大數據時代下城建檔案管理之變化探究

彭璐

摘 要：城建檔案記載了城市建設發展過程中的點點滴滴，是城市建設過程中的重點。就現階段的現實情況而言，我國的城建檔案主要依賴檔案管理部門或者住房城鄉建設部門完成，然而受到種種因素的限制，城建檔案管理工作存在許多問題。從云計算的出現，整個世界便進入大數據時代。數據規模的迅速擴大給檔案工作也帶來了翻天覆地的變化，而在此過程中檔案工作必須做出一系列的變革，本文即從城建檔案管理觀念的變化和城建檔案管理實踐的變化進行探究。

關鍵詞：大數據;檔案管理;變化

隨著城市化進程的不斷加快，城市建設過程中產生的建設檔案以及與之相關的資料越來越多，為了更好地開展促進城建工作，必須要加強檔案管理。然而就實際情況看，現行的檔案管理機制中明顯存在一些問題，導致我國信息化檔案建設工作質量一直難以有效提升。因此，本文主要就大數據時代城建檔案信息化管理面臨的挑戰進行分析，并提出切實推進城建檔案信息化建設的策略。

1 大數據時代城建檔案管理觀念的變化

1.1 大數據觀

大數據時代的到來，檔案管理最為顯著的變化是數據量的飆升，這導致一般的方法以及技術無法進行處理。對于城建檔案館來說，館藏檔案是檔案部門的大數據，在檔案管理中也希望所有的信息資料能夠歸檔，但在傳統的檔案管理中，由于受到各種條件的限制，檔案管理的方法是去粗取精，僅僅是在信息資料之中鑒定出有價值的信息歸入檔案中進行保存，并不是所有的數據都歸入檔案之中，而在大數據時代，整個城建檔案管理要以大數據觀念為主。

1.2 大檔案觀

在大數據時代，檔案管理不再是精簡再精簡，而是將所有的數據都視為檔案，即大檔案觀念。所謂的大檔案觀念可以從兩個方面來理解，一方面是一切歸檔成為可能，也就是檔案的大門會進一步開放，將一切擁有利用價值的信息數據都看作是檔案。另一方面就是檔案無處不在，檔案不僅僅是那些存放在檔案館里的館藏資料，網絡中每時每刻出現的信息數據都屬于檔案，這時候就要進行有效的檢索，將潛在檔案及時歸檔，在城建檔案管理之中更是如此，因此要樹立起大檔案觀。

1.3 大服務觀

大數據時代，城建檔案服務發生了重大的變化，開始朝著社會化和多元化的方向發展，同時城建檔案管理的重心也傾向公共服務。城建檔案部門不再是守著館藏資源不開放，而是要注重民生利益的開發;不再是坐著等人上門，而是在公共服務提供的過程中需要主動性與創造性，同時檔案部門在公共服務提供的過程中要實現一站式或一條龍式服務。因為數據的多寡是影響服務質量的因素之一。一般而言，檔案收集得越是齊全，在整理過程中越是規范，那么檔案服務公眾的效率也就會越大，這樣不僅能夠有效滿足查閱者的需要，而且還能讓檔案超脫時空的限制，發揮出最大的作用。

2 大數據時代城建檔案管理實踐的變化

2.1 城建檔案數據資源體系的變化

大數據時代，城建檔案數據的來源更為廣泛，內容也更加豐富，檔案資源的數據資源采集也更加多樣化。具體來說，在大數據時代檔案數據資源體系的變化主要體現在以下三個方面：

2.1.1 城建檔案數據資源的來源更為廣泛

隨著大數據時代的到來，城建檔案數據資源的來源更加廣泛。對于城建檔案而言，檔案的信息來源不再僅限于紙質資料，各種 APP 以及客戶端所產生的與城市建設相關的信息都成為了城建檔案館的資料來源。

