職業院校檔案管理工作應并重管理與服務

趙書鎮

（煙臺第一職業中等專業學校，山東 煙臺 264001）

隨著信息時代的到來，我們的日常生活的方方面面都可以用相關“數據”來進行量化，“數據”已經像空氣一般，滲透在我們的周圍，與我們的生活密不可分。信息傳播的速度之快，信息來源的渠道之多是大數據時代帶來的巨大變化。各行各業積極應對這一大環境變化帶來的影響，各類檔案管理部門也順應時代的潮流，及時根據時代的風向標來調整檔案管理工作，職業院校便是如此。信息時代給職業院校檔案管理工作帶來了更多、更復雜的內容，因此，就要對其中的管理與服務工作給予更多的關注度。

一、職業院校檔案管理工作的特點

(一)工作量大

每年新生入學，老生畢業，使得職業院校的檔案管理工作變得復雜，再加上一些檔案數據的變動，學生學籍情況的變動使得檔案管理工作變得更加困難。因此，就要對這些大量的檔案信息進行系統的端麗，如果管理不當，就會造成信息的不準確、遺失等等情況的發生。與此同時，學生需要各個方面綜合素質的發展，因此，學生錄入教務系統的信息就會變得更多，這也在一定程度上造成了職業院校檔案管理工作量大的特點。

（二）檔案管理的信息化程度不是很高

運用電子檔案將會在很大程度上降低工作的難度和復雜度，但是，實際情況卻是，大部分職業院校仍以紙質的方式來進行檔案管理工作，電子檔案在實際的操作過程中，用處不大，只是進行一些簡單的信息檢索功能，并沒有充分發揮電子檔案管理的優勢[1]。

（三）檔案管理操作不夠標準

檔案管理工作因人而異，不同的職業院校有著不同的制度規定，因此，在進行檔案管理工作時，要采用不同的方式。新大數據時代的帶來，使得檔案管理系統的操作并不規范，職業院校要根據實際的發展情況進行改變，使得檔案管理的系統適應自身的發展，制定標準化的檔案操作規定。

（四）傳統的管理模式影響較大

職業院校的檔案管理是一項十分龐大的工作，它涉及多個部門以及全體學生的數據信息，而且師生人數眾多，因此，檔案管理部門的職責的交接點也就越多，傳統的管理模式使得檔案管理工作難以正常開展。也因此出現檔案遺失、散漏的現象，甚至出現檔案信息出現相互矛盾的現象。

二、職業院校檔案管理工作應并重管理與服務

（一）提高全校師生的檔案管理意識

檔案管理工作不僅僅是檔案管理部門以及職專領導部門的責任，它處理信息數據，更是整個學校應當極為重視的。職業院校的檔案管理部門以及宣傳部門要進行大力宣傳，通過新的宣傳方式，讓全校師生更好的了解檔案管理工作的重要性，提高了老師和學生的檔案管理意識，讓他們了解到檔案以及檔案管理工作的價值所在。

（二）職業院校要設置專門的檔案管理服務崗位

新時代中，對檔案管理工作又給予了更專業、更好的要求，因此，在職專的檔案管理工作中要設置專門的職責崗位，配備專業的工作人員。不僅需要檔案管理工作人員具有專業的技術水平，還要有抓住大數據時代的趨勢的能力，順應時代發展的要求，規范檔案管理和服務的工作，提高檔案管理和服務工作的效率[2]。

（三）建立健全檔案管理、服務機制

職業院校要制定一套科學的管理制度對檔案進行合理地管理。檔案管理的一系列步驟要嚴格按照規章制度進行，以防檔案的散落、丟失。與此同時，要做好檔案的服務體系建設，健全網上管理服務系統，便于師生有組織地借閱檔案，要明確檔案保存和借閱的流程方式，完善相關程序，將檔案管理、服務機制落實到實處。

（四）提高檔案管理人員的專業素質能力

信息時代中，為適應新的要求，檔案管理工作人員，不僅要有專業的信息處理能力、案管理能力，與此同時，也要有熟練運用新媒體進行檔案管理的能力。不斷對檔案管理服務方式進行創新，提高自身的文化修養，掌握現代化的信息化技術，從而為全校師生提供更加優質的檔案服務。所以，這就需要檔案管理人員不斷提高自身的檔案管理和服務能力。

（五）加強職專檔案的基礎設施建設

在信息技術高速發展的新形勢下，職業院校要加強檔案的基礎設施建設，推進檔案管理的信息化進程。職專要為檔案管理、服務工作提供先進的信息化管理設備，為職業院校的檔案管理工作進行“硬件”上的保障，切實提高檔案信息檢索的效率和水平，更好的為學校、老師、學生服務。

（六）加快數字化檔案管理、服務工作的進程

在信息化高速發展的今天，職業院校可以借助計算機技術、互聯網技術、多媒體信息技術來將檔案管理和服務工作進行數字化方向的轉型。但這并不意味著要拋棄傳統的紙質檔案管理方式，要將兩種方式有機結合起來，進行雙重保障。完善檔案管理的服務機制，建立相關檔案管理平臺，促進檔案的更好的管理。

結語：

綜上所述，在當今信息化、數字化的時代中，進行檔案管理工作有著重要的意義與價值。以處理數據信息為主要工作的檔案管理工作也要順應信息時代發展的要求，不斷為適應社會而對其工作制度和方式方法進行創新。職業院校的檔案管理工作是對師生信息的記錄和保存，信息涵蓋面十分廣，因此，要做好檔案管理工作。