大數據背景下高校學生檔案精細化管理的必要性及措施

張晶晶

習近平總書記曾在考察浙江省檔案局館講話座談會上指出：檔案工作是一項非常重要的工作，因為檔案工作是一項基礎性工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。高校學生檔案是每一名高校學生在校期間的政治表現、學習情況、獎懲材料、就業派遣等各類情況的真實記錄，是大學生成長成才過程中的重要見證，是國家選撥人才的重要依據。如何在大數據背景下對高校學生檔案進行精細化管理成為高校學生檔案管理人員面臨的新的挑戰。

1 大數據背景下高校學生檔案工作的現狀

1.1 高校學生紙質檔案管理精細化程度不夠

目前，很多高校對高校學生紙質檔案都存在粗放型管理的情況。第一，學生高中檔案一般由學校招生部門接收后統一分發給各個學院的新生輔導員或班主任。輔導員或班主任接收檔案后如何進行管理，學校沒有統一的規定或說明。第二，學院輔導員或班主任接收檔案后就將檔案“束之高閣”，等到學生畢業時才將學生大學四年的入學登記表、成績單、獎懲材料等突擊收集整理，再由就業部門派遣至用人單位或生源地。學生檔案在大學生在校期間未發揮其應有的作用。第三，學生檔案的存放方式粗放。輔導員接收檔案后，本人就近管理，沒有統一的存放地點和存放規定。

1.2 高校學生檔案管理信息化程度不夠

大數據時代下，傳統的學生檔案信息收集方式已經遠遠滿足不了學生日常管理和用人單位的需求。一方面新的網絡化信息化技術和新的傳播媒介的出現，為數字信息的精細化管理提供了可能。另一方面，大學生對數字媒體的高度依賴也迫使高校學生檔案的管理必須改變傳統觀念，迎合新時代的需求。大學生在校期間產生的新的檔案有很多不再以紙質的形式出現，而是以電子文件、音頻、視頻的形式出現，但是這部分檔案如何保存，如何裝入畢業生檔案都成為了高校學生檔案管理的難題。因此，大數據背景下，高校學生檔案粗放式的管理機制已經無法適應新時代下高校檔案管理工作，高校學生檔案精細化管理已經成為高校的內在需求。

2 大數據背景下高校學生檔案工作的意義

精細化管理是建立在常規管理的基礎上實現管理由隨意化 向規范化轉變，由經驗型管理向科學型管理轉變，由外延式增長向內涵式增長轉變，由機會型發展向戰略性發展的轉變，將常規管理引向深入管理的基本思想和管理模式。[1]

2.1 高校學生檔案精細化管理是大數據時代的必然需求

大數據背景下，傳統的紙質檔案已經無法滿足高校學生檔案整理匯總的需求，高校學生在校期間產生的數字檔案也無法按照傳統的歸檔方式歸檔，為高校學生建立數字化檔案迫在眉睫。而大數據作為一種將臨散信息整合、分析，進而挖掘出新的信息的手段，具有4V特點：volume、variety、value、velocity。其中volume是指數據的體量巨大;variety是指數據類型繁多，包括結構化數據、半結構化數據和非結構化數據等;value是指數據價值高;velocity是指數據處理速度快，這也是區別于傳統數據的最顯著的特征。[2]利用新的技術手段、新的終端將學生信息錄入、整合，進而進行進一步的分析、預測，也為高校日常事務管理工作提供了更多的可供參考的信息。

2.2 高校學生檔案精細化管理是學生事務管理的內在需求。

高校學生檔案客觀的記錄了一個學生在校期間的成長經歷，真實的再現了學生的政治表現、學習情況、社會實踐等在校表現。這些檔案目前更多的存儲在學生輔導員或班主任的電腦上、腦袋里，學生的表現成為一個“信息孤島”，學校其他部門甚至學院其他老師想要得知該同學的表現情況，都必須通過輔導員或班主任得知，也就造成了學校各個部門、各個老師習以為常的“有事兒找輔導員”的情況。這樣的管理方式增加了學校各個部門及輔導員的工作量，高校學生檔案精細化管理也成為了學生事務管理的內在需求。

