如何做好企業(yè)干部人事檔案的管理

李珊珊

（吉林省梅河口市就業(yè)服務(wù)局,吉林 梅河口 135000）

干部人事檔案管理可以為干部人事工作的順利進(jìn)行打下良好的基礎(chǔ)，干部人事檔案記錄了干部工作生涯以及職務(wù)等方面的信息資料，可以作為人才選拔和利用的依據(jù)，同時(shí)可以以此制定職工干部在退休之后的養(yǎng)老保險(xiǎn)以及福利待遇。因此，保證干部人事檔案的準(zhǔn)確性、完整性以及真實(shí)性，可以保證人事檔案能夠被有效利用，發(fā)揮出其價(jià)值作用，必須要提高對(duì)干部人事檔案管理水平的重視度。在新形勢下，干部人事檔案管理工作還存在一定的問題，影響其管理水平的提高，本文就此進(jìn)行了研究分析。

一、干部人事檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏足夠的檔案管理意識(shí)

干部人事檔案管理工作容易受到多個(gè)方面因素的影響，導(dǎo)致檔案管理部門以及檔案管理工作人員沒有足夠的檔案管理意識(shí)，實(shí)際的管理工作難以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外關(guān)系之間的協(xié)調(diào)處理。在開展檔案管理工作時(shí)，必須要配備有防火、防潮的檔案庫房，在庫房內(nèi)要有相應(yīng)的滅火、除濕設(shè)備。但是當(dāng)前很多檔案管理室條件較為簡陋，部分企業(yè)沒有專門的檔案管理室。干部人事檔案記錄干部個(gè)人的經(jīng)歷等方面信息，想要以干部人事檔案信息作為人事部門用人依據(jù)，就需要保證干部人事檔案信息的全面性以及真實(shí)性，但是正在實(shí)際的管理工作中，因?yàn)闄n案管理人員沒有足夠的檔案管理意識(shí)，導(dǎo)致檔案的收集不夠完整全面。

（二）檔案整理方面的問題

想要提高檔案利用效率，就必須要做好對(duì)檔案的整理，檔案整理的質(zhì)量直接影響到檔案應(yīng)用的價(jià)值和有效性。當(dāng)前有部分企業(yè)缺乏對(duì)檔案整理工作的足夠重視，在檔案分類方面沒有做好鑒別工作，導(dǎo)致檔案編碼的清晰度較差，裝訂不整齊。在《干部履歷表》方面，長時(shí)間沒有填寫，即使填寫也沒有按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來進(jìn)行，很多《干部履歷表》沒有照片、簽章、審核蓋章等信息。

（三）檔案審核存在問題

在進(jìn)行干部人事檔案管理時(shí)，需要重視對(duì)檔案的審核工作，比如說審核“三齡兩歷一身份”，這些信息在檔案中出現(xiàn)的頻次最高，但是在實(shí)際的檔案審核工作中，關(guān)于“三齡兩歷一身份”方面檔案信息填寫登記存在以后不規(guī)范以及不準(zhǔn)確等問題。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)有著較多方面的原因，首先，在個(gè)人主觀方面，部分人為了獲得更多的利益，將自己的實(shí)際年齡填小，填大工齡以及黨齡，在學(xué)歷方面有造假現(xiàn)象出現(xiàn)；其次，個(gè)人在信息檔案方面沒有足夠的重視度，不清楚實(shí)際時(shí)間隨意填寫，又受到檔案管理不善等因素的影響，導(dǎo)致干部人事檔案審核存在有較大的難度。

（四）檔案信息化建設(shè)力度不夠

當(dāng)前在干部人事檔案管理方面信息化水平還比較低，當(dāng)前的管理方式更多的是人工管理，配置有計(jì)算機(jī)，但是僅僅輸入一些個(gè)人基本信息，建立一個(gè)簡單的檔案索引目錄，還沒有將現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)中。很多干部人事檔案信息的查詢還是在紙質(zhì)檔案中查找，需要花費(fèi)較長的查詢時(shí)間和精力。另外，很多檔案信息化水平不足，導(dǎo)致之后的人才選拔以及任用受到影響。

二、強(qiáng)化檔案審核提升干部人事檔案管理水平

（一）提高對(duì)檔案審核的重視度

檔案審核工作工作量比較大，同時(shí)需要有較強(qiáng)的專業(yè)性，涉及范圍十分廣泛，想要保證檔案審核工作能夠深入進(jìn)行，可以以部門領(lǐng)導(dǎo)為企業(yè)建立審核小組，做好干部檔案的審核工作，定期開展報(bào)告會(huì)，總結(jié)審核過程中存在的問題，制定針對(duì)性的解決方案，保證之后的審核工作可以順利高效進(jìn)行。為了保證檔案審核工作能夠得到有效落實(shí)，可以從制度、人員、責(zé)任三個(gè)方面出發(fā)綜合分析考慮：在制度方面，可以建立審核制度，結(jié)合審核工作要求，細(xì)化審核方式以及審核流程，提高審核工作的規(guī)范性；在人員方面，選擇經(jīng)驗(yàn)豐富，具有較強(qiáng)業(yè)務(wù)水平的工作人員；在責(zé)任方面，做好對(duì)審核人員的分組，保證各方面審核人員的責(zé)任可以得到有效的落實(shí)，使審核的質(zhì)量和進(jìn)度得到保證。

（二）提高審核質(zhì)量

干部人事檔案信息的利用率很大程度上受到檔案內(nèi)容信息的真實(shí)性以及完整性因素的影響。想要提高人事檔案信息利用率，就必須要做好細(xì)節(jié)方面的審核工作，檔案管理人員嚴(yán)格按照審核標(biāo)準(zhǔn)做好檔案的初審和復(fù)核工作，結(jié)合審核情況，查看檔案審核內(nèi)容，按照審核要求逐項(xiàng)開展審核工作，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，做好各項(xiàng)登記工作。

（三）以服務(wù)為目標(biāo)提高效能

干部人事檔案建設(shè)的主要目的是更好的為干部工作服務(wù)，因此，需要全面發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值，開發(fā)出其信息資源，提高服務(wù)水平。干部任職之前，需要嚴(yán)格按照檔案審核程序做好檔案的審核，仔細(xì)核對(duì)其中的相關(guān)信息資料，方便干部人才的選拔。可以將檔案管理工作與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有效結(jié)合在一起，實(shí)現(xiàn)信息的全面展示，建立計(jì)算機(jī)信息資料庫，結(jié)合文字、圖像以及聲音，將干部的各方面信息直觀的反應(yīng)和展示出來，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的審核和查找。

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)步，干部人事檔案包含有干部工作等全部的信息資料，能夠一定程度上反應(yīng)干部的個(gè)人能力，在干部選拔任命方面有著十分重要的作用。當(dāng)前干部人事檔案管理工作還存在一定的不足，強(qiáng)化檔案審核提升干部人事檔案管理水平，首先要提高對(duì)檔案審核的重視度，其次要提高審核質(zhì)量，最后要以服務(wù)為目標(biāo)提高效能，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案管理水平的提高。