直面問題敢于擔(dān)當(dāng)積極作為
——前進中的省檔案館信息化工作

2019-12-15 22:38:04張靜

陜西檔案 2019年4期

關(guān)鍵詞：信息

文/張靜

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)不斷發(fā)展，擔(dān)負著為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)神圣職責(zé)的檔案行業(yè)迎來了新的發(fā)展機遇，利用信息技術(shù)產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)，不僅可以更加方便快捷地為管理人員和利用者服務(wù)，而且省去了大量翻閱檔案的過程，使得眾多古老珍貴的紙質(zhì)檔案得以妥善保存起來。但在網(wǎng)絡(luò)時代，檔案數(shù)據(jù)的安全又面臨巨大挑戰(zhàn)，在陜西省檔案館，信息處就承擔(dān)著管理檔案數(shù)據(jù)、保障網(wǎng)絡(luò)安全的職能。

2018年，國家檔案局對全國副省級以上47 家綜合檔案館進行業(yè)務(wù)建設(shè)綜合評價，省館對各項工作進行梳理，與其他省級檔案館橫向?qū)Ρ戎螅l(fā)現(xiàn)信息化工作嚴重滯后，是全館業(yè)務(wù)工作的短板，嚴重影響整體工作的推進力度，并制約了公眾查檔的利用效率。為切實改進工作作風(fēng)、提升工作能力、加強服務(wù)水平，省館以業(yè)務(wù)評價工作為契機，將2019年確定為“學(xué)習(xí)整改提高年”，各處室逐項對標檢查，一一整改，各項工作均取得顯著成效，經(jīng)過近一年的努力，信息化工作也有了可喜進展，資源建設(shè)、系統(tǒng)搭建、網(wǎng)絡(luò)安全等工作有序推進。

一、正視問題切實整改

2018年下半年，省館幾次會議中都指出信息處工作中存在的主要問題，并強調(diào)信息化工作已直接影響到全館工作，面對這樣的評判，信息處沒有逃避，勇于直面問題，專題討論學(xué)習(xí)，制定切實整改措施。

館藏檔案數(shù)字化率偏低。省館的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作在十幾年前項目建設(shè)初期缺乏長遠眼光，再加上多年來投入資金有限，截至2018年數(shù)字化率僅約40%，離國家檔案局規(guī)定的副省級以上綜合數(shù)字檔案館數(shù)字化率必須達到70%的要求還相距甚遠，極大影響了檔案信息服務(wù)利用，限制了檔案為政府中心工作服務(wù)的能力，館領(lǐng)導(dǎo)班子多次向省委省政府匯報，爭取到專項資金支持。為保障此項工作能順利完成，信息處在經(jīng)過仔細測算和可行性研究后，制定了嚴格詳實的工作計劃，2019年，檔案數(shù)字化工作全面展開。

國家重點檔案目錄著錄合格率偏低。2016年底，按照國家檔案局工作要求，省館向中國第二歷史檔案館報送國家重點檔案目錄，其中包含省館目錄和市縣館目錄。經(jīng)反饋，省館在檔案著錄方面問題較多、絕大部分問題集中在市縣報送的目錄中。信息處仔細分析了出現(xiàn)問題的原因：一是時間緊、任務(wù)量大，幾十萬條目錄集中上報，審核人手不足、抽檢數(shù)量有限；二是對國家重點檔案目錄報送要求的精神未完全吃透；三是未嚴格按照相關(guān)要求著錄，再加上二次審核不到位，導(dǎo)致整體數(shù)據(jù)合格率較低。國家檔案局通報文件下達后，館領(lǐng)導(dǎo)第一時間召集相關(guān)處室召開會議，制定整改方案、成立審核工作小組，決定重新逐條審核修改重點檔案目錄；針對民國檔案目錄著錄難度大的問題，決定要注重培訓(xùn)，及時聘請二史館專家對全省目錄著錄人員進行培訓(xùn)，詳細講解相關(guān)文件精神和工作方法。