因此在進行服務的過程中，城建檔案館需要通過對各個途徑的資源進行有效收集，以此來確保信息收集的全面性。

2.1.2 城建檔案數據資源的內容更加豐富

在大數據時代，城建檔案數據來源不僅更為廣泛，同時檔案數據本身也發生了翻天覆地的變化。一方面表現在檔案數據量的不斷增大，檔案館的館藏容量進一步增大，且已完成了數字化，在很長的一段時間內檔案館會實行“雙套歸檔制”，即電子檔案和紙質檔案同時歸檔，這會在很大程度上形成海量的檔案規模。另一方面是檔案數據類型的不斷增多，在大數據時代電子檔案成為主流，非結構化的數據資源更加豐富。除此之外，檔案數據的價值密度也將逐漸降低，且檔案數據處理的速度會不斷加快，這些都是檔案數據資源體系所發生的變化。隨著城建檔案館網站的開通以及網絡資源平臺的建設，各種信息都在檔案管理平臺上呈現，同時數字城市建設的進一步發展，使得小至路燈、井蓋，大至各種建筑物、河流、湖泊等信息都在檔案網站上一覽無余。因此，在大數據時代，城建檔案的數據資源涵蓋更廣，內容也比以往更加豐富。

2.1.3 城建檔案數據資源的收集方式更加多樣化

在檔案數據資源的收集過程中，對檔案數據資源是實時捕捉，通過借助計算機網絡信息技術對網絡數據資源進行科學的捕捉。在城建檔案館的數據資源收集過程中，已經不僅僅局限于各個部門資料的遞交，而是轉換到了主動局面。檔案館會積極主動地通過網頁、社交平臺等各種信息資源渠道來進行數據資源的收集，使得數據資源收集的方式更加多樣，也更加有效。

2.2 城建檔案利用服務體系的變化

在大數據時代，城建檔案服務體系也發生了顯著的變化，檔案服務主要朝著社會化以及多元化的方向發展，為查閱群體提供人性化、智慧化的檔案公共服務。

城建檔案利用服務體系的變化主要體現在以下兩個方面：

2.2.1 城建檔案服務對象更加多樣

在大數據時代，檔案服務對象不僅僅局限在政府及相關部門以及企事業單位，而是更傾向于為公眾提供優質的服務。同時在服務對象方面，用戶也漸漸從線下逐漸地延伸到線上，網絡用戶成為了檔案的新客源。在大數據時代，用戶不再需要親身前往檔案館翻閱檔案，而是在需要隨時隨地都能夠瀏覽相應的檔案。在城建檔案館的公共服務中，服務對象也不僅僅局限于機關及事業單位的工作人員，公民個人以及一些團體也成為了城建檔案公共服務的主要對象，如房地產開發商、小區物業管理部門、業主等，還有一些想了解獲取城市整體規劃、分區規劃信息的公眾和學術團體，更是成為了檔案服務的主流。

2.2.2 城建檔案服務內容更加豐富

在大數據時代，城建檔案服務的內容不再是用戶需要什么就去提供什么，這種淺層次狀態的服務已經被摒棄，而是要求檔案的服務內容更加具有針對性和個性化。通過對用戶相關信息、查詢記錄以及搜索方式等數據資源的分析得到用戶利用檔案的需求以及相應的習慣，以此開展以滿足社會個體訴求為目的的服務，盡可能地使得檔案服務的內容差異化、精細化。通過對檔案利用的數據分析，還可為城市建設和管理部門提供參考。

在我館的公共服務中，檔案館不僅僅會提供紙質檔案的查詢服務，城建檔案數字化信息查詢和檔案電話查詢等服務，還有專門負責網站管理的工作人員為公眾提供檔案業務相關的網上咨詢服務，公眾亦可以來館通過檔案管理系統自助查詢，相較于之前，城建檔案館的公共服務內容更加豐富與多樣。

隨著城建檔案從傳統模式轉變成數據化的模式，加上數據資源體系的變化、城建檔案利用服務體系的變化，使得城建檔案館需要不斷進行服務的創新，以更有效、更便捷的方式向社會公眾提供優質服務。

參考文獻

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