淺析社會保險業務檔案管理信息化措施和途徑

摘 要：隨著時代的進步與發展，我國的社會保險業務檔案管理也逐漸趨向于規范化。不僅如此計算機技術的發展促使社會檔案管理也開始面臨著重大改革，促使檔案管理的相關工作逐漸形成無紙化的辦公。工作人員充分發揮計算機的作用，將企業員工的檔案信息、基本情況以及工作經歷等進行信息化記載。本文主要從社會保險業務檔案管理信息化實際要求的角度，著重分析了有效實現業務檔案信息化的有效對策。

關鍵詞：社會保險;業務檔案;信息管理;信息化;措施;途徑

個人社會保險檔案可以對員工的真經歷、個人成績以及能力進行真實的反映，同時也是一種最為權威的方式。隨著時代的進步與發展，社會保險業務方案管理的相關工作也逐漸由傳統的文件收集轉變為電子信息化。

1 實現社會保險業務檔案管理信息化的必要性

時代的進步與社會的發展促使計算機以及信息網絡技術得到普遍應用，在這一時代潮流背景下，社會保險業務檔案管理也要及時的順應時代的發展方向，將信息技術充分運用到業務的提升方面。要實現社會保險業務檔案管理相關工作質量以及效率的提升，首先需要做的就是充分發揮信息化技術以及數字化技術的手段。現如今，業務檔案的數量以及需求正在飛速增長，但是管理模式卻相對比較落后，因此無法其相關需求，另一方面，檔案管理的需求也逐漸豐富起來，但是相對傳統的檢索以及落戶的服務手段等都無法有效的對其進行滿足，在這種情況下，只有實現社會保險業務檔案管理的信息化以及數字化才能有效的解決上述矛盾。由此可知，實現社會保險業務檔案管理的信息化不僅是信息化社會對于社會保險業務檔案管理工作的基本要求，同樣也是保證檔案管理工作可以在目前的社會背景下得到快速發展的重要條件。

要快速促進檔案管理信息化建設的步伐，促使其可以充分融入到信息化發展的社會中，發揮信息技術的作用對相對傳統的管理模式進行有效改善。將信息技術與手段運用到社會保險業務檔案管理的過程中，可以充分減少不必要的繁瑣工序。促使手工編制歸檔目錄為自動編制歸檔目錄，用信息檢索的方式替代手工檢索，用信息化統計替代人工統計利用。不斷加速有關實用以及通用軟件的研制，進而保證業務檔案信息化數字化的實際處理步伐，促使業務檔案的管理逐步趨向于全程信息化發展方向。

2 實現社會保險業務檔案管理信息化的措施與途徑

2.1 保證技術與裝備的現代化

有關管理部門需要不斷增加財政相關投入，以此來不斷提高有關養老保險決策、監察以及服務等方面的水平，同時還要注意及時的配置各種與檔案管理信息化工作相配對的軟硬設施，以此來有效的促進社會保險業務檔案管理的現代化與信息化需求。在各個市區社會保險業務流程以及管理軟件的基礎上，注重以大局出發，充分實現全省聯網，在省內架設相對比較大型的服務器，進而對全省的數據進行大集中。

2.2 加強領導、提高認識

要實現對社會保險業務檔案 管理的快速信息化建設，就要對各級別檔案人員知識結構的更新與優化。保證檔案管理相關改革實現創新最為主要的關鍵性人物就是管理檔案的工作人員，需要保證檔案管理信息人員處于高認識與領導的水平。要充分提高檔案管理領導階層的實際現代化管理水平與業務工作的實際能力，以此來有效實現其適應現代化管理的相關需求。要將檔案管理的信息化建設工作逐步發展成為有關政務建設的重要內容，進而逐步建立相對完善的檔案信息平臺，最終通過這種方式來有效提高實際工作水平與效率。

