城建檔案的數(shù)字化實(shí)踐與管理探析
——以菏澤市城建檔案館為例

文·高慧

城建檔案是城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中直接形成的真實(shí)歷史記錄，無論是在社會(huì)和城市管理上，還是在保障城市的生產(chǎn)和生活秩序上，都發(fā)揮著重要的作用。但隨著經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，社會(huì)信息化水平的不斷提高，傳統(tǒng)的城建檔案管理模式已不能完全滿足社會(huì)的利用需求。城建檔案數(shù)字化成為解決這一問題的根本途徑。

一、菏澤市城建檔案館數(shù)字化管理的現(xiàn)狀及存在問題

（一）城建檔案數(shù)字化工作的初步嘗試

為跟上時(shí)代步伐，菏澤市城建檔案館近幾年加大了數(shù)字化的投入，加快數(shù)字化管理工作進(jìn)程，初步作了一些嘗試。一是增添硬件設(shè)備，強(qiáng)化對(duì)電子文檔的管理。對(duì)原有館庫進(jìn)行了擴(kuò)建，為安置數(shù)字化硬件設(shè)備創(chuàng)造了條件。館內(nèi)新建現(xiàn)代化數(shù)字機(jī)房一個(gè)，并購進(jìn)計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印打印一體機(jī)、檔案專用切割機(jī)和膠裝機(jī)等大量設(shè)備，大大的豐富了數(shù)字化掃描工作的設(shè)備配置。二是加快系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)。目前菏澤市城建檔案館已經(jīng)建成了菏澤建設(shè)檔案管理系統(tǒng)、地下管線管理系統(tǒng)、圖文聲像管理系統(tǒng)、城建檔案網(wǎng)站管理系統(tǒng)和數(shù)字化管理中心，“四個(gè)系統(tǒng)、一個(gè)中心”的管理格局。檔案預(yù)驗(yàn)收書、檔案移交責(zé)任書和檔案合格證“兩書一證”的審批、管理和發(fā)放完全融入到城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。三是開展檔案數(shù)字化管理培訓(xùn)，提高工作效率。檔案館安排專門人才進(jìn)行檔案數(shù)字化管理工作的培訓(xùn)，工作人員能熟練操作各種掃描儀器，熟練掌握檔案掃描的各項(xiàng)要求。

菏澤市城建檔案館2013年起便開始了對(duì)館藏工程檔案的數(shù)字化掃描工作，該項(xiàng)工作共計(jì)掃描入檔80萬頁，掃描數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)量近200G，并成為全省首個(gè)實(shí)現(xiàn)資源庫異地備份的城建檔案館。此外館藏4萬余卷的工程檔案也已經(jīng)全部掃描完畢，自此開始，檔案數(shù)字化加工已經(jīng)轉(zhuǎn)化為單位的日常工作。

（二）城建檔案數(shù)字化工作中存在的問題

一是數(shù)字化設(shè)備的制約。城建檔案數(shù)字化的最終目的是實(shí)現(xiàn)城建檔案資料全面完整地呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上，內(nèi)容涵蓋了文字、圖紙、聲像等全部建設(shè)工作資料，因此配備齊全、先進(jìn)的計(jì)算機(jī)及相關(guān)軟硬件設(shè)備是前提條件。現(xiàn)階段，菏澤作為經(jīng)濟(jì)發(fā)展滯后的地市，資金支持不足，在計(jì)算機(jī)設(shè)備方面投入較少，設(shè)備數(shù)量不充足，服務(wù)器存儲(chǔ)能力遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到庫存檔案量的要求。另外，數(shù)字化設(shè)備軟件缺乏兼容性，導(dǎo)致城建檔案數(shù)字化管理軟件兼容性低，與很多管理軟件發(fā)生沖突，影響檔案資源在不同載體之間傳遞，不利于檔案資源的互通。