3 大數據背景下高校學生檔案精細化管理的路徑

精細化是管理高校學生檔案的方法，大數據是管理高校學生檔案的工具，高校學生檔案管理應將二者有機結合，從專業化、規范化、創新性三個維度來考量。

3.1 高校學生檔案管理專業化

首先，從學校層面制定高校學生檔案管理制度，為高校學生檔案管理提供制度保障和人員保障。第二，對經手高校學生檔案的相關工作人員進行培訓。培訓工作應分為兩個板塊，一是對新生入學紙質檔案的接收管理和畢業生檔案的轉出管理，二是對學生在高校期間產生的新的紙質檔案和數字檔案的管理。目前，高校經手學生檔案的工作人員主要是輔導員或班主任，但絕大部分輔導員或班主任并未接受過相關檔案管理的培訓。學校和學院應定期開展相關培訓，從紙質檔案如何管理到定期更新的內容規定，從數字檔案的收集整理到制定學生數字檔案的標準化框架，將學生檔案管理工作由放任型管理向精細化管理轉變。

3.2 高校學生檔案管理數字化

高校學生檔案信息的數字化是指利用數據庫技術、數據壓縮技術等手段，將紙質文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫。[3]高校學生檔案的數字化管理的難點在于如何把龐雜的學生數據形成具有有序結構的可利用可預測的數據庫。首先，這個數據庫的形成不應該是單向的輸入，而是學生和高校檔案管理工作人員共同完成的。目前很多高校已經嘗試用“易班”、“學生工作系統”等軟件將學生日常事務管理進行整合。以貴州師范大學為例，通過將“學工工作系統”嵌入“易班”APP，將思政教育、網絡宣傳、學生請假、小長假離校、獎勤助學貸、優秀班集體評選、醫療保險、精準扶貧等與“易班”工作相結合，既簡化了學生日常事務管理的流程，又有利于收集學生日常檔案信息，廣受師生好評。第二，開發適合高校學生檔案管理的系統工具。目前，大部分高校的教務系統、學工系統、黨建系統、共青團系統、就業系統等“各自為陣”，開發高校學生檔案管理系統能夠將原本零散分布在各個部門的學生資料集中保存、共享、查閱，甚至通過已有資料進行學生情況的預測和預判，從而將“檔案孤島”連接起來，形成新的數字化檔案。

3.3 高校學生檔案管理的創新性

第一，大數據背景下，高校學生檔案不再是單人的、單向的輸入，而是應在全員育人以及“大思政”、“大學工”的理論前提下輸入——學校全體都可以是信息的輸入者。當然，數據信息采集渠道的多方面將更需要大數據的進一步分析，去蕪存菁，以既定的規章制度摘取收錄。第二，創新學生檔案形式。學生傳統紙質檔案與數字檔案相結合，可以多維度立體的展示學生在校期間的情況，避免了傳統的紙質檔案中評價部分的干巴巴的客套話，取而代之的是生動的表現形式。

綜上，高校學生檔案精細化管理是一個既有挑戰性又迫在眉睫的過程，需要學校統籌規劃，從制度建設入手，以數據庫建立為抓手，努力推動全員參與。

參考文獻

[1]汪中求，吳宏彪，劉興旺.精細化管理[M].北京：北京理工大學出版社，2013.

[2]蘭祝剛.大數據時代下的檔案工作[J].中國檔案，2013（9）.

[3]楊繼枝.網絡環境下高校學生檔案工作的現狀與對策[J].蘭臺世界，2014（9）.

基金項目：本文為2019年貴州師范大學學生工作科研基金項目“大數據背景下高校學生檔案精細化管理——以貴州師范大學為例”（項目編號：2019fdy07）的成果。