2.3 提高檔案管理人員綜合素質

社會保險業務檔案管理工作的重要影響因素是就是管理工作人員。人員的綜合素質對社會保險業務檔案管理工作的實際水平與效率具有十分重要的影響作用，同時對其信息化管理工作也具有十分重要的影響作用。要實現對檔案管理工作人員的素質提升，大體可以從以下幾個方面來進行：首先，圍繞有關社會保險業務檔案管理的相關法律與法規，積極的開展有關管理人員的教育培訓相關工作。檔案管理相關工作人員一定要具備依法辦事的法治意識以及責任意識，同時還要注意開展社會保險法治法規以及業務經辦的學習培訓。社會保險檔案管理主要是在業務經辦管理服務的過程中逐漸形成的，其產生到立卷、歸檔到利用的過程都與社會保險業務經辦有著相對比較密切的聯系。在這一背景下，社會保險業務檔案管理的工作人員一定要具備相對比較熟練的社會保險相關業務，進而逐漸實現管理以及應用的科學化與規范化。從另一個角度來說，要靈活的開展有關計算機應用的信息技術的學習。就社會保險業務檔案管理工作人員來說，一定要重視對計算機實際應用以及管理方面能力的有效提升。注重從檔案管理工作人員的實際素質水平作為出發點，對操作應用、程序開發的工作人員進行有計劃、針對性以及側重點的培養。

2.4 重視細節研究，發現問題，解決問題

社會保險檔案是進行社會保險相關事業的重要載體，同時也有效保證保險相關業務發展的重要條件基礎。要將檔案管理工作的必要性與重要性充分重視起來，大體主要包括以下幾個方面：檔案存放、組織機構、人員配備以及辦公設備等等。首先，要重視業務經辦過程中實際產生的業務相關資料，比如企業的相關報表以及參保人員提交的資料以及業務經辦實際依據的政策以及法規等相關收集工作。其次，對企業收集在崗職工資料相關的深入，以此防止出現文件丟失以及破壞等現象，防止參保人員的利益受到損失。再其次，要對社會保險機構參與社會保險活動的相關資料進行充分收集，以此來作為歷史資料進行日后查詢。檔案管理部門要將收集到的資料進行正確處理。在完成相關整理工作之后在對其進行立卷與歸檔，方便日后的查詢使用。最后，充分滿足相對公開與透明的檔案管理要求，同時還要注意，對已經收集以及整理的社會保險檔案，要使用相對合理的渠道來將其發布出來，以此來充分滿足群眾的實際查詢要求，進而保證其實際使用價值可以得到充分發揮。

2.5 培養與引進復合型人才

高素質與高水平管理人才是開展社會保險業務檔案管理信息化的重要保證。業務管理工作人員是進行管理工作的主力軍，他們的素質對社會保險業務檔案的信息化發展速度以及質量具有十分重要的影響作用。目前，計算機已經逐漸發展成為各行各業都必須具備的重要工具，在進行社會保險業務檔案管理的過程中，文件的登記、歸檔以及檢索等都是通過計算機技術來完成的。在此基礎上可以發現，檔案管理工作人員需要具備相對高水平的計算機相關技術。要引進專業人才，特別是數據分析與開發人才、網絡管理與設計人才。不僅如此，還要對現有工作人員進行培訓，對檔案專業知識以及計算機相關技術進行及時的更新。

3 結語

綜上所述，實現社會保險業務檔案管理的信息化，不僅要以相關的法律法規作為主要依據，還要將加快檔案建設以及里喲紅檔案信息資源等作為主要目標，對檔案管理工作進行過程中遇到的問題進行及時的解決，充分提高檔案管理相關工作人員的綜合素質以及信息技術相關能力，進而實現對社會保險業務檔案管理的信息化水平。

參考文獻

[1]武海燕.社會保險檔案管理系統的創新策略研究[J].企業改革與管理，2019（05）：79+81.

[2]佟海燕.工傷保險業務檔案信息化管理路徑研究[J].中國管理信息化，2019，22（06）：192-193.

[3]黃炳輝.社會保險業務檔案管理工作的信息化研究[J].辦公室業務，2018（21）：60.

作者簡介

李圖海（1982-），男，漢，山東省龍口市，助理館員，大專，龍口市社會保險服務中心，研究方向：檔案管理。