二、走出去引進來取長補短

在信息時代，檔案數(shù)字資源建設(shè)是檔案館向公眾提供服務(wù)利用的一個基礎(chǔ)性重要環(huán)節(jié)。2018年業(yè)務(wù)評價工作結(jié)束后，國家檔案局反饋意見“紙質(zhì)檔案數(shù)字化率不達70%、急需整改”，館領(lǐng)導(dǎo)班子就此情況多次向省委省政府匯報，終于爭取到省財政廳批復(fù)專項資金用于檔案數(shù)字化建設(shè)，分四年撥付。按此進度，到2022年可以如期實現(xiàn)全部館藏檔案數(shù)字化，目前，2019年專項資金已下達，是往年投入資金量的數(shù)倍。

信息處開展檔案數(shù)字化工作已有十余年，雖積累了經(jīng)驗，但也遇到了一些瓶頸，剩下需要解決的問題都是難啃的硬骨頭。面對急劇增加的工作量，調(diào)整工作思路和工作方法迫在眉睫，這將是一個全新又巨大的挑戰(zhàn)。為此，館長和兩位副館長分別帶領(lǐng)信息處人員赴青島市、上海市、紹興市、河南省、西安市、重慶市、貴州省等地檔案館考察調(diào)研，學(xué)習(xí)數(shù)字化工作的先進經(jīng)驗，重點是關(guān)于人員配備、現(xiàn)場管理、目錄著錄、數(shù)據(jù)審核與接收、涉密檔案數(shù)字化等方面的好做法，信息處取長補短，將調(diào)研成果落實到實際工作中，有了先進工作方法的武裝，相信今年的數(shù)字化工作將圓滿完成。

三、規(guī)范管理制度先行

正所謂沒有規(guī)矩、不成方圓，制度建設(shè)是一切工作的準繩和保障。為保證檔案數(shù)字化工作良好運轉(zhuǎn)，把有限的資金和人力真正用到刀刃上，信息處根據(jù)多年工作實踐和近期調(diào)研成果，對相關(guān)規(guī)章制度進行了修訂和完善。省館的檔案數(shù)字化工作是由外包公司完成，工作流程包括調(diào)卷、拆卷、掃描、著錄、裝訂、審核、歸卷等，信息處對此制訂了《數(shù)字化工作管理制度》《檔案數(shù)字化加工流程圖》《檔案數(shù)字化調(diào)歸卷制度》《調(diào)歸卷登記表》《問題卷整改登記表》《臺賬制度》等，來保障各個環(huán)節(jié)的規(guī)范運行。

檔案和檔案信息安全是檔案人關(guān)注的頭等大事。目前，省館所做的都是對紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，其中還會涉及涉密檔案，再加上加工現(xiàn)場有電腦、掃描儀等大量用電設(shè)備，所以安全教育、保密培訓(xùn)和現(xiàn)場管理就極為重要。雖然外包公司都是符合檔案數(shù)字化工作相關(guān)要求的有資質(zhì)的公司，但來館后除了正常的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更重要的是要接受辦公室、信息處組織的安全教育、保密培訓(xùn)，《保密管理制度》等規(guī)章制度也按要求懸掛在場地醒目位置。信息處相關(guān)人員每天進入加工現(xiàn)場巡檢，檢查人員、設(shè)備、用電等方面情況，填寫《加工場地人員管理登記表》《加工場地設(shè)備管理登記表》《數(shù)字化加工現(xiàn)場安全檢查記錄表》等，將每天加工現(xiàn)場運行情況如實記錄下來。

四、敢于擔(dān)當(dāng)積極作為

2018年下半年開始，省館開展“講政治、敢擔(dān)當(dāng)、改作風(fēng)”專題教育，與此同時，信息處面對的是撲面而來的直翻數(shù)倍的工作量，但處室人數(shù)未變，時間緊、任務(wù)重。從處長到普通干部，從黨員到群眾，從老同志到入職不久的年輕人，將專題教育中汲取的精神力量切實落實到工作上，時刻牢記檔案人的忠誠之心和擔(dān)當(dāng)之心，事不避難、義不逃責(zé)，將保質(zhì)保量完成工作任務(wù)擺在第一位；積極發(fā)揚釘釘子精神，主動發(fā)現(xiàn)和解決問題，不懼細節(jié)繁瑣、困難壓力，勇于挑重擔(dān)，樹立了頑強認真的工作作風(fēng)。