二是城建檔案紙張類型、大小不一，數(shù)字化掃描難度大。由于城建檔案中圖紙、證照、資料比較多，導(dǎo)致在形成過程中光紙張類型就有很多種。一是對(duì)于紙張大小來說，除了常見的A4紙張，竣工檔案中有大量的圖紙都是藍(lán)圖，大小差別非常大，圖幅種類也非常多，從A4到A0紙張大小相差16倍，更不用說市政類檔案中還有很多超長的圖紙。二是對(duì)于紙張厚度來說，除了最常見的70克的A4紙，有些檔案中還存在很厚的牛皮紙封面，以及早年用的薄信紙形成的手寫稿。三是館藏上個(gè)世紀(jì)五六十年代或者是更早的，在接收進(jìn)館時(shí)就已經(jīng)破損的檔案紙張，在進(jìn)行數(shù)字化掃描過程中都不能簡單地運(yùn)用高速掃描儀進(jìn)行作業(yè)，從而大大增加了數(shù)字化掃描的難度與進(jìn)度。

三是城建檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)需進(jìn)一步調(diào)整。城建檔案數(shù)字化工作的推進(jìn)，不但要具備專業(yè)的城建檔案理論知識(shí)，更要具備計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用等知識(shí)，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或管理軟件系統(tǒng)出現(xiàn)問題，如果不能及時(shí)、準(zhǔn)確地查找原因，不能采取有效應(yīng)對(duì)措施，勢必會(huì)對(duì)城建檔案數(shù)字化內(nèi)容造成嚴(yán)重威脅。同時(shí)，如果缺乏對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的甄別和篩選能力，對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)和防范能力不強(qiáng)，勢必對(duì)城建檔案信息帶來安全隱患，容易誘發(fā)檔案資料泄露事件的發(fā)生。

二、提高城建檔案數(shù)字化工作水平的幾點(diǎn)建議

（一）重視并加強(qiáng)數(shù)字化硬件建設(shè)。一是要適應(yīng)城建檔案資料查詢利用等相關(guān)要求，在城建檔案數(shù)字化建設(shè)中配置高端電腦作為系統(tǒng)終端，確保具備高分辨率以便檔案資料能清晰完整地被查閱和下載，確保具備高性能的操作系統(tǒng)以便于管理人員快捷、高效地開展相關(guān)工作。二是配置高品質(zhì)、高分辨率的掃描儀和打印機(jī)，力求真實(shí)、全面地輸入和輸出檔案信息，暢通無阻地在紙質(zhì)化和電子化之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換。三是配置專業(yè)的綜合檔案資料信息管理系統(tǒng)，并且具有較高的兼容性，可以讓檔案資源在不同載體之間傳遞，實(shí)現(xiàn)管理智能化和資源共享。

（二）提升數(shù)字化掃描工作能力和水平。由于城建檔案的特殊性，在數(shù)字化掃描工作中，工作人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身能力和水平，確保做到在數(shù)字化掃描加工過程中區(qū)別對(duì)待，根據(jù)檔案的類型選擇合適的掃描方式，以便在保證掃描質(zhì)量的前提下提高工作效率。對(duì)于工程竣工檔案中的監(jiān)理文件和施工文件，以A4幅面紙質(zhì)為主的可以用高速掃描儀進(jìn)行掃描加工。對(duì)于基建文件中紙張幅面大小情況不一的附圖，要用大型的圖紙掃描儀進(jìn)行掃描。另外，對(duì)于早期形成的規(guī)劃類檔案中存在的超薄紙張，需要進(jìn)行墊襯白紙或者簡單托裱后，再進(jìn)行掃描。

（三）培養(yǎng)具有綜合能力的城建檔案管理人員隊(duì)伍。新時(shí)代的城建檔案工作人員隊(duì)伍，不但要擁有檔案專業(yè)人員和計(jì)算機(jī)領(lǐng)域?qū)I(yè)人員，更要重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)，工作人員要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高工作能力的同時(shí)也要提升個(gè)人素質(zhì)，包括專業(yè)技能、責(zé)任心、保密意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)和對(duì)行業(yè)未來發(fā)展的前景預(yù)判能力，加強(qiáng)館際交流，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，不斷拓寬工作思路，勇于探索和改進(jìn)傳統(tǒng)的城建檔案管理模式。通過對(duì)檔案管理人員專業(yè)能力和個(gè)人素養(yǎng)的培訓(xùn)強(qiáng)化，從而有效地節(jié)約人才成本，加快城建檔案數(shù)字化管理工作的高質(zhì)量發(fā)展。