確的氛圍;其次，需要對檔案管理的工作流程進行清楚掌握，依據工作崗位具體情況，對檔案管理的各個環節進行再次的梳理以及細化，包括：接收、分類、立卷、歸檔、整理、交接、借閱等等，加強對每個環節的控制，進而確保檔案工作能夠高效的開展。

2.5 構建嚴格遵循的標準制度，促進信息化管理規范性的提升

黨政機關的檔案管理范圍廣，工作量比較大，所以，傳統的管理方式已經無法滿足當前工作發展的需要，這就需要加強信息化建設，在這個過程中就需要構建嚴格的標準制度，進而確保電子檔案能夠實現兼容性以及安全性[3]。要想讓制度標準、規范的建立，政府和相關部門就需要針對信息實施有效的管理，包括集中以及分類管理。在把紙質形式檔案運用相關技術設備轉化成電子檔案的過程中，就需要認真的依據國家有關技術標準以及指導規范進行落實。另外，機關內有關部門要構建基于國家標準基礎上的意見，讓檔案管理能夠高效的開展，避免出現無序、重復以及交叉的問題。

2.6 高度重視、消除隱患，確保萬無一失

檔案管理中留存有很多的歷史文件以及工作記錄，因此，這就需要確保這些信息的安全性。黨政機關的檔案管理人員要能夠樹立檔案管理是家事、檔案管理沒有小事這一思想，在工作中要做到“三個零”，也就是登記錄入不能出現任何的差錯、設備運行要確保沒有故障，還有物品安全沒有風險。檔案管理人員需要依據《檔案館建筑設計規范》，保證檔案保管的場所能夠滿足相關的要求以及標準，對各種隱患需要認真、全面的進行排查，比如，防日光和紫外線照射、防盜、耐久、防塵等，確保檔案文件的信息以及文本都是安全的。

2.7 注重檔案管理場所的清掃工作

不管是工作場所還是庫房專柜，干凈整潔的環境都很重要，這就需要注重檔案管理場所的清掃工作。第一，要做到全面清理打掃場所，注重對各邊角以及隱藏處實施定點清理;第二，要制定清掃標準，并且粘貼到明顯的地方;第三，要確保設備運行，每天都需要隨時檢查相關設備是不是正常運行，特別是電子存檔文件更需要引起重視，防止遺失數據。

3 結束語

綜上所述，當前基層黨政機關需要充分認識到檔案管理工作的重要性，進而提升對其的重視程度，對以往的檔案管理模式和方法進行改變和創新，加強信息化建設，針對以往工作中存在的問題，采取有效的措施解決，加強人才隊伍建設，制定嚴格的制度等，促進黨政機關檔案管理水平的提升。

參考文獻

[1]郭文寧，張立春.淺議機關檔案管理系統現狀及業務需求分析[J].蘭臺內外，2019（19）：37-38.

[2]張盛超.基層黨政機關檔案信息化管理實現路徑探討[J].辦公室業務，2016（03）：6+8.

[3]薛惠芳，蔡俊，陸麗華.金壇市金城鎮創新思路加強黨政機關檔案管理[J].檔案與建設，2009（10）：57+56.