處長尹向明，于2018年下半年來到信息處任職，面對從未接觸過的全新專業(yè)領(lǐng)域和艱巨的工作任務(wù)，他也曾有過猶豫，但很快就調(diào)整狀態(tài)，向處里各位同事虛心請教各項工作和專業(yè)知識，向館領(lǐng)導(dǎo)主動匯報工作中存在的疑難問題，與其他處室積極溝通，解決工作中銜接的困難，切實發(fā)揮處室領(lǐng)頭人的作用，帶領(lǐng)大家迎接挑戰(zhàn)、改進工作。

調(diào)研員范愛玲，1986年大學(xué)畢業(yè)后就來到省館信息處工作，三十多年的光陰，逝去的是自己的青春與歲月，見證的是檔案信息化事業(yè)的變遷與發(fā)展，于她而言，這個崗位不僅僅只是一份單純的工作，更是陪伴自己一生的“事業(yè)伴侶”。在信息處副處長尚未就位的情況下，她毅然承擔(dān)起額外職責(zé)，給年輕同事樹立了良好的榜樣，傳道、授業(yè)、解惑，充實了他人，也豐盈了自己。

目前，信息處共有工作人員10 人，參與檔案數(shù)字化工作的有5 人，其中有三位年齡在55 歲以上，雖年齡偏大，但在信息處工作時間長、經(jīng)驗豐富。在工作中，他們不回避不推諉，主動靠前請命、勇挑重擔(dān)，發(fā)揮著老同志的帶頭模范作用，帶領(lǐng)年輕同志擼起袖子加油干，把工作經(jīng)驗和優(yōu)良作風(fēng)一代一代傳承下去。

李繼業(yè)，一名在信息處工作20 多年的業(yè)務(wù)骨干，一貫謙虛、務(wù)實、低調(diào)，始終保持認真負責(zé)的優(yōu)良作風(fēng)，主動思考工作，積極鉆研專業(yè)知識，在數(shù)字檔案館系統(tǒng)尚未全面建成的情況下，不求功名，不計回報，根據(jù)實際需求研發(fā)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)接收、審核、管理、查詢利用等系統(tǒng)，保障了省館數(shù)字化工作的正常運行。同時為了方便使用和管理，主動研發(fā)陜西檔案信息網(wǎng)及其手機版，目前已投入使用兩年多，運行狀態(tài)良好。

2018年年底，按照省委網(wǎng)信辦的要求，信息處對網(wǎng)絡(luò)安全工作進行梳理總結(jié)，涉及面廣、條目眾多，但只有短短不到一個月時間，信息處全處人員各司其職，通力合作，加班加點收集整理各類材料，在規(guī)定時間圓滿完成工作任務(wù)，最終得到省委網(wǎng)信辦的肯定和贊揚。

五、認真工作著眼細節(jié)

檔案安全是檔案工作的生命線，而信息處的工作內(nèi)容又與檔案實體、檔案數(shù)據(jù)密不可分，所以對于信息處來說，安全就是心中永遠緊繃的一根線，不能松懈。細節(jié)決定成敗，每天不間斷地進入加工現(xiàn)場進行檢查，雖是一種重復(fù)、但又有不同，他們正是通過關(guān)注一個個小細節(jié)，保障了檔案安全。

副處級調(diào)研員張余良，夜間值班時按慣例在館里巡邏，發(fā)現(xiàn)數(shù)字化加工場地照明燈未關(guān)，起初以為是外包公司在加班，去查看發(fā)現(xiàn)已經(jīng)下班，雖可以自行開門關(guān)燈，但出于警示教育的目的，當(dāng)即與外包公司聯(lián)系，叫他們過來關(guān)燈。外包公司負責(zé)人開始有些不理解，認為這是多此一舉，但很快意識到安全工作不容忽視、安全無小事，并吸取教訓(xùn)，每天下班時仔細檢查斷電、關(guān)燈情況。

老同志楊咸峰在加工現(xiàn)場檢查時發(fā)現(xiàn)，由于調(diào)卷量大，桌上、檔案柜里已放滿了檔案，外包公司人員就將剩余檔案暫時放在地上，看到這種情況，他立即制止，在他心中，檔案是神圣的，是無法再生的，放在地上會有不安全的潛在危險，經(jīng)與外包公司溝通后，他們隨即購置方桌解決了這一問題。