數字化信息技術在醫院人事檔案管理中的應用探討

文·賈義燕

隨著時代經濟發展，數字化信息技術已被各個行業廣泛使用，該技術具有操作方便、記憶永久、儲備量大等優勢。傳統檔案管理方式比較單一，其工作繁瑣并且不容易操作，而將數字化信息技術應用檔案管理中，不僅能加快整理速度，還能提高檔案利用效率。醫院人事檔案管理與醫院的管理與發展工作關系極大，人事檔案作為全體醫務人員的檔案記錄，已被納入醫院內部機密信息的記錄系統。隨著醫療事業發展，醫院的建立與擴大，人事檔案收集越來越多，其管理工作也越來越繁重，亟需數字化信息管理技術的介入，以提高人事檔案管理質量，優化院內人力資源配置，促進醫院管理技術發展。在檔案管理過程中，應用數字信息化技術能夠很好整合醫院內的信息，通過對檔案數據的輸入輸出就能實現檔案的整理，大大縮短了以往的人工整理時間。在數字信息技術應用中，電腦是必要的設備，將紙質檔案轉化成數字或是重新錄入信息的過程，電腦會存留有操作痕跡甚至是修改記錄，同時主機還可其他電腦進行監控與操作，加快對文檔信息修改的速度，提高檔案管理工作效率，減少檔案所占的空間與時間。

一、培養人員對檔案管理的保護意識與風險管控

若要提高醫院內部人員防護檔案管理工作的意識，防止檔案信息被不正當手段篡改，則需增強人員的素質與工作責任感，制定法制化人事檔案管理。當今社會正處于信息化時代，資源共享是數字化信息技術的一項特點，該特點除了能夠提高管理人員的綜合素質，還可促使信息共享，在共享過程中，還可培養人員安全管理意識，以提高信息共享的安全性。因數字信息技術與網絡相關聯，所以管理人員應當做好安全與防護的工作，如安裝防病毒軟件、設置防火墻，定期查殺與清理電腦病毒，防止黑客入侵。與此同時，工作人員可對內部重要文檔進行加密，如密碼、指紋或人臉識別才能查找查看。對所輸入數據設置特定格式，方便工作人員檢查所輸信息是否正確，提高錄入信息的準確性，并且能保證人事檔案所提供信息的真實性、可靠性，同時還可加快醫院管理工作的數字化進展。嚴格管理檔案修改程序，將紙質檔案進行數字化的過程中，必須對檔案內部真實性進行審核，以保證公平、公正。

二、加強硬件設備、人才的投放

數字化信息技術的全面應用離不開優質的硬件設備，醫院在發展技術的同時需要建立專用的檔案室、機房，引進先進管理設備。例如程控交換機、長距離數據收發器、專屬檔案管理軟件。定期對硬件設備進行維護，檢查設備設施，避免機房設備突發意外，也預防信息錄入過程中信息丟失，妨礙工作進程；同時電腦可設置不正常關機時自動存檔操作，發生意外斷電時，能夠自動保留檔案信息，以避免工作人員的重新錄入，提高其工作效率。在人才投放上，應引進高素質專業人才，鼓勵員工之間的溝通與交流。因科技時代發展快速，信息技術也要實時更新，所以，應定期安排管理人員進修學習信息技術，每月對檔案管理人員進行信息技術考核，根據其工作能力給予合適的整理崗位。在當下時代快速發展情況下跟緊時代腳步，更好地將數字信息技術運用在醫院人事檔案管理中，可促進醫院事業的發展。

三、優化檔案管理工作

根據醫院具體情況，將數字信息化技術與資源規劃相結合，建立起完整的人事檔案管理系統，以便對記錄信息進行科學分類與整理，保證錄入信息的準確性。結合每位員工的實際情況，如打字速度、查閱能力等落實相應的管理措施與安排相應的工作。同時，運用數字化信息技術靈活設計檔案管理查找頁面，根據系統整體作出相符合的搜索字，比如關鍵詞、時間等。數字化的人事檔案不占實地空間，并且容易儲存，在院內出現檔案調動等情況時，還能及時對數據庫進行更新，并且設定一周查看數據庫內容，有助于人員及時補錄新的或者沒有的信息，以確保信息檔案的更新和完整性；除此之外，可與其他部門的信息交換，確保收集到完整資料與信息。這樣的操作不僅能提升檔案更新效率，還能確保日后部門信息交替的準確性。

四、規范人事檔案管理操作的流程

人事檔案對醫院發展具有較高的重要性，在其查閱過程中也要滿足組織、人事及醫院內部信息交流需要。在用戶管理、單位信息、數字字典、系統日志、數據備份與同步等管理流程上，制作相應的操作規范標準，如用戶管理賬號應為醫院所開賬戶，不能使用工作之外賬號登陸查閱檔案；時刻注意單位信息欄數據，如需改動則必須先與相關領導溝通；數字字典中儲存數據必須要滿足檔案數據信息需要，避免信息無法查找的情況；系統日志與數據備份可設置為計算設備自動記錄，保證工作無遺漏。在查閱的制度制定上，靈活掌握分級方法，對計算機里的內容進行不同權限查閱，同時數據化權限細分到修改、瀏覽、下載與打印的操作。對不同等級的人事檔案資料進行分管，能夠掌控可查閱與使用范圍，進而避免機密檔案內容被盜失。

五、建立相關團隊，提高業務水平

醫院人事檔案管理工作的好壞，取決于管理人員隊伍素質的高低。醫院人事部門可以展開組織業務學習活動，并從中選出富有責任心與技術能力水平最好的人員任職組長，組內小組實行責任制，互相監督日常工作等。其責任制度可細分到每個人應負責的內容，如檔案分類、錄入、刪除、補錄、校對等，對其制定每日工作完成量，并有相應的獎懲制度。醫院領導應提高相應的薪酬以及福利，調動工作人員的積極性，并倡導檔案管理工作人員用創新思想開展各項工作，增強其工作的責任感、歸屬感，以達到事倍功半的效果。應加大人事檔案管理的培訓技能，尤其重視數字信息管理技術，提高管理工作人員打字速度、檢閱能力，并讓其熟悉搜索軟件操作，提升工作效率。應鼓勵人員學習和培訓新型技術，接受新的管理制度和理念，還可增加學習優秀獎勵制度，以調動工作人員的學習積極性。

總的來說，人事檔案管理在醫院發展中提供了最基礎的信息，可對傳統人事檔案的管理進行創新，為醫院注入新鮮動力。在當前情況下利用數字信息管理技術整理人事檔案資料，可以提高管理管理人員的工作效率，提升醫院的醫療服務水平，并促進醫院的整體發展。