論“大數據”時代下社會保險檔案信息化建設

魯冰

摘要：社會保險檔案是在社會保險業務經辦過程中形成的文件資料，是企業職工和城鄉居民參保繳費、享受權益的重要憑證。隨著城鄉一體化的社會保險制度的建立和完善，社會保險檔案由紙質手工管理向電子信息化管理轉變成為必然。本文將圍繞利用大數據技術，對社會保險檔案信息化管理和檔案信息資源共享進行論述。

關鍵詞：社會保險;大數據時代;檔案信息化

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）29-0289-02

1當前社會保險檔案管理的現狀

1.1社會保險檔案數量龐大，歸口多，管理難度大

社會保險涵蓋了養老保險、醫療保險、工傷保險、生育保險和失業保險五類險種，其中養老保險和醫療保險又分為職工養老保險、職工醫療保險、居民養老保險和居民醫療保險。因此，社會保險檔案不僅要涵蓋五大險種，還要針對不同參保群眾建立不同的檔案類別。就筆者所在的社會部門來說，全區參保職工和參保居民達28萬余人，按照“一人一檔”的歸檔原則，可見社會保險檔案的數量之多，管理難度之大。由于各類保險的經辦機構不同，社會保險檔案秉承“誰經辦、誰管理”的原則，一般獨立分布在多個物理檔案室中人工管理。每個檔案室隸屬部門不同，每個檔案室在檔案的收集、著錄整理、鑒定和庫房管理等方面規格和標準不統一，不同險種的檔案標準化程度呈現千差萬別。同時，檔案室的相對獨立，容易造成數據無法互通，只能通過人工進行輸人并同步，費時費力，容易出差錯。同時，這也給檔案查詢帶來不便，假如群眾既有企業參保記錄又有居民參保歷史，查詢檔案時往往需要前往隸屬不同部門的多個檔案室分別查詢，造成群眾多跑腿，滿意度降低。

1.2缺乏規范制度，管理簡單粗放。

社會保險檔案以紙質檔案為主，通過業務經辦窗口收集資料，經過簡單整理后交檔案室歸檔管理。隨著基層業務下沉工作的開展，基層社保經辦機構工作量不斷加大。有些社保經辦機構將大量的人力物力投入到業務經辦、服務群眾上，對檔案管理重視不足，再加上不同保險種類的檔案沒有一個統一規范的管理制度和標準，造成了檔案隨意存放，歸檔標準不一，管理粗放。由于基層檔案室“重藏輕用”，信息化設備少，紙質檔案占比大，時間一長容易造成缺損或丟失。再加上專業化的檔案管理人員少，一定程度上增加了管理的難度。

1.3電子化程度低，難以實現數據共享。

目前，大多數社保經辦機構存儲檔案的方式以紙質檔案為主，各類原始檔案材料堆放在檔案室中，很少通過掃描、拍照等形式轉化為電子檔案，缺乏一套先進實用的檔案管理系統。由于紙質檔案數量龐大，一般沒有備份，如果不及時轉化為電子信息，時間一長，很容易造成損壞、丟失。

2社會保險檔案信息化建設的必要性

社會保險檔案記錄了參保企業和個人從參保到領取待遇的全過程，傳統的紙質檔案因收集、保管等因素，極易發生檔案的缺少、丟失和損壞，這就會嚴重影響參保記錄、信息維護、待遇審定和待遇享受，對參保職工群眾的切身利益造成極大的損害。

社會保險檔案信息化管理就是運用現代信息技術對檔案信息的采集、加工、存儲、管理，并通過信息管理平臺提供查閱、數據共享、資源融合。隨著大數據、云計算、區塊鏈、認知計算等前沿技術的興起，社會保險經辦業務已全部實現了數據集中、聯網運行，明顯滯后于業務經辦的社會保險檔案管理也正在被重新定義。檔案信息資源與現代化信息手段融合，實現檔案管理電子化、信息化、智能化成為必然趨勢。

3加快實現社會保險檔案信息化建設

1）制定規范統一的電子檔案管理制度和標準。按照國家檔案管理的規范標準，健全社保檔案工作規章制度和標準規范，明確各類電子文件的歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式等，以保證電子檔案的真實性、有效性和可讀性。按照統一的標準規范，全面啟動現存社保檔案的數字化掃描工作，利用信息化技術，將檔案內的紙質資料進行掃描、拍攝處理，形成圖片等進行電子化存儲歸檔管理，將實體檔案轉變為電子檔案，將物理的多個檔案館形成一個虛擬檔案中心，并進行規范化的管理。

2）推進社保檔案數據庫建設。加快電子檔案系統的開發，建立電子檔案應用平臺，將有價值的檔案數據及時錄入到數據庫中，并將工商、稅務、醫保等部門管理服務過程中產生的與社保息息相關的有價值的數據都采集到的數據庫中。同時利用云計算、物聯網、社交網絡等新興技術，加快檔案系統與政務信息系統、業務系統的互聯互通，實現職能部門與專門檔案館的交互共享，政務信息、業務數據、檔案數據的互通融合，最終實現對包括政務信息、業務數據等在內的各類電子文件的在線歸檔、在線移交接收、在線利用、全程管理，徹底打破部門、單位之間的信息壁壘，整合各自為政的信息系統，改變過去檔案“信息孤島”的狀態，真正建立檔案數據大融合，推進政府公共信息資源共享。

3）加強檔案信息化安全控制。網絡信息時代，各類數據在互通有無的過程中，都不可避免地存在數據安全問題。由于社保檔案是對參保單位和個人參保登記、繳費轉移、待遇享受等重要信息的記錄，關乎每個人的個人隱私，能否保證重要數據不被泄漏、篡改，是檔案信息化面臨的一大挑戰。一是要樹立檔案信息安全意識，建立規范的數據應用安全管理制度，讓檔案信息化建設工作在統一、安全、規范的管理框架下進行，有效規避安全風險。二是加強科技防范技術和手段，建立檔案分類加密管理，設置系統權限管理，加強訪問控制，保證數據不被非法使用和非法訪問。三是加強人員培訓，及時做好軟硬件設備的更新維護，建立數據安全預警系統，及時發現問題，及時修復，保證檔案數據安全可